Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp áp dụng là hiệu quả!

Mục lục

1. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

1.1. Hãy cụ thể hóa mục tiêu của bạn đến mức chi tiết nhất

Không giống với những ngành nghề khác, tổ chức sự kiện mang tính đặc trưng bởi cách thức vận hành của mỗi sự kiện sẽ là khác nhau. Vậy thì kinh nghiệm đầu tiên mà tôi muốn chia sẻ tới các bạn đó chính là việc lập kế hoạch cho sự kiện trước khi “ra sân”.

Việc lập kế hoạch chu đáo cần được thực hiện đối với tất cả các đơn vị tổ chức sự kiện. Hãy cụ thể hóa mục đích một cách rõ ràng nhất. 

Ví dụ: Ý tưởng của bạn là quảng cáo và truyền thông thì cần phải rõ ràng hơn với những mức chi phí hay đối tượng cần hướng tới cụ thể như thế nào? Bạn có thể tính toán giới thiệu sản phẩm đó tới 6.000 người, nhưng con số sẽ sử dụng chỉ là 1.500 người và lượng feedback chỉ khoảng 500.

1.2. Xác định thời gian thực hiện rõ ràng

Tùy vào từng sự kiện và tính chất của chúng mà người tổ chức sự kiện sẽ có những cách lựa chọn thời gian và khung giờ diễn ra sự kiện là khác nhau.

Những sự kiện không có đủ sức hút hoặc là không phải sự kiện theo các dịp lễ tết thì hãy tránh xa thời gian đó bởi nếu không bạn sẽ không thể hoàn thành được mục tiêu của mình đâu. 

Hãy cố gắng tổ chức vào những ngày cuối tuần như là thứ 7 hay chủ nhật, trong thời gian này mọi người sẽ được nghỉ nhiều và thường không bị vướng bận công việc quan trọng. Như vậy khi được mời họ sẽ cân nhắc và khả năng tới dự sẽ cao hơn.

Một sự kiện của một người bình thường diễn ra đã rất phức tạp nhưng sự kiện thuộc về các tổ chức hay doanh nghiệp còn phức tạp hơn rất nhiều. Vì vậy để tránh những sự cố không hay xảy ra thì người tổ chức sự kiện nên lập lên một Timeline cho sự kiện, theo đó xác định luôn về thời gian của từng phần, từng hoạt động được diễn ra là bao lâu. Thường thì một timeline sẽ bao gồm những phần như là Lời chào hỏi, Lịch trình của những phần chính, cần đan xen lịch trình của những tiết mục giải trí và cả lịch của những video quảng cáo,...

1.3. Xác định địa điểm thích hợp để tổ chức sự kiện

Nhiều đơn vị tự tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp mình thường coi nhẹ yếu tố ấn định địa điểm dẫn đến sự hoảng loạn vì không có sự chuẩn bị trước hoặc địa điểm được xác định trước lại không thể trở thành nơi diễn ra sự kiện như kế hoạch. Khi lên kế hoạch về địa điểm và đó là địa điểm ngoài trời bạn cần phải thống nhất với những đơn vị cho thuê địa điểm hoặc là đơn vị tổ chức sự kiện một cách chi tiết, cụ thể đương nhiên kèm theo đó là một điểm dự phòng khác đề phòng yếu tố bất hợp tác như thời tiết xấu xảy ra hiện tượng mưa, bão,...

Dựa vào tính chất và lượng khách mời mà địa điểm được chọn sẽ là rộng hay hẹp, được bày trí theo phong cách lịch sự hay là trẻ trung năng động,... Tất cả đều do hai bên thỏa thuận rõ những yêu cầu chi tiết ngay từ đầu để tránh việc không hay xảy ra sau này.

1.4. Xác định rõ nguồn ngân sách cho sự kiện

Ngân sách luôn là vấn đề quan trọng và thiết yếu nhất đối với một sự kiện khi nó được diễn ra. Người tổ chức sự kiện cần phải lên danh sách tất cả các mục cần thiết và phù hợp để có được một buổi sự kiện hoàn hảo nhất.

Đừng ngại khảo giá thị trường hay những dịch vụ đi kèm như nước uống, đồ ăn,... ở những đơn vị khác nhau, điều này giúp bạn lựa chọn đơn vị có mức chi phí thấp để tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.

1.5. Chú ý đến tiểu tiết giúp sự kiện thành công hơn

Những sự kiện quan trọng bạn không thể bỏ qua công tác gửi thư mời đến các đối tượng quan trọng. Hãy lên một danh sách chi tiết và đầy đủ những đối tượng được đánh giá có tiềm năng lớn trong buổi sự kiện này.

Hãy luôn giữ liên lạc với khách hàng của mình trong suốt quá trình diễn ra sự kiện và nhớ rằng gọi điện trước cho họ và thăm dò về việc học có tới dự sự kiện hay không để có con số cụ thể nhé.

Khách hàng sẽ rất vui mừng vì sau buổi sự kiện họ không hề bị bỏ quên và vẫn được quan tâm chăm sóc bình thường kể cả khi họ chưa có quyết định mua hàng. Một lá thư cảm ơn vì họ đã tới dự sự kiện của doanh nghiệp bạn có kèm theo một vài tấm hình chụp góc cạnh đẹp sẽ làm tăng thiện cảm trong mắt của khách hàng đấy nhé.

1.6. Thuê doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện đối với những sự kiện quan trọng

Với những doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa có kinh nghiệm trong việc tự  tổ chức sự kiện thì sự trợ giúp của những đơn vị chuyên tổ chức sự kiện sẽ là giải pháp hoàn hảo giúp bạn đánh bóng thương hiệu và tiếp cận gần hơn với khách hàng.

Với sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm làm nghề của mình họ có thể giúp doanh nghiệp bạn tiếp cận hiệu quả đến những vị khách hàng tiềm năng cùng với đó là tên tuổi, uy tín và cả thương hiệu doanh nghiệp của bạn sẽ có sức lan tỏa mạnh mẽ hơn.

Tuy nhiên dù chưa có kinh nghiệm về tổ chức sự kiện song bạn cũng cần phải tìm hiểu thật kỹ và đưa ra những thỏa thuận chi tiết nhất về những lợi ích và quyền lợi mà mình được hưởng. Nên có một vài phương pháp dự phòng để khắc phục những sự cố xấu xảy ra trong buổi sự kiện.

Đương nhiên cũng cần nắm rõ từng tiểu tiết như là sự kiện sẽ bao gồm chương trình gì? Những ai là người sẽ phát biểu? Sự kiện sử dụng những thiết bị âm thanh, ánh sáng như thế nào?... Càng nắm rõ những yếu tố tiểu tiết này bạn càng đánh giá xem đó có phải những thứ thực sự cần thiết hay không và loại bỏ bớt chúng để giảm chi phí.

2. Một số lưu ý cũng là kinh nghiệm khác mà bạn cần quan tâm khi tổ chức sự kiện

Thường thì khi quyết định tổ chức một sự kiện nào đó liên quan đến các tổ chức hay là doanh nghiệp như là họp báo, tổ chức lễ trao giải,... thì địa điểm được nhắm tới sẽ là những khách sạn sang trọng. Số sao càng nhiều sẽ càng được ưu tiên lựa chọn bởi đây là những địa điểm luôn có sự phục vụ chu đáo, tận tình và chuyên nghiệp nhất. Tuy nhiên hãy nhớ rằng đối với những địa điểm này thường sẽ chỉ chứa được khoảng từ 300 - 400 người, vậy nên hãy cân nhắc về việc lựa chọn khách mời hoặc là cân nhắc địa điểm tổ chức sao cho hợp lý nhé.

Có một thực tế thường được diễn ra đó là lựa chọn địa điểm là những sân vận động, câu lạc bộ hay là nhà thi đấu chẳng hạn. Những địa điểm này vẫn có trang bị những trang thiết bị phục vụ đầy đủ như là hệ thống máy lạnh, âm thanh hay là việc quản lý an ninh,... Tuy nhiên mọi thứ sẽ không được kiểm soát chặt chẽ nên sự kiện sẽ có những sự cố bất ngờ xảy ra bất cứ lúc nào. Với những ai đã quyết định lựa chọn thuê những địa điểm này rồi thì bạn cần phải chi trả thêm một khoản dành cho thời gian dàn dựng cũng như là các hoạt động diễn tập để có được buổi sự kiện chất lượng nhất.

Hãy chú ý đến những sai lầm thường xuyên mắc phải như là MC đi ra khỏi quỹ đạo. Bạn biết đấy, thường thì bên làm chương trình sẽ gửi tới MC một kịch bản được biên soạn trước để người MC theo đó học theo và luyện tập một cách nhuần nhuyễn. Tuy nhiên có nhiều trường hợp có thể xảy ra  có thể là do MC tự tin thái quá với khả năng của mình nên không tập luyện trước, hoặc cũng có thể là do họ không nhận được kcihj bản trong khoảng thời gian trước đó để kịp thời luyện tập,... Tất cả những nguyên nhân này sẽ dẫn đến việc nội dung một đằng MC nói một nẻo không khớp với nhau gây ra ảnh hưởng rất lớn cho sự kiện.

Một sự kiện event quan trọng thường sẽ tính những phương án dự trù hơn là cố gắng hoàn thiện nó một cách hoàn hảo nhất. Điều gì cũng có thể xảy ra trong đó có cả những sự cố xấu bất thường, vậy nên dự phòng một phương án hiệu quả sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua “khủng hoảng” ngay tại thời điểm này.

Một sai lầm nữa mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện thường gặp phải đó là không treo băng rôn để quảng cáo cho event sắp tới. Thường thì những đơn vị thực hiện tổ chức sự kiện sẽ nói với bạn rằng họ sẽ treo băng rôn quảng cáo trước thời gian diễn ra sự kiện khoảng 1 tuần nhưng chẳng có gì đảm bảo họ có thực hiện hay không. Vậy nên công đoạn này thì doanh nghiệp nên tự chuẩn bị thì hơn, điều này cũng sẽ giúp chất lượng quảng cáo được nâng cao.

3. Hãy quan tâm đến những yếu tố làm sự kiện trở nên nổi bật

Đâu chỉ các mục quảng cáo sẽ làm nên hiệu quả của buổi sự kiện, mà bạn cần phải chú ý đến những yếu tố “trang trí” bên ngoài để góp phần tỏa sáng sự kiện.

Thứ nhất, cần quan tâm đến tính hấp dẫn, độc đáo và có sự bất ngờ để thu hút khách hàng đang xem. Trong khi thể hiện nội dung cần phải cô đọng và có những nội dung sắc nét nhất, nổi bật nhất để lại ấn tượng sâu sắc nhất tới khách hàng.

Mọi thứ đều phải đảm bảo tính thẩm mỹ tối ưu nhất bởi vì cái đẹp sẽ dễ dàng thu hút được sự quan tâm của mọi người hơn cả. 

Với những sự kiện được tổ chức có liên quan đến bữa ăn chính thì ẩm thực cũng là yếu tố hết sức quan trọng đấy nhé. Vậy nên cần phải sát sao mọi vấn đề dù là nhỏ nhặt nhất để tạo ra những giá trị to lớn hơn.

Sau khi tham khảo xong những kinh nghiệm tổ chức sự kiện trên đây thì chắc chắn bạn đã có cho mình kiến thức bổ ích để có thể làm tốt cho những sự kiện sắp tới. Hy vọng đây cũng là những bí quyết hữu ích có thể hữu ích tới cả những đơn vị đang tổ chức sự kiện nhỏ lẻ, từ đó cũng sẽ rút kinh nghiệm cho những sự kiện chuẩn bị cho khách hàng của mình. Để tìm hiểu thêm những kiến thức bổ ích khác, bạn có thể truy cập vào website timviec24h.vn để tham khảo, chúc các bạn có những sự kiện đáng nhớ mang về thành công rực rõ nhất cho doanh nghiệp của mình nhé!

Đăng ngày 20/11/2020, 9 lượt xem