Mô tả công việc của trợ lý kinh doanh đầy đủ và chính xác nhất

Mục lục

1. Giới thiệu khái quát về công việc trợ lý kinh doanh

Với sự phát triển của công nghệ cũng như xu thế hội nhập hóa toàn cầu thì các ngành nghề đa dạng đã thâm nhập vào Việt Nam, điển hình là các ngành nghề kinh doanh với vị trí công việc trợ lý kinh doanh siêu “hot” hiện nay. Nằm trong bộ phận kinh doanh, đây cũng là bộ phận đầu não của một doanh nghiệp cho nên vị trí trợ lý kinh doanh là nhu cầu tuyển dụng tất yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Song nhìn chung vị trí này chủ yếu được tuyển dụng nhiều nhất ở các doanh nghiệp hay tập đoàn lớn khi mà các phân khúc sản phẩm và khách hàng nhiều, giá trị hợp đồng lớn, chẳng hạn như lĩnh vực bất động sản, lĩnh vực tài chính, lĩnh vực ngân hàng với khách hàng là doanh nghiệp, …

2. Nhiệm vụ cơ bản của trợ lý kinh doanh

2.1. Giải quyết các vấn đề giấy tờ và tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng

Nhiệm vụ đầu tiên và cũng khá là giống so với thư kí kinh doanh đó là các trợ lý kinh doanh sẽ phụ trách giải quyết các vấn đề về giấy tờ. Thư kí kinh doanh thì chỉ phụ trách đưa và chuyển giấy tờ cho các bên có liên quan theo yêu cầu của cấp trên, tức là họ không có khả năng lập, đọc hay xử lí các giấy tờ đó. Ngược lại, trợ lý kinh doanh phải làm được điều đó và thậm chí là làm tốt thay cho giám đốc hoặc phó giám đốc.

Đặc biệt, trợ lý kinh doanh phải biết lập hợp đồng, đàm phán và kí kết giữa công ty và đối tác dựa trên sự thỏa thuận giữa hai bên. Bên cạnh đó, trợ lý kinh doanh phải tiếp nhận và biết cách xử lí các vấn đề đến từ phía khách hàng trong các trường hợp có sự phản hồi tiêu cực và cần gặp quản lí cấp trên mà bộ phận chăm sóc khách hàng không thể giải quyết được. Nhìn chung, trợ lý kinh doanh chính là cánh tay phải đắc lực cho giám đốc các doanh nghiệp.

2.2. Tham mưu cho giám đốc hoặc phó giám đốc kinh doanh

Bên cạnh các công việc về hành chính và nhân sự thì các trợ lý kinh doanh phải có khả năng tham mưu cho giám đốc hoặc phó giám đốc doanh nghiệp về việc lập các hoạch địch chính sách, đưa ra chiến lược, tầm nhìn, kế hoạch cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thực tế, các cổ đông và quản lý cấp cao có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp sẽ thường có các buổi họp và bao gồm cả trợ lý kinh doanh cũng sẽ tham gia và trình bày các quan điểm dựa trên kiến thức và cái nhìn khách quan về thị trường cũng như tiềm năng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Mục tiêu của việc tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc của trợ lý kinh doanh đó là làm sao để đạt được doanh thu cao nhất, tăng cao thị phần kinh doanh trên thị trường nhất và tiếp cận được nhiều khách hàng, gây dựng một lượng khách hàng trung thành, khai thác các khách hàng tiềm năng triệt để nhất một cách có hiệu quả. Đây không phải là một công việc dễ dàng!

2.3. Nghiên cứu thị trường, triển khai chiến lược theo kế hoạch

Một trong số những nhiệm vụ quan trọng của các trợ lý kinh doanh đó là phải biết và có kĩ năng nghiên cứu thị trường và triển khai các chiến lược kế hoạch được tốt nhất và có hiệu quả nhất có thể. Bởi vì để trợ lý kinh doanh có thể tham mưu cho các kế hoạch, chiến lược giúp giám đốc doanh nghiệp thì họ phải có cơ sở, căn cứ dựa trên việc nghiên cứu thị trường, từ đó, trợ lý kinh doanh mới có thể đưa ra các phương án hữu dụng, khả thị trong việc phát triển thị trường, nâng cao thị phần, tăng doanh thu và đạt được lượng khách hàng trung thành ổn định.

Việc nghiên cứu thị trường này đồng thời cũng giúp cho một trợ lý kinh doanh có thể nắm được cụ thể hiệu suất làm việc của các nhân vật kinh doanh có đang đi đúng hướng và đạt hiệu quả hay không. Từ đó họ sẽ là người điều chỉnh cũng như training thêm các kỹ năng để đội ngũ nhân viên kinh doanh có thể đạt được hiệu quả làm việc cao nhất, chiếm lĩnh được thị trường của thương hiệu mình.

2.4. Quản lý, giám sát các công việc cấp dưới chặt chẽ

Nhắc đến trợ lý kinh doanh thì có lẽ việc quản lý, giám sát các hoạt động của cấp dưới được biết đến nhiều nhất vì đây chính là cánh tay phải của các giám đốc, do đó họ phải có trách nhiệm trong việc phối hợp và hỗ trợ cùng điều hành, quản lý và giám sát công việc. Mục đích cuối cùng vẫn là nâng cao thị trường và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nếu các trợ lý kinh doanh làm việc tốt thì mức lương của họ cũng rất cao cũng như có cơ hội thăng tiến trong công việc.

Hằng ngày, các nhân viên kinh doanh sẽ báo cáo lại công việc cụ thể lại cho cấp trên của mình. Lúc này, trợ lý sẽ tổng hợp lại tất cả các kết quả đó để báo cáo lên giám đốc kinh doanh hoặc lãnh đạo doanh nghiệp. Trợ lý kinh doanh cũng có thể thay mặt cho các lãnh đạo để đánh giá hiệu quả công việc của từng người. Từ đó họ sẽ xét thưởng hay xử phạt phê bình các cá nhân có thành tích tốt hay thành tích không tốt theo từng định kỳ thời gian.

2.5. Hỗ trợ giám đốc hoặc phó giám đốc

Hỗ trợ cho giám đốc và phó giám đốc trong việc điều hành, ra các quyết định cần thiết khi thiếu mặt của giám đốc là công việc mà trợ lý kinh doanh phải thực hiện được và có trách nhiệm cao. Ngoài việc hỗ trợ cho giám đốc trong các công việc về giấy tờ, nhất là hợp đồng, tham mưu chính sách, quản lý doanh nghiệp thì các trợ lý kinh doanh cũng phải thường xuyên cung cấp đầy đủ thông tin, báo cáo các hoạt động về phía giám đốc doanh nghiệp để họ nắm bắt được thông tin kịp thời.

Với nhiệm vụ này có phần giống với thư ký, song trên thực tế 2 nhiệm vụ hỗ trợ này vô cùng khác nhau. Điểm giống nhau giữa hai công việc này đó là đều là những người hỗ trợ và giúp đỡ cho các chức cao cấp tại các doanh nghiệp, đó có thể Giám đốc hoặc Phó giám đốc. Tuy nhiên, chức vụ trợ lý kinh doanh cao hơn và đỏi hỏi yêu cầu tuyển dụng cao hơn so với thư kí kinh doanh. Thư kí kinh doanh chỉ phụ trách về các giấy tờ, đơn từ và phụ trách quản lý và sắp xếp các lịch hẹn, lịch họp cho giám đốc hoặc phó giám đốc. Còn trợ lý kinh doanh là cánh tay phải đắc lực, phụ trách hầu hết tất cả các công việc thay cho giám đốc hoặc phó giám đốc khi họ không có mặt trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp, trừ việc ra quyết định cuối cùng. Để ứng tuyển vào công việc trợ lý kinh doanh, các bạn cần theo dõi các thông tin dưới đây để chuẩn bị sẵn sàng cho bản thân nhé!

3. Tiêu chí tuyển dụng đối với trợ lý kinh doanh

3.1. Bằng cấp và chứng chỉ

Bằng cấp là tiêu chí tuyển dụng đầu tiên đối với các trợ lý kinh doanh cho tất cả các doanh nghiệp vì liên quan đến vấn đề chuyên môn và trình độ. Bằng cấp ứng viên chủ yếu được yêu cầu tốt nghiệp các chuyên ngành liên quan đến quản trị kinh doanh, vì nó cung cấp đầy đủ và trực tiếp các kiến thức chuyên môn về kinh doanh. Một số trường đại học hiện nay có đào tạo về ngành quản trị kinh doanh đó là: Đại học Kinh tế quốc dân, Ngoại thương, Học viện Chính sách và Phát triển, Thương mại, Đại học Kinh tế,…

3.2. Kinh nghiệm làm việc

Các ứng viên ứng tuyển vào vị trí công việc trợ lý kinh doanh hầu hết đều được yêu cầu có kinh nghiệm làm việc tối thiểu là 3-5 năm, vì đây là một công việc khó, và được yêu cầu có kinh nghiệm làm việc ở các công ty được thành lập ít nhất là 5 năm vì có văn hóa làm việc chuyên nghiệp hơn. Hoặc ứng viên ứng tuyển trợ lý kinh doanh có thể có kinh nghiệm điều hành các doanh nghiệp khởi nghiệp riêng hoặc có kiến thức đi du học và làm việc tại nước ngoài về nước làm việc.

3.3. Kĩ năng làm việc

Các trợ lý kinh doanh đòi hỏi phải có các kĩ năng làm tốt như: kĩ năng quản lý, kĩ năng tham mưu, tầm nhìn xa trông rộng, kĩ năng nghiên cứu thị trường, kĩ năng hoạch định chính sách, kĩ năng lập kế hoạch, giấy tờ, kĩ năng tin học, kĩ năng tiếng anh, kĩ năng giao tiếp và xử lý các tình huống xấu,… Đây đều là những kĩ năng tối thiểu mà một trợ lý kinh doanh chuyên nghiệp cần phải có để hỗ trợ cho công việc của giám đốc doanh nghiệp. Để có được các kĩ năng này thì các ứng viên cần phải rèn luyện ngay từ bây giờ, tích lũy kĩ năng, cũng như ham học hỏi, tìm kiếm các hội thảo chia sẻ kĩ năng hoặc tham gia các khóa học về quản lý, lãnh đạo,…

3.4. Phẩm chất

Một trợ lý kinh doanh giỏi sẽ không được đánh giá cao nếu không có phẩm chất công việc tốt. Đối với công việc trợ lý kinh doanh cũng như bao công việc khác thì các trợ lý kinh doanh phải có được sự trung thành, chân thực, cởi mở, có trách nhiệm, sáng tạo, chủ động, tự tin, linh hoạt và đặc biệt phải biết chịu áp lực công việc vì đây là công việc mang lại áp lực khá nhiều song song với mức lương cao.

4. Mức lương và quyền lợi dành cho trợ lý kinh doanh

Về mức lương mà một trợ lý kinh doanh có thể nhận được nhìn chung là vô cùng cao, dao động từ 15-30 triệu tùy thuộc vào doanh thu của doanh nghiệp và quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây được đánh giá là công việc có mức lương “vàng” vì rất áp lực và cần nhiều chất xám.

Bên cạnh một mức lương cao dành cho các trợ lý kinh doanh tài năng thì các trợ lý kinh doanh cũng được hưởng các quyền lợi khác như:

  • Được hưởng đầy đủ các chế độ phúc lợi xã hội về bảo hiểm, du lịch, lương thưởng, lương tháng thứ 13, chế độ nghỉ, chăm sóc sức khỏe,…
  • Có cơ hội thăng tiến trong công việc và được chỉ bảo, đào tạo chuyên nghiệp
  • Cơ hội tham gia vào hội đồng cổ đông của doanh nghiệp
  • Làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, có tính cạnh tranh cao mà lành mạnh, thân thiện và hòa đồng
  • Gây dựng các mối quan hệ xã hội tốt cho công việc tương lai của chính mình

Trên đây là những thông tin đầy đủ nhất về bản mô tả công việc trợ lý kinh doanh. Trên thực tế,  bản thân những ứng viên mong muốn theo đuổi vị trí này cũng đều là những người đã có kinh nghiệm dày dặn trong kinh doanh nói chung và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp đó nói chung. Vậy nên không khó hiểu khi mức độ cạnh tranh ứng tuyển của việc làm này là khá cao, kéo theo đó là những yêu cầu khắt khe yêu cầu ứng viên phải vượt qua để lọt vào mắt xanh nhà tuyển dụng. Vì vậy những chia sẻ trên sẽ là bí kíp giúp các bạn chinh phục được vị trí này.

Đăng ngày 20/11/2020, 48 lượt xem