Mách bạn cách viết thư xin việc qua email chuẩn xác thu hút NTD

Mục lục

1. Tầm quan trọng của việc viết thư xin việc qua email

Ngày này, khi cạnh tranh công việc ngày càng trở nên gay gắt, cùng với đó việc tuyển dụng - ứng tuyển online cũng ngày càng phổ biến, nhiều doanh nghiệp thường xuyên yêu cầu ứng viên gửi thư xin việc qua email cho mình. Thư xin việc qua email được xem là những tài liệu đính kèm quan trọng trong quá trình ứng tuyển truyền thống. Cho dù bạn có gửi một file đính kèm - là bản cv xin việc hay thư xin việc hoàn hảo của mình - mà cách viết email không thu hút thì rất có thể nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng bỏ qua bạn.

Viết thư xin việc qua thư điện tử về cơ bản sẽ cần nêu bật được thành tích, những điểm cộng của bạn để nhà tuyển dụng quyết định có nên xem chi tiết các file đính kèm mà bạn gửi trong email đó hay không. Và thực tế cho thấy rằng, việc viết thư xin việc qua email tưởng dễ mà không dễ chút nào, bạn không được viết quá dài như thư xin việc thông thường hay cv xin việc, nhưng nếu bạn viết ngắn, không làm bật được thông tin mà doanh nghiệp đàn tìm thì bạn cũng bị lướt qua như một cơn gió. 

Một lá thư xin việc gửi qua mail không chỉ kích thích nhà tuyển dụng đọc file đính kèm của bạn mà còn giúp họ xác định sơ lược mức độ phù hợp của ứng viên so với nhà tuyển dụng. Dễ dàng nhận thấy rằng, nếu thư xin việc đó viết sơ sài, không đảm bảo “họ tìm được điều họ muốn thấy” thì rất dễ dàng, thư xin việc email của bạn sẽ bị lướt qua nhanh chóng. Vậy cần chú ý những điều gì khi viết thư xin việc qua email?

2. Những điều nên và không nên trong cách viết thư xin việc qua email

Đầu tiên, những điều bạn nên làm khi viết thư xin việc qua mail như sau:

- Hãy đề cập đến tên vị trí mà bạn đang ứng tuyển ngay từ những dòng chủ đề đầu tiên của thư. Đồng thời cũng đề cập nó trong nội dung chính là lá thư bạn đang viết. 

- Bạn cũng nên giải thích hay nêu rõ ràng rằng “bạn đã tìm thấy tin tuyển dụng của doanh nghiệp tại đâu” hay bạn được người trong doanh nghiệp giới thiệu ứng tuyển vị trí này. 

- Với phần kết thư, hãy thể hiện sự hào hứng với công việc bằng một lời kêu gọi hành động, hay nhắc nhở nhà tuyển dụng về điều mà bạn mong muốn ví dụ như nhận được sự phản hồi của doanh nghiệp, … Hoặc bạn cũng có thể đưa ra gợi ý với nhà tuyển dụng về việc xem cv xin việc, thư xin việc của bạn đã gửi trong email. 

- Đặc biệt trong thư không được thiếu những thông tin cá nhân của bạn bao gồm họ và tên, số điện thoại và đôi khi là địa chỉ sinh sống của bạn. 

- Ngoài ra, nếu có thể hãy giải thích một điều gì đó không thuận lợi đối với việc xin việc của bạn chẳng hạn, bạn sống tại Hà Nội nhưng lại muốn xin việc trong thành phố Hồ Chí Minh. Hãy nêu ra và giải thích rằng bạn đang trong quá trình hoàn tất thủ tục để chuyển vào đó định cư nên bạn muốn ứng tuyển vào doanh nghiệp tại TP Hồ Chí Minh. 

Những điều không nên làm khi viết thư xin việc qua email như sau:

- Sai lầm đầu tiên mà rất nhiều ứng viên đã vướng phải đó là ngay từ đầu đã viết họ và tên, địa chỉ, … thông tin cá nhân của mình. Thay vì viết thông tin cá nhân ngay từ đầu hãy lồng và giới thiệu nó trong thư của mình cùng những bằng cấp có liên quan đến công việc. 

- Hãy đảm bảo rằng nội dung trong thư xin việc nhất là những thông tin như kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ của bạn đồng nhất với thông tin trong sơ yếu lí lịch của bạn, đồng thời hãy viết nó đủ nhưng ngắn gọn và xúc tích trong vòng một trang để thu hút nhà tuyển dụng của mình. 

- Đặc biệt phải tránh những lối sai trong cách đặt câu khi viết thư bằng tiếng Anh, sai lỗi chính tả, hay lỗi đánh máy … những lỗi vô cùng cơ bản này sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng, và nghiêm trọng hơn nó có thể tước đi cơ hội việc làm của bạn. Vẫn là trong vấn đề lỗi chính tả, bạn đặc biệt không được phép viết sai tên công ty, viết nhầm tên công ty, điều này được xem là một lỗi vô cùng khủng khiếp cho thấy bạn không chú ý đến chi tiết hay yêu cầu tuyển dụng. 

- Chưa trải qua buổi phỏng vấn, là thư xin việc của bạn mới là lời mở đầu về mong muốn làm việc trong doanh nghiệp vậy nên đặc biệt không được đề cập đến lương trong ngày. Trừ phi nhà tuyển dụng yêu cầu bạn đưa ra mức lương tương ứng. 

3. Cách viết thư xin việc qua email thu hút nhà tuyển dụng

Chúng ta đã cùng tìm hiểu sơ lược những chú ý đi kèm, những điều nên và không nên khi viết thư xin việc qua địa chỉ email. Vậy cách viết thư xin việc qua email như thế nào? 

3.1. Cách viết phần tiêu đề thư cho bạn

Tiêu đề mail xin việc sẽ cần ngắn gọn thông báo cơ bản nội dung mail thư xin việc và người gửi. Phần tiêu đề này rất quan trọng, vì khi chưa mở thư, lướt qua phần này nhà tuyển dụng cơ bản nắm được nội dung trong đó. Một dòng tiêu đề thư đơn giản nhưng đủ thông tin sẽ giúp nhà tuyển dụng nắm được bạn là ai, ứng tuyển vị trí nào hay bạn nhắn tin tới đây để làm gì. Tiêu đề thư giúp họ xác định được bạn đang ứng tuyển vị trí nào trước khi họ mở và đọc email.

Tiêu đề thư nên giới hạn trong khoảng 60 ký tự sẽ bao gồm tên của bạn và chức danh công việc. Một số cấu trúc tiêu đề thư thường được sử dụng như sau:

- “Thư xin việc - tiêu đề công việc - họ và tên của bạn.”

- “Thư xin việc: tên của bạn đi kèm chức vụ ứng tuyển”

- “Tiêu đề tên thư xin việc: tiêu đề tên công việc ứng tuyển”.

3.2. Cách viết phần nội dung thư

Phần nội dung chính của lá thư xin việc qua email cơ bản chia thành hai phần nhỏ là phần mở đầu thư và phần nội dung. Phần mở đầu thư bạn nên dùng “Kính gửi” để thể hiện sự trang trọng thay vì chỉ dùng từ “gửi” hay “thân gửi” như khi viết email gửi bạn bè, đối tác. Sau kính gửi sẽ là tên bộ phận nhận thư hay đích danh người nhận cùng bộ phận của họ. 

Ví dụ: 

- “Kính gửi anh Nguyễn Đông Bình Minh - Trưởng phòng Seo”

- “Kính gửi phòng nhân sự - Công ty Cổ phần Thành toán Hưng Hà”.

Sau đó đến nội dung chính của lá thư sẽ bao gồm những thông tin bạn cần viết đó là thông tin cá nhân của bạn, bạn đã biết tin tuyển dụng ở đâu? Mục đích bạn viết thư xin việc này để làm gì? Tại sao bạn cảm thấy mình phù hợp với vị trí ứng tuyển hiện tại (Phần này thể hiện qua kinh nghiêm, kỹ năng và trình độ của bạn.

3.3. Cách viết phần kết thư xin việc qua email

Cuối cùng, kết thư hãy cảm ơn theo phép lịch sự cơ bản đồng thời đưa ra lời gợi ý hay mong muốn, đề nghị nhà tuyển dụng phản hồi thư xin việc của mình. Đồng thời gợi ý học tìm hiểu thông tin chi tiết của bạn trong file đính kèm email. 

4. Những điểm cần lưu ý khi viết thư xin việc qua địa chỉ email

4.1. Lưu ý về chữ ký trên thư xin việc

Hãy đảm bảo mình đã để chữ ký cuối thư xin việc, thiếu chữ ký rất có thể bạn sẽ bỏ lỡ những cơ hội việc làm hấp dẫn. Vì lẽ, chữ ký cuối thư giúp nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ với bạn cũng như nhắc lại cho họ một lần nữa bạn là ai. 

Bạn có thể sử dụng chữ ký cuối thư bằng chữ ký vật lý và ký tên thông qua việc sử dụng một số phần mềm. Hoặc cũng có thể sử dụng chữ ký là tên và địa chỉ email của bạn. Nhưng dù là gì đi chăng nữa bạn cũng phải đảm bảo rằng mình đã bao gồm đầy đủ các thông tin như số điện thoại, địa chỉ email và họ tên đầy đủ của bạn trong mục chữ ký. 

4.2. Sử dụng địa chỉ email nghiêm túc và chuyên nghiệp

Hãy sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp theo cấu trúc họ và tên của bạn để nhà tuyển dụng thấy được sự nghiêm túc và cơ bản xác định được thông tin của bạn. Tránh sử dụng những địa chỉ email nhiều ký tự đặc biệt hay email đặt theo biệt danh của bạn. Ví dụ như email cobetinhnghich@gmail.com. Email này có thể gây mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng về sự thiếu chuyên nghiệp có phần trẻ con của bạn. 

4.3. Viết thư xin việc theo những hướng dẫn của công ty

Thư xin việc qua email có thể được gửi dưới rất nhiều dạng khác nhau như viết trực tiếp trong nội dung email, gửi dưới dạng hình ảnh hay gửi dưới dạng file đính kèm theo nội dung thư. Trước khi thực hiện thao tác gửi, hãy kiểm tra kỹ yêu cầu hình thức nộp hồ sơ của doanh nghiệp hay mẫu đơn hướng dẫn xin việc của doanh nghiệp để đảm bảo mình đã thực hiện đúng. Hãy nhớ rằng, nếu bạn không làm theo hướng dẫn của doanh nghiệp thì rất có thể thư xin việc của bạn sẽ không được thông qua.

Nếu bạn có file đính kèm trong thư, hãy lưu tên tệp theo họ và tên - vị trí ứng tuyển và để nó dưới dạng .doc hoặc dạng .pdf. Vì đây đều là những định dạng dễ dàng có thể tải xuống từ email của bạn. 

4.4. Lựa chọn định dạng thư xin việc phù hợp

Việc lựa chọn định dạng phù hợp với vị trí ứng tuyển hay yêu cầu tuyển dụng tưởng chừng như chỉ có trong cv bản cứng hay thư xin việc bản chứng, bản pdf, ấy vậy mà với thư xin việc qua email bạn cũng phải lựa chọn định dạng phù hợp nhất này. 

Bạn có thể chọn mẫu thư xin việc được thiết kế sẵn, thư xin việc bằng hình ảnh hay viết trực tiếp trên email của mình. Dù chọn cách nào thì chỉ cần bạn chú ý đến những điều sau thì định dạng thư sẽ đều là phù hợp:

- Đầu tiên là việc viết một dòng chủ đề thư phải bao gồm cả vị trí bạn ứng tuyển.

- Có nhắc đến tên doanh nghiệp trong lời chào mở đầu thư và trong nội dung thư

- Trình bày một cách rõ ràng những hi vọng bạn muốn đạt được đối với công việc này trong những câu đầu tiên. Thông thường đó chính là mong muốn được ứng tuyển vào vị trí việc làm đó. 

- Tóm tắt ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin về kỹ năng, điểm mạnh và kinh nghiệm làm việc của bạn. Bạn cũng có thể kết nối chúng với nhau tạo thành một logic trong thư xin việc của mình. 

- Hãy sử dụng một phông chữ đề đọc với cỡ chữ không quá nhỏ nhưng không quá to. 

- Không nên bỏ qua chữ ký cuối thư trong đó có thông tin liên lạc của bạn. 

- Luôn gửi kèm một file có thể là cv xin việc hay chính thư xin việc đó được viết dưới định dạng pdf. Tuy nhiên, cũng lưu ý rằng chỉ nên đính kèm cv của bạn vào email nếu được nhà tuyển dụng yêu cầu. Vì lẽ một số doanh nghiệp để tự động chặn email khi bạn gửi các tệp đính kèm tới họ nhằm ngăn chặn việc xâm nhập của virus máy tính có thể xảy ra. 

Như vậy, về cơ bản là thư xin việc qua email cũng không quá phức tạp phải không nào? Thư xin việc qua email được xem là những tài liệu đính kèm quan trọng trong quá trình ứng tuyển truyền thống. Cho dù bạn có gửi một file đính kèm - là bản cv xin việc hay thư xin việc hoàn hảo của mình - mà cách viết email không thu hút thì rất có thể nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng bỏ qua bạn. Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ được cách viết thư xin việc qua email cùng những thông tin hữu ích khác cho mình.

Đăng ngày 20/11/2020, 53 lượt xem