Payroll là gì mà người đi làm mong ngóng, các công ty đau đầu

1. Payroll - Điều thứ chính của bất kì nhân viên nào 

1.1. Câu chuyện về Payroll của mỗi người 

Lương thưởng chính là vấn đề tất cả các nhân viên văn phòng, nhân viên công việc hành chính nhân sự, nhân viên tổng vụ, nhân viên C&B,... dù mới đến hay làm lâu năm đều quan tâm. Có một nhân viên mới vào công ty làm việc. Cả thời gian thực tập dù nhận mức lương thấp vẫn luôn chăm chỉ làm việc. Sau đó, anh ta được nhận vào làm chính thức, dù mức lương có khá hơn đôi chút nhưng so với cả công ty vẫn là thấp nhất. Tuy nhiên, anh này vẫn đi làm sớm nhất công ty, tăng ca đều đặn và siêng năng như hồi thực tập. Quan niệm của anh là mình bỏ ra bao nhiêu công sức, mình sẽ thu lại bấy nhiêu. Có một số nhân viên làm lâu năm đều khuyên anh không cần vất vả thế, lãnh đạo cũng có bao giờ khen hay thưởng thêm cho đâu. Hồi thực tập chăm chỉ là để được nhận, giờ làm chính thức rồi còn lo gì bị đuổi việc nữa. Hơn nữa, chúng ta đều có bằng cấp tốt, đi đến đâu chẳng xin được việc. Nhưng anh nhân viên mới kia không cho là đúng mà vẫn tiếp tục cố gắng. Anh luôn bị mọi người soi mói, chê cười. Trưởng phòng mặc dù quý anh, tuy nhiên không bao giờ can thiệp vào chuyện riêng của các nhân viên.

Một năm sau, trưởng phòng tiếng anh của phòng ban anh nhân viên mới nghỉ hưu. Trước khi đi, ban lãnh đạo muốn trưởng phòng cũ chỉ định người thay thế. Trưởng phòng đã đề bạt anh nhân viên trẻ kia. Lãnh đạo vô cùng ngạc nhiên nhưng vẫn làm theo. Quyết định trưởng phòng mới là anh nhân viên trẻ kia được đưa xuống, không ai nghe theo. Tất cả các nhân viên đều cho rằng trưởng phòng cũ thiên vị anh nhân viên mới, họ đều nghĩ mình mới là người xứng đáng nhất. Có những nhân viên đã cống hiến 10 năm đều nộp đơn kháng nghị lên ban lãnh đạo, bày tỏ sự không chấp nhận, còn đòi tăng lương. Sau đó, công ty nhận một dự án khó. Ban lãnh đạo đang đau đầu không biết giải quyết đơn kháng nghị như nào bỗng nảy ra ý nghĩ cho tất cả nhân viên phòng đó cùng làm thử, ai làm tốt nhất sẽ được ngồi lên vị trí trưởng phòng. Hơn nửa số người từng tỏ ra không phục quyết định trước kia đều rút lui, nói rằng hài lòng với mức lương hiện tại, không cần tăng lương nữa. Chỉ có vài người vẫn muốn tăng lương là thử sức. Nhưng đa số các nhân viên trong phòng trước kia đều làm việc cho có, không cố gắng chủ động học hỏi kiến thức. Cuối cùng, anh nhân viên mới vẫn thắng và xứng đáng nhận được mức lương cao gấp 10 lần trước kia. Dù vẫn có rất nhiều người không phục, thầm ganh tị song không thể thay đổi sự thật. 

Vậy mới thấy giữa nhân viên mới và nhân viên cũ, không phải lúc nào nhân viên mới cũng nhận mức lương cao hơn. Mức lương luôn xứng đáng với công sức chúng ta bỏ ra và sự nỗ lực từng ngày.

1.2. Khái niệm của Payroll ( bảng lương )

Payroll dịch theo nghĩa tiếng việt là bảng lương. Bảng lương là thứ mà cuối tháng các công ty đều đau đầu. Có một bộ phận chuyên làm về payroll. Họ phải tính toán chi tiết từng đồng rõ về công đóng góp trong tháng của các nhân viên, mức thưởng hợp lý cho từng cá nhân đồng thời xét cả khoản tiền phạt nếu có. Sau đó, tập hợp lại thành danh sách và trình lên lãnh đạo nhờ phê duyệt. Nếu lãnh đạo đồng ý thì công ty sẽ trích khoản tiền ngần đó ra trả cho các nhân viên, mỗi nhân viên sẽ nhận phần lương theo danh sách đã ghi rõ. Khi nhìn vào bảng lương của một tháng, bạn sẽ thấy tổng số tiền công ty bỏ ra để trả cho nhân viên trong tháng đó. Danh sách các nhân viên, hồ sơ tiền công, tiền thưởng, tiền phạt và thuế khấu trừ. 

2. Giải quyết cơn nhức đầu về Payroll

Tiền lương luôn gây ra nhiều thị phi trong chốn công sở. Những chuyện này có thể gây ảnh hưởng xấu đến hiệu suất làm việc của bạn, mối quan hệ với đồng nghiệp. Để hạn chế những thị phi không đáng có, trước hết cần tìm hiểu những vấn đề gặp phải về payroll. 

2.1. Những vấn đề gặp phải về Payroll

Vấn đề thứ nhất : bộ phận tính lương làm việc có chút sai sót. Các nhân viên làm payroll cuối tháng thường rất cẩn thận, tỉ mỉ kiểm tra các con số. Song dù là nhân viên có kinh nghiệm cũng vẫn có khả năng mắc lỗi như bình thường. Vì vậy, nếu thấy mức lương của bạn vào tháng này không như dự tính, hãy mạnh dạn hỏi lại nhân viên tính tiền lương.

Vấn đề thứ hai : trả lương sai thời hạn. Đi làm cả tháng, vất vả, khổ sở nên cuối tháng đến ngày nhận lương luôn có chút mong chờ, vui sướng. Nhưng có thể vì một lý do nào đó như nhân viên chưa kịp gửi bảng lương cho sếp xác nhận, sếp quá bận chưa phê duyệt hay có trục trặc về lương thưởng cần sửa lại khiến lương không thể tới tay nhân viên đúng hạn. Điều này nếu tiếp diễn thường xuyên sẽ gây ra đợt sóng ngầm trong công ty. 

Vấn đề thứ ba : không công khai bảng lương rõ ràng. Công sức của một người được ghi nhận bằng lương. Tuy nhiên, trong chốn văn phòng luôn có sự tranh đua, ganh tị lẫn nhau. Lương lại là một vấn đề tế nhị, nếu cứ úp úp mở mở sẽ khiến nhiều người sinh nghi, không phục. Người nọ sẽ cho rằng lương của mình thấp hơn người kia trong khi hiệu suất làm việc ngang nhau. Thay vì làm việc kiểu bí mật, các công ty nên cởi mở hơn khi công khai lương, thưởng. Nhiều nhân viên sẽ có sự đánh giá chính xác về bản thân và cố gắng noi theo những người có mức lương cao hơn mình.

Vấn đề thứ tư : các khoản phụ phí và tăng lương theo thâm niên chưa đầy đủ. Ngoài tiền lương, tiền thưởng ra thì các công ty thường đưa ra đảm bảo sẽ có các khoản phụ phí khác cho nhân viên như phụ phí xăng xe, tiền điện thoại...Ngày nay, vật giá leo thang, chúng ta không nên coi thường những khoản nhỏ này. Bên cạnh đó, gắn bó với công ty lâu năm cũng sẽ được xét tăng lương theo đúng quy định. Bạn nên chú ý thêm. 

2.2. Cách giải quyết những vấn đề đó 

Nếu bạn từng gặp phải một trong số các vấn đề ở trên, bạn đừng chờ đợi người khác sẽ giải quyết giúp bạn. Dù lỗi lầm là của ai thì cách giải quyết nhanh nhất đó là bản thân chủ động. Bạn nên tự ghi chép lại mức lương ra một quyển sổ riêng, các tiền phải bỏ ra chi vì công ty để công ty trả lại cho bạn, tiền thưởng dựa theo hiệu suất làm việc,...ghi càng chi tiết, rõ ràng càng tốt. Cuối tháng nhận lương, bạn hãy đối chiếu lại và xem có đúng với con số mình tự tính ra. Nếu chưa đúng thì cần thắc mắc một cách tế nhị, lịch sự với người phụ trách bảng lương tháng đó. Có thể họ nhầm lẫn cũng có thể bạn tính sai. Không sao cả, đừng ngại mà đánh mất quyền lợi của chính mình. 

Quyển sổ bạn ghi rõ này chính là bằng chứng chứng minh bạn đúng, lúc ấy bạn mới có thể đường hoàng đòi quyền lợi. Nếu không có nó, sẽ rất khó để giải quyết vấn đề dù bạn có đúng. Dù có được giải quyết cũng sẽ xuất hiện sự hoài nghi tứ phía về sự trung thực của bạn. 

3. Chức năng của Payroll 

Payroll không chỉ tập trung vào vấn đề lương thưởng mà còn có rất nhiều chức năng. Tuy nhiên, chức năng quan trọng nhất vẫn là lập bảng chấm công, tính lương thưởng hàng tháng. Đây là chức năng thường xuyên được đề cập và quan tâm nhiều nhất. Ngoài ra, còn có thêm chức năng là được sử dụng như một công cụ đánh giá nhân viên rất chính xác. Nhìn vào payroll, bạn sẽ biết nhân viên nào làm việc chăm chỉ, có hiệu suất cao, nhân viên nào làm việc kém hiệu quả. Bên cạnh đó, bạn còn nắm được tổng số nhân viên, nhân viên nào là chính thức, nhân viên nào làm theo hợp đồng, số ngày phép của từng người. Bạn sẽ quản lý được các loại nghỉ phép, theo dõi số tiền trích ra để nộp bảo hiểm lao động, y tế cho nhân viên. 

Ở Việt Nam có sự xuất hiện của thuế thu nhập cá nhân, vì vậy payroll còn tính toán luôn cho bạn con số cụ thể bạn phải lấy từ tiền lương mỗi tháng ra nộp cho nhà nước. Thuế thu nhập cá nhân này áp dụng cho người có mức lương trên 10 triệu một tháng.

Mỗi doanh nghiệp hoạt động cần nộp báo cáo payroll cho các cơ quan nhà nước để đánh giá mức lương dành cho nhân viên đã hợp lý chưa, thuế thu nhập cá nhân hay các loại bảo hiểm đã đóng đầy đủ chưa. Vì vậy, payroll không chỉ có ý nghĩa với ban lãnh đạo, toàn thể nhân viên trong công ty mà còn với các cấp lãnh đạo phụ trách thuộc cơ quan nhà nước.

4. Cách tính Payroll cơ bản của nhân viên văn phòng 

Căn cứ vào quy định Nghị Định 157 năm 2018 của Nghị Định - Chính Phủ, thì mức lương tối thiểu vùng vào năm 2019 cao hơn so với mức lương tối thiểu vùng 2018. Vì vậy, cần có một vài lưu ý nhỏ cho các doanh nghiệp khi xây dựng bảng lương cho doanh nghiệp của mình. Thang lương được xây dựng dựa trên mức lương tối thiểu vùng hiện hành. Các doanh nghiệp sẽ lấy mức lương tối thiểu vùng hiện hành làm gốc để điều chỉnh mức lương các chức vụ, nhóm công việc vừa hợp lý với tài chính của công ty mà vẫn tuân thủ các nguyên tắc được pháp luật lao động quy định. 

Nguyên tắc đầu tiên: Mức lương thấp nhất dành cho chức vụ đơn giản nhất làm các công việc lao động bình thường của một công ty không được thấp hơn mức lương tối thiểu của vùng.

Nguyên tắc thứ hai: Mức lương thấp nhất dành cho chức vụ đơn giản nhất có qua đào tạo, học nghề ( tính cả lao động tự doanh nghiệp đào tạo ), ít nhất phải cao hơn 7% so với mức lương tối thiểu của vùng. 

Nguyên tắc thứ ba: Cùng chức vụ công việc như nhau, lao động làm việc trong điều kiện lao động nặng nhọc, có độc hại, nguy hiểm sẽ nhận mức lương cao hơn lao động làm việc trong điều kiện bình thường ít nhất 5%, đối với lao động làm việc trong điều kiện cực kỳ nặng nhọc, độc hại và nguy hiểm thì mức lương nhận được sẽ cao hơn ít nhất 7%.

Nếu doanh nghiệp có mức lương hiện tại không đáp ứng đủ các điều trên sẽ phải điều chỉnh bảng lương. Đa số các doanh nghiệp đều nhận thấy mỗi năm mức lương tối thiểu của vùng đều có khả năng tăng lên ít nhiều vì vậy, họ luôn để mức lương bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu của vùng. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian thay đổi và bảng lương hiện tại là thứ quyết định một doanh nghiệp có phải điều chỉnh bảng lương không. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại hiểu cụm từ “không thấp hơn mức lương tối thiểu của vùng” là phải cao hơn. Đây là một cách hiểu sai. Quy định “không thấp hơn” vẫn cho phép để mức lương bằng với mức lương tối thiểu của vùng. Nhưng đa số vẫn nghiêng về việc để mức lương cao hơn với lý do phòng trường hợp mức lương tối thiểu có tăng lên vẫn không cần thay đổi, điều chỉnh bảng lương, thang lương. 

Một ví dụ là mức lương dành cho nhân viên tạp vụ năm 2018 của một công ty là 4.190.000 đồng. Đây là mức lương thấp nhất dành cho công việc đơn giản nhất của công ty, có quy định là không thấp hơn mức lương tối thiểu của vùng. Mức lương này bằng với mức lương tối thiểu của vùng nên doanh nghiệp này không cần làm lại bảng lương khi mức lương tối thiểu của vùng tăng lên vào năm 2019. 

Vẫn là công việc tạp vụ, xét trường hợp của một công ty khác. Mức lương dành cho viec lam này vốn thấp hơn mức lương tối thiểu của vùng. Năm 2019, khi mức lương tối thiểu của vùng tăng lên, doanh nghiệp này cần phải làm lại bảng lương, thang lương mới cho phù hợp. Bên cạnh đó, điều chỉnh bảng lương, thang lương phải báo lại cho Phòng Lao Động, Thương Binh và xã hội. Sau đó, doanh nghiệp cần đăng ký lại mức đóng phí dành cho bảo hiểm lao động, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội. Vì khi điều chỉnh mức lương cho các đối tượng thuộc diện về các loại bảo hiểm trên, mức phí đóng bảo hiểm cũng thay đổi. 

Xét một ví dụ thực tế về việc phải thay đổi bảng lương, thang lương. Chúng ta vẫn tạm lấy mức lương tối thiểu của vùng là 4.190.000 đồng. Một công ty trả lương cho vị trí tạp vụ là 4.090.000 đồng ( nhỏ hơn mức lương tối thiểu là 4.190.000 đồng ). Năm 2019, mức lương tối thiểu của vùng tăng lên. Lúc ấy, doanh nghiệp buộc phải điều chỉnh lại bảng lương, thang lương của mình để đáp ứng điều kiện “không thấp hơn mức lương tối thiểu của vùng”. Hành động cụ thể là doanh nghiệp kia cần tăng lương thêm 100.000 đồng cho nhân viên tạp vụ.

Trên đây là các thông tin về payroll là gì? Chúng tôi hy vọng bài viết sẽ giúp bạn giải đáp hết thắc mắc.