Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cho người đi làm bạn biết chưa?

Mục lục

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là gì, khái niệm này có lẽ mọi người đã hiểu vì trong môi trường làm việc rất cần trau dồi kỹ năng này. Khi giao tiếp với nhau với sự trợ giúp của điện thoại chúng ta không trực tiếp nhìn thấy nhau và cũng không được biết hoàn cảnh thực tế của người ở đầu dây bên kia nên sẽ bị hạn chế một chút, khác với việc gặp mặt trực tiếp ở ngoài. Chính bởi vậy nên bạn cần phải có cho mình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại sao cho đạt được hiệu quả cao nhé!

Ở những buổi đào tạo training của công ty doanh nghiệp có thể sẽ hướng dẫn bạn cách để có được kỹ năng giao tiếp qua điện thoại powerpoint, những slide kỹ năng giao tiếp qua điện thoại sẽ giúp bạn có được cái nhìn toàn diện. Nếu như chưa có dịp tham gia những buổi đào tạo như vậy thì bạn cũng có thể tìm hiểu ngay ở trong bài viết này. Giờ thì cùng tìm hiểu sâu hơn ở hai khía cạnh nếu bạn là người gọi và nếu bạn là người nhận cuộc gọi điện thoại nào! Các kỹ năng giao tiếp qua điện thoại có trong bài viết này chắc chắn sẽ giúp bạn trở thành một nhân viên chuyên nghiệp hơn.

1. Khi bạn là người gọi

Nếu bạn là người chủ động gọi điện trước thì bạn cần lưu ý những điều nhất định để  có được nghệ thuật về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Trong trường hợp bạn là người gọi thì bạn cần phải định hình trong đầu và chuẩn bị trước nội dung và mục đích thực hiện cuộc gọi tới người khác để tránh làm mất thời gian của người nhận cuộc gọi. Nếu còn đắn đo về câu trả lời hoặc thái độ phản ứng của người nhận cuộc gọi thì bạn cũng có thể cẩn thận hơn bằng cách chuẩn bị sẵn câu trả lời đáp lại nếu như bên kia đưa ra những câu trả lời khác nhau.

Điều này nghe thì có vẻ kỳ cục hoặc rườm rà câu nệ nhưng không phải ai cũng là người dễ tính, dễ dàng đồng ý hay chấp nhận một lời thỏa thuận hay một ý kiến của bạn. Vì vậy cho nên khi bạn muốn gọi cho ai thì có nghĩa bạn muốn nhờ vả hoặc là yêu cầu ai, hoặc mời ai làm gì đó, vì thế nên cần phải lường trước những tình huống để ứng biến sao cho cuộc trò chuyện hài hòa, hợp tình hợp lý để sau cuộc đối thoại qua điện thoại bạn có thể đạt được như ý muốn. Dưới đây là những gợi  ý cho bạn để chủ động và tự tin  trong giao tiếp qua điện thoại với đối tác.

1.1. Giới thiệu danh xưng và mục đích của cuộc gọi

Mở đầu khi bạn gọi có thể đối phương không biết đây là số điện thoại của ai, từ đâu tới và mục đích gọi để làm gì chính vì thế mà bạn nên nói rõ ràng mạch lạc ở đầu cuộc điện thoại về tên tuổi, vị trí công việc, công ty và cả mục đích mà bạn thực hiện cuộc gọi này. Có như vậy người nghe mới cảm thấy được tôn trọng và biết được bạn là ai để tiện trong việc trả lời cuộc gọi cũng như là bàn bạc công việc về sau.

Tiếp tới bạn có thể hỏi lại về thông tin cá nhân của họ về tên và địa chỉ để rõ ràng chắc chắn là bạn đã gọi đúng số điện thoại. Hơn nữa những vấn đề nhỏ nhặt nhưng có nhiều người không để ý như là chọn thời điểm phù hợp, tránh những giờ giấc mà không ai muốn nhấc máy trả lời điện thoại như là đêm hôm khuya khoắt đang say giấc nồng, giờ nghỉ trưa hoặc có thể là giờ khoảng 6 hay 7 giờ tối lúc đang tất bật ăn sáng hoặc đưa đón con cái đi học, vội vã chạy xe đến công sở, hoặc là vào sáng sớm tinh mơ.

Khi gặp phải những cuộc gọi như vậy mà không phải trường hợp gấp gáp cấp cứu như là cháy nhà hỏa hoạn chết người thì có thể là người nhận cuộc gọi sẽ cảm thấy vô cùng khó chịu, cảm thấy bị quấy rầy quyền riêng tư cá nhân đó, nên bạn hãy cẩn thận nhé. Vậy nên bạn hãy cân nhắc để chọn giờ phù hợp gọi cho đối phương nhé! 

1.2. Giọng nói thể hiện chính bạn

Vì không gặp mặt trực tiếp nên người nghe hoàn toàn không biết nhiều về ngôn ngữ không lời của bạn như cử chỉ nét mặt điệu bộ hay là những ý tứ bạn muốn thể hiện thêm ngoài lời nói. Phần nhiều là những gì người nghe nhận được sẽ là giọng nói của bạn. Vì thế bạn nên để ý tới tông giọng và thái độ cảm xúc của bạn truyền vào lời nói nhé bởi điều đó ảnh hưởng tới hiệu quả của cuộc nói chuyện giao tiếp qua điện thoại rất nhiều đấy!

Khi gọi điện cho người khác bạn không nên quát tháo hay bực tức nhé điều đó là vô cùng bất lịch sự dù cho đó là người nhân viên dưới quyền của bạn hay là những người mà bạn đang muốn trút giận lên họ, chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ đang hiểu lầm? Hãy chú ý tới giọng nói của bạn bởi vì giọng nói sẽ là thủ phạm tố cáo tính cách tiềm ẩn trong bạn đấy. Một giọng nói nhẹ nhàng ấm áp truyền cảm sẽ là một giọng nói hoàn hảo khi giao tiếp thông qua điện thoại, người nhận cuộc gọi sẽ cảm thấy vô cùng thoải mái và dễ chịu khi lắng nghe điều bạn nói đó. Trong khi nói chuyện bạn cũng nên nở nụ cười dù người ta không nhìn được bạn đang cười nhưng sẽ cảm nhận được thái độ vui vẻ cởi mở trong suốt cuộc trò chuyện điện thoại đó nhé!

1.3. Không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành

Khi gọi điện cho khách hàng để tư vấn thì bạn không nên trình bày khó hiểu bằng cách sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn. Khi bạn làm như vậy thì chỉ khiến hiệu quả đi xuống mà thôi bởi vì người nghe sẽ khó hiểu và cảm thấy lười biếng và mất kiên nhẫn khi lắng nghe câu chuyện mà bạn đang nói.

Vì thế cách tốt nhất là hãy nên chuẩn bị trước những gì định nói để tránh mât thời gian, và có thể nói mạch lạc rõ ràng giúp cho người nghe có thể hiểu được những gì bạn muốn truyền đạt. 

1.4. Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi

Bạn đừng nên kết thúc ngang cuộc nói chuyện mà không gửi đi câu chào tạm biệt bởi vì như thế bạn sẽ mất điểm trong mắt đối phương đó nhé. Điều này tuy nhỏ nhặt nhưng là sự tinh tế và thể hiện được thái độ thiện chí dành cho đối phương.

Hơn nữa, bạn là người chủ động gọi, người ta lắng nghe bạn như vậy thì không có cớ gì mà bạn bận hay vội tới nỗi cúp mắt không một câu chào tạm biệt. Hãy trở thành người lịch sự khi nói chuyện điện thoại bạn nhé.

2. Khi bạn là người nhận cuộc gọi

Khi bạn là người nhận được cuộc gọi từ người khác thì bạn cũng cần phải có những chú ý nhất định nhé. Dưới đây là những điều mà bạn cần cân nhắc và để ý nếu như có ai đó gọi điện thoại cho bạn, đó đều là những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cần thiết cho bạn.

2.1. Tránh vừa ăn uống vừa nói chuyện điện thoại

Khi nói chuyện điện thoại bạn không nên vừa nhai vừa nói như thế rất kỳ cục và mất lịch sự, người nghe máy hoàn toàn có thể biết được điều này đó nhé.

Khi nói chuyện cố gắng chú ý tới giọng nói của mình cũng như tìm không gian yên tĩnh để trò chuyện, hơn nữa bạn cần phải giữ cho bản thân thái độ cởi mở niềm nở để giúp cho người gọi đến có được thái độ tự tin bởi chắc chắn một điều trước khi gọi cho bạn thì họ đã phải chuẩn bị tinh thần và nội dung để nói chuyện với bạn rồi, vì thế hãy tỏ ra hợp tác bạn nhé!

2.2. Không bất ngờ cúp máy

Trừ những trường hợp bất khả kháng như là điện thoại bạn hết pin hoặc là không thể nghe tiếp vì sóng yếu thì bạn không được phép cúp máy ngang mà không báo trước cho đối phương biết. Bạn hoàn toàn có thể nói trước về tình trạng máy điện thoại của bạn để họ biết được bạn không tiện nghe điện thoại.

Việc bạn đột ngột cắt ngang cúp máy sẽ khiến đối phương cảm thấy bị “quê”, bị tổn thương hoặc không cảm thấy được tôn trọng, nói chung cảm thấy rằng đã làm phiền bạn.

2.3. Chuẩn bị sẵn sổ và bút

Khi lắng nghe cuộc gọi của khách hàng thì bạn cần có sẵn giấy và bút để có thể note lại những thông tin quan trọng. Điều này thể hiện rằng bạn chuyên nghiệp và năng động để có thể tóm tắt và bắt kịp những thông tin mà khách hàng đem tới cho bạn. Điều này là vô cùng quan trọng bạn nhé.

Bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm những video kỹ năng giao tiếp qua điện thoại ở trên các nền tảng chia sẻ video trên mạng như là Youtube. Ở trên youtube cũng có rất nhiều những người sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm làm việc cùng những kỹ năng mềm quan trọng cần thiết dành cho bạn, vậy nên nếu bạn có thời gian hãy tìm hiểu thêm để có thể áp dụng vào cuộc sống hàng ngày, điều đó hoàn toàn tốt cho bạn.

Nếu bạn có cơ hội được tham gia vào buổi chia sẻ về kỹ năng này ở cơ quan, mà bạn tự tin về những thông tin đã tự tìm hiểu thì bạn cũng nên mạnh dạn đứng lên thuyết trình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại để chia sẻ hiểu biết của mình cho những người đồng nghiệp của mình nhé, sếp chắc chắn sẽ đánh giá về sự cố gắng nhiệt huyết và sự tự tin phát biểu trước đám đông của bạn đấy nhé!

Thông qua bài viết về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại chắc chắn bạn đã hiểu thêm nhiều điều rồi phải không nếu muốn tìm hiểu thêm thông tin nữa bạn có thể truy cập vào timviec24h.vn nhé!

Đăng ngày 21/11/2020, 47 lượt xem