Khám phá những bí ẩn về nghiệp vụ thanh toán trong kinh doanh

Mục lục

1. Làm rõ hơn về nghiệp vụ thanh toán

1.1. Hiểu rõ nghiệp vụ thanh toán trong kinh doanh

Nghiệp vụ thanh toán chính là những nghiệp vụ được phát sinh thông qua việc mua bán, trao đổi hàng hoá giữa các tổ chức kinh doanh khác nhau. Mọi giao dịch hay nghiệp vụ phát sinh đều phải có minh chứng xác thực để tránh gây phiền hà về sau.

Nghiệp vụ thanh toán thường xuyên được diễn ra tại các tổ chức, doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh bởi vậy họ rất quan tâm và chú trọng tới lĩnh vực này.

1.2. Đặc điểm của nghiệp vụ thanh toán bạn cần biết

Nghiệp vụ thanh toán có những đặc điểm sau đây:

Thứ nhất, nó liên quan tới nhiều đối tượng khác nhau. Điều này rất dễ dàng để bạn nhận ra, khi một giao dịch được thực hiện, chắc chắn không thể xảy ra với 1 chủ thể mà ít nhất phải tồn tại từ 2 chủ thể trở lên. Đó là chưa kể những quan hệ phức tạp khác liên quan tới những chủ thể ấy.

Thứ hai, do chúng được phát sinh liên tục cho nên cần phải được theo dõi thường xuyên một cách chi tiết nhất. 

Thứ ba, vấn đề tài chính là chủ chốt và quan trọng hàng đầu đối với một doanh nghiệp vì vậy cần phải quản lý và theo dõi chặt chẽ tất cả những nghiệp vụ thanh toán được diễn ra để đảm bảo an toàn cho tài sản của công ty.

Thứ tư, nghiệp vụ thanh toán được xuất hiện và tham gia vào tất cả các khâu trong tổ chức kinh doanh như mua vật liệu, hàng hoá, tiêu thụ,...

1.3. Nghiệp vụ thanh toán gồm những loại nào?

Tuỳ vào từng căn cứ hay những tiêu chí khác nhau, nghiệp vụ thanh toán sẽ được phân chia theo những cách khác nhau để chủ thể tương ứng dễ dàng quản lý, cụ thể đó là gì mời bạn theo dõi nội dung sau đây:

(1) Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán: Nghiệp vụ thanh toán sẽ được chia thành 2 loại đó là thanh toán các khoản phải thu và thanh toán các khoản phải trả.

(2) Căn cứ vào mối quan hệ với doanh nghiệp: Nghiệp vụ thanh toán sẽ được chia thành hai loại đó là thanh toán bên trong doanh nghiệp và thanh toán bên ngoài doanh nghiệp. Trong đó:

- Thanh toán bên trong doanh nghiệp bao gồm: Thanh toán tiền lương, thanh toán tạm ứng lương và các khoản chi phí khác,...

- Thanh toán bên ngoài doanh nghiệp gồm có: Tiến hành thanh toán với nhà cung cấp hay thanh toán với khách hàng,...

(3) Căn cứ theo thời gian thanh toán: Nghiệp vụ thanh toán sẽ được chia thành nghiệp vụ thanh toán thường xuyên và nghiệp vụ thanh toán định kỳ.

(4) Căn cứ vào đối tượng thanh toán: Đối với tiêu chí này, nghiệp vụ thanh toán sẽ được phân chia thành 4 loại khác nhau đó là thanh toán với người bán, thanh toán với Nhà nước, thanh toán tạm ứng và thanh toán với khách hàng.

Ngoài ra còn có những nghiệp vụ như là thế chấp, ký cược, ký quỹ hay là những nghiệp vụ thanh toán khác. Tuy nhiên trong kinh doanh, phương thức phân loại theo đối tượng thường được các chủ thể áp dụng nhiều hơn cả bởi vì đây là cách thức giúp họ dễ dàng quản lý nhất.

2. Những yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ thanh toán

2.1. Yêu cầu về quản lý các nghiệp vụ thanh toán

Đối với các nghiệp vụ thanh toán khoản phải thu

Ở nghiệp vụ quản lý này, các khoản nợ phải thu sẽ được hạch toán chi tiết và cụ thể theo từng đối tượng phải thu. Trong đó bắt buộc phải ghi chép lại những giao dịch đã thanh toán để theo dõi đến cuối kỳ.

Tuyệt đối không phản ảnh những khoản thu thêm như bán hàng hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng hoặc đã thu tiền qua ngân hàng nhé.

Sự chi tiết được kế toán phân chia rõ ràng như sau: Tách riêng từng loại nợ phải thu theo nhiều tiêu chí khác nhau có thể là nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi,... Dựa vào từng dữ liệu quản lý theo đối tượng ấy doanh nghiệp sẽ có những biện pháp xử lý sao cho phù hợp.

Đối với các nghiệp vụ thanh toán khoản phải trả

Cũng như nghiệp vụ trên, kế toán cũng cần phải hạch toán rõ ràng theo từng đối tượng phải trả. Những đối tượng ấy có thể là nhà cung cấp, khách hàng, người bán, người nhận thầu các công trình xây dựng cơ bản,...

Tại đây, kế toán cần thể hiện rõ cả những khoản tiền ứng trước cho người bán, nhà cung cấp hay khách hàng mà chưa nhận hàng hóa về.

Đối với những dịch vụ mua bán hoặc trao đổi hàng hoá, kế toán sẽ không thực hiện ghi chép những giao dịch đã thanh toán ngay lúc đó vào các khoản phải trả.

Đối với những hàng hoá, vật tư chưa có hoá đơn đỏ, kế toán đã hạch toán theo mức giá ước tính, đến khi có hoá đơn cần cập nhật tất cả với mức giá chính thức trên hóa đơn để đảm bảo đúng chế độ kế toán.

2.2. Những nguyên tắc cho nghiệp vụ thanh toán

Các nghiệp vụ trong kinh doanh vô cùng phức tạp và chúng thường xuyên thay đổi để thích ứng với tình hình hiện tại, vậy làm thế nào để theo dõi và quản lý chúng một cách chặt chẽ? 

Những nguyên tắc sau đây sẽ giúp bạn thực hiện điều đó một cách dễ dàng nhất: 

Thứ nhất, đối với những khoản nợ phải thu hay phải trả gốc là ngoại tệ, kế toán cần phải theo dõi cả nguyên tệ bằng những tài khoản chi tiết và kèm theo số tiền sau khi đã quy đổi thành đồng Việt Nam, đến cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá trị thực tế.

Thứ hai, những khoản nợ, khoản thu có gốc là vàng bạc, đá quý thì cần kèm theo bản chỉ tiêu giá trị và cũng tiến hành điều chỉnh khi cuối kỳ theo giá trị thực tế.

Thứ ba, tuyệt đối không được bù trừ công nợ đối với các nhà cung cấp hoặc khách hàng.

Thứ tư, thường xuyên phải theo dõi, đối chiếu những phát sinh của các khoản phải thu, phải trả để cập nhật thông tin mới nhất và theo dõi hiệu quả.

2.3. Nhiệm vụ hạch toán bạn cần nắm rõ

Để hoàn thành tốt nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần thực hiện tốt những nhiệm vụ cơ bản sau đây:

(1) Đối với những khoản phải thu, phải trả cần ghi chép vào sổ theo dõi ngay và đúng với tài khoản quản lý.

(2) Thực hiện kiểm tra và theo dõi tiến độ thanh toán công nợ của các tổ chức có quan hệ thanh toán với mình.

(3) Tổng hợp và xử lý các khoản công nợ phải thu để kịp tiến độ và hạn chế những khoản nợ xấu diễn ra tại doanh nghiệp.

3. Quan hệ thanh toán giữa các tổ chức tài chính

Bạn có biết việc quản lý tốt các quan hệ thanh toán của doanh nghiệp thực chất là đang quản lý tốt vấn đề tài chính của công ty. Bởi lẽ những quan hệ thanh toán này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới sự luân chuyển của dòng tiền vào, dòng tiền ra của doanh nghiệp cho nên thiết yếu phải quản lý chặt chẽ các mối quan hệ thanh toán này.

Mọi thông tin về quan hệ thanh toán liên quan tới doanh nghiệp đều được kế toán ghi chép lại và theo dõi chặt chẽ. Do đó, đây sẽ là nguồn thông tin hữu ích góp vào công tác quản lý chung của ban lãnh đạo, đồng thời giúp doanh nghiệp có thể nắm được tình hình thanh toán các khoản nợ, đánh giá nợ xấu và đưa ra những biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả nhất.

Như vậy có thể nói rằng, các nghiệp vụ thanh toán chính là công cụ quản lý hữu hiệu nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh bởi qua đây họ có thể bao quát được toàn bộ tình hình từ chi tiết đến tổng thể, từ đó có những hướng đi mới, có kế hoạch đúng đắn nhất cho sự phát triển của công ty.

4. Bạn biết gì về những phương thức thanh toán phổ biến hiện nay?

Nói tới phương thức thanh toán có thể bạn không phải dân chuyên ngành, có thể bạn cũng không hiểu biết nhiều về lĩnh vực này nhưng tôi nghĩ trong đầu bạn cũng đã liên tưởng tới một số phương thức mà bạn đã từng nghe trong cuộc sống đúng không. Vậy thì hãy cùng tôi làm rõ hơn về điều này để xem những phán đoán trong đầu của bạn có đúng không nhé:

4.1. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt

Đúng vậy, tiền mặt chính là hình thức phổ biến và được áp dụng nhiều nhất trong thị trường kinh doanh bởi tính an toàn của nó cao hơn so với những phương thức khác.

Tuy nhiên với tiền mặt, không chỉ riêng là những giá trị được in trên tờ tiền mà thường sử dụng đâu nhé, nó còn bao hàm nhiều loại giấy tờ có giá khác nữa đấy. Cụ thể như là ngoại hối, trái phiếu hay ngoại tệ cùng một số giấy tờ có giá khác tương đương với tiền mặt. Trong quá trình giao dịch, các chủ thể sẽ trực tiếp trao đổi hàng hóa và nhận về những giấy tờ trên với giá trị tương đương được tính toán cẩn thận trước đó. Tuy nhiên hình thức trao đổi trực tiếp này chỉ thích hợp đối với những giao dịch có giá trị nhỏ, còn với những hợp đồng có giá trị hàng trăm triệu hay hàng tỷ đồng thì sẽ không đảm bảo an toàn.

Thường thì những doanh nghiệp có quy mô nhỏ lẻ, thường xuyên giao dịch một lượng vừa phải sẽ áp dụng hình thức thanh toán này để quá trình thanh toán được diễn ra nhanh chóng và tiện lợi hơn.

4.2. Thanh toán không dùng tiền mặt

Với nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt thì khá nhiều và phổ biến, đơn giản bạn có thể kể sơ sơ một vài hình thức như sử dụng chuyển khoản ngân hàng, thanh toán bằng Séc hay thẻ tín dụng,... 

Vậy thì để làm rõ hơn những hình thức thanh toán này, bạn hãy cùng tôi theo dõi phần nội dung tiếp theo nhé.

Thanh toán chuyển khoản

Rõ ràng, thời nay hình thức chuyển khoản ngân hàng được áp dụng cực kỳ phổ biến và rộng rãi, trong có hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng bởi sự tiện lợi và an toàn mà nó đem lại.

Tiền mặt được đổ vào ngân hàng từ trước đó, doanh nghiệp sẽ sử dụng tài khoản của mình để chuyển khoản trực tiếp cho bên bán khi mua hàng hoá, vật liệu, hoặc bên bán cũng có thể mở tài khoản và nhận tiền thông qua tài khoản ngân hàng. Đây là hình thức cho phép thực hiện đối với những giao dịch có giá trị lớn và khá an toàn.

Thanh toán bằng Séc

Séc cũng là một loại giấy tờ có giá tương tương với tiền và được sử dụng phổ biến ở thị trường Việt Nam. Chủ tài khoản sẽ yêu cầu ngân hàng mở tài khoản Séc và chấp nhận thanh toán đối với những chủ thể có tên trên tờ Séc hợp pháp ấy. Và đương nhiên, tờ Séc này chỉ có thể phát hành khi tài khoản của chủ thể có số dư phù hợp.

Nói về Séc, loại giấy tờ có giá này cũng được phân chia thành nhiều loại khác nhau để phục vụ cho những nhu cầu và mục đích khác nhau của người sử dụng. Cụ thể, nó bao gồm Séc chuyển khoản, Séc định mức, Séc chuyển tiền cầm tay và Séc bảo chi.

Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Đối với thẻ tín dụng, hiện nay mỗi cá nhân đều có thể sở hữu cho mình một tài khoản miễn là có khả năng thanh toán. Tuy nhiên hình thức thanh toán này phù hợp với những doanh nghiệp kinh doanh nhỏ lẻ mà không áp dụng đối với những doanh nghiệp thường xuyên có nghiệp vụ thanh toán giá trị lớn.

Ngoài những hình thức thanh toán phổ biến trên đây, bạn còn có thể kể đến hình thức thanh toán bằng thư tín dụng, thanh toán theo uỷ nhiệm chi hoặc thu hay thanh toán bù trừ,...

Trên đây là những thông tin về nghiệp vụ thanh toán trong kinh doanh mà timviec24h.vn muốn gửi tới để các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này. Hy vọng những ai đang làm việc hay công tác ở các đơn vị, cơ sở hay tổ chức kinh doanh có liên quan sẽ nắm rõ bản chất cũng như cách thực hiện chúng để hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn. Còn rất nhiều những thông tin hữu ích khác đang chờ bạn khám phá tại web timviec24h.vn, hãy theo dõi mỗi ngày để bổ sung kiến thức cho mình nhé.

Đăng ngày 20/11/2020, 39 lượt xem