Hướng dẫn chi tiết các cách kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán

Mục lục

Trước tiên để biết được cách kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán chúng ta cần hiểu được việc kiểm tra kế toán là gì? Đây là công việc nhằm đánh giá việc tuân thủ pháp luật như thế nào trong kế toán, từ đó để xếp hạng sự trung thực, tính chính xác của thông tin và số liệu kế toán trong doanh nghiệp.

1. Quy trình kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán cần làm

Việc sắp xếp quản lý công việc này được thực hiện và phân chia theo từng mục đích làm sổ sách kế toán:

Một là, đối chiếu kiểm tra chéo số liệu giữa sổ cái (sổ tổng hợp tài khoản) với sổ chi tiết;

Hai là, kiểm tra lại toàn bộ những phát sinh dựa trên những khoản  thu chi, những hóa đơn đầu ra đầu vào của công ty;

Ba là, đối chiếu kiểm tra công nợ các khoản chi phí cho khách theo từng tháng, quý, năm.

Bốn là, kiểm tra rà soát những khoản phí cần chi

Năm là, kiểm tra và hoàn thiện những dữ liệu nhập khai báo thuế hải quan dựa trên những đầu hóa đơn - đầu vào, đầu ra và khoản kê khai thuế;

Sáu là, tính toán tổng hợp lại xem những khoản đầu ra đầu vào có cân đối phù hợp nhau không;

Bảy là, rà soát lên kế hoạch kiểm tra xem những khoản định thu và phải thu, phí cần trả có hợp lý hay không

Tám là, kiểm tra điều chỉnh lại bảng lương đối chiếu xem nó có phù hợp với TK 334, với trên bảng lương xem có khớp hay không

Cuối cùng, kiểm tra lại xem những khoản cần thu cần trả đã đúng đã khớp với sổ sách chưa

2. Nội dung việc cần làm khi kiểm tra đối chiếu sổ sách

Kiểm tra sự phù hợp của tất cả những chứng từ kế toán đã có;

Kiểm tra, định khoản lại các nghiệp vụ kinh tế, kế toán phát sinh trước đó;

Kiểm tra việc kê khai, lập báo cáo khai thuế VAT hàng tháng cho công ty tổ chức doanh nghiệp

Kiểm tra lại báo cáo những quyết toán trước đó về thuế thu nhập của doanh nghiệp

Kiểm tra giấy tờ hồ sơ liên quan đến quyết toán thuế thu nhập cá nhân của nhân viên;

Kiểm tra tính chính xác của báo cáo tài chính doanh nghiệp

Rà soát, kiểm tra điều chỉnh những sai sót.

3. Một số hình thức kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán

3.1. Hình thức kiểm tra đối chiếu trên sổ nhật ký chung

Nhắc đến kế toán, tức là nhắc đến việc làm liên quan đến những nghiệp vụ định khoản Nợ  - Có.

Để từ việc kiểm tra, ta sẽ xem xét lại được những khoản thu chi hàng tháng đã đúng chưa, có bị thất thoát hay thiếu không. Việc kiểm tra này dựa trên việc đối chiếu lại những phát sinh ở sổ nhật ký chung.

3.2. Kiểm tra trực tiếp trên bảng cân đối tài khoản trong sổ sách kế toán

Đầu tiên cần hạch toán kiểm tra tổng dư nợ đầu kỳ hay đó chính là số dư cuối kỳ trước khi kết chuyển và cũng là tổng số dư có ở đầu kỳ.

Tiếp theo cần tính toán tổng phát sinh nợ trong kỳ, đó là tổng phát sinh trên nhật ký chung hoặc tổng phát sinh có ở trong kỳ.

Ngoài ra cần tính tổng dư có tại cuối kỳ hay chính dư nợ mỗi cuối kỳ;

Để tính được những nghiệp vụ trên chúng ta cần tuân thủ theo đúng nguyên tắc tính toán tổng phát sinh bên có = tổng phát sinh bên nợ.

3.3. Kiểm tra đối chiếu tài khoản tiền mặt 111

Thứ nhất, kiểm tra  Tổng số dư nợ đầu kỳ ký quỹ tiền mặt =  Dựa trên số dư nợ đầu kỳ được tính trên bảng cân đối TK phát sinh của TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ tại số cái của TK 1111.

Thứ hai, kiểm tra Số phát sinh nợ có sổ quỹ tiền mặt = Số phát sinh nợ có sổ quỹ tiền mặt = Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111.

Thứ ba, đối chiếu Số dư nợ cuối kỳ có sổ quỹ tiền mặt = Số dư nợ TK 1111 cuối kỳ tính trên bảng cân đối phát sinh = Số nghiệp vụ dư nợ cuối kỳ của sổ cái TK 1111. 

3.4. Đối chiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng 112

Ta kiểm tra bằng các cách sau:

Một là, kiểm tra Số dư đầu kỳ trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê = Số sổ tiền gửi ngân hàng có dư nợ đầu kỳ là bao nhiêu  = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 có trên bảng tính cân đối phát sinh = Kiểm tra số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112.

 Tiếp là, số tiền phát sinh đã rút – số đã nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê = Và số phát sinh nợ tiền gửi ngân hàng hoặc tiến hành sao kê = Số phát sinh Nợ có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Kiểm tra lại số phát sinh nợ hoặc có sổ cái TK 112.

Cuối cùng, Số dư cuối kỳ ở sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê = Số dư nợ cuối kỳ hay Sổ tiền gửi ngân hàng hoặc số tiền sao kê = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112.

3.5. Kiểm tra Tài khoản phải thu của khách hàng TK 131

Đầu tiên Kiểm tra số cái TK 131 sau đó trừ đi (Nhật ký bán hàng + Tính trên bảng công nợ cần thu của khách hàng + Công nợ cần phải thu của khách hàng trong từng trên mỗi đối tượng + số liệu tại cột TK 310, 130 của bảng cân đối kế toán).

Sau đó, kiểm tra chi tiết những tài khoản 214, 242, 142.

Cuối cùng là kiểm tra đối chiếu lại số tiền đã chi phân bổ hàng tháng đó trên bảng phân bổ công cụ xem số tiền có trùng với số liệu đã ghi trên sổ chính không, chiếu theo các mục của TK 142, 242, 214 .

3.6. Kiểm tra tài khoản 331 - phải trả cho người bán

Để kiểm tra đối chiếu được tài khoản này chúng ta cần làm theo:

Hạch toán và kiểm tra số cái TK 331

Nhận ký mua hàng

Bảng tổng hợp nợ phải trả

Chi tiết nợ cần trả cho mỗi đối tượng cụ thể

Số liệu được tính trong mỗi cột TK 310, 130 trên bảng cân đối tài khoản kế toán.

3.7. Tài khoản 334 - mẹo kiểm tra đối chiếu

Thứ nhất, ta có thể kiểm tra bằng cách Số dư nợ đầu kỳ TK 334 ở bảng cân đối phát sinh = Số dư nợ đầu kỳ của sổ cái trên TK 334 = Kiểm tra đối chiếu số dư nợ đầu kỳ của sổ cái TK 334;

Cách thứ 2, ta hạch toán Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = số tiền tạm ứng + Các khoản giảm trừ về tiền bảo hiểm + Tổng phát sinh tiền đã thanh toán .

Cách 3, kiểm tra tổng số dư ở bảng cân đối phát sinh tài khoản xem có bằng với Tổng số phát sinh dư có cuối kỳ.

Với chứng từ thưởng, lương, cần chuẩn bị:

Hợp đồng lao động kèm bản photo bản chứng minh nhân dân

Bảng chấm công hàng tháng

Bảng lương

Phiếu chi ghi lương hoặc chứng từ thanh toàn tiền gửi của ngân hàng

Tờ khai thuế

Thông tin, hồ sơ của người lao động.

3.8.  Kiểm tra hàng tồn kho

Tồn đầu kỳ 156, 155, 152 ở tổng hợp nhập xuất tồn chính bằng Số dư đầu kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 156, 155, 155

Nhập trong kỳ 156, 155, 152 ở tổng hợp nhập xuất tồn chính là số phát sinh Nợ Sổ cái, CĐPS TK 156, 155, 152

Tồn cuối kỳ 152, 155, 156 ở Tổng hợp nhập xuất tồn bằng với  Số dư cuối kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152, 155, 156

sau đó kiểm tra tất cả những hóa đơn về hàng hóa, về nguyên vật liệu (đầu vào)  xem đã đủ số lượng đã nhập kho, số lượng phiếu, số tiền trong phiếu có khớp với hóa đơn không.

Kiểm tra xem có bảng tổng hợp hàng xuất nhập tồn kho hàng tháng hay chưa, có sổ thẻ chi tiết cho từng loại hàng hay không. 

3.9. Một số chi phí khác

với những chi phí không có số hạch toán thì ta cần kiểm tra xem nó có phù hợp với những khoản thu nhập khác không

Và một lưu ý những chi phí này khi hạch toán vào chi phí vào doanh nghiệp thì không cần tính vào tổng chi phí khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

4. Cách đối chiếu kiểm tra sổ sách kế toán

Để có thể hạch toán chính xác cho công ty chúng ta cần nắm cho mình những kiến thức về việc kiểm tra như sau:

Một là: kiến thức về việc kiểm tra những định khoản hạch toán hóa đơn với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng hóa đơn đầu vào cũng như hóa đơn đầu ra.

Hai là: Biết được cách kiểm tra số cái - sổ kế toán

Ba là: kiểm tra giữa thuế khai báo báo với dữ liệu nhập so với hóa đơn đầu ra vào đầu vào ghi ở bảng kê khai thuế.

Bốn là: Đối chiếu đầu vào của cân đối tài khoản.

Năm là: Hạch toán các khoản thu và khoản cần trả xem có đúng không. tính toán lại các số liệu ghi ở bảng lương có đúng không, có đầy đủ hay chưa.

Để làm được những điều này chúng ta cần áp dụng hình thức sổ Nhật Ký Chung, để kiểm soát dễ dàng hơn:

Bước 1: Rà soát lại các khoản về đối ứng Nợ -  có liệu đã đúng chưa.

Bước 2: Hạch toán lại số tiền kết chuyển vào cuối hàng tháng đã đúng chưa, tổng phát sinh ở bảng cân đối tài khoản có giống với tổng phát sinh ở nhật ký chung không.

5. Hướng dẫn tính cân đối và thanh lý tài khoản

Áp dụng Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang = Tổng số dư có đầu kỳ = Tổng số dư nợ đầu kỳ

Áp dụng công thức Tổng phát sinh ở nhật ký chung trong kỳ = Tổng phát sinh có trong kỳ = Tổng phát sinh nợ trong kỳ.

Tổng số dư có cuối kỳ = Tổng số dư nợ cuối kỳ .

Và đó là những Cách kiểm tra đối chiếu sổ sách đơn giản nhất mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn nhất là với những bạn mới bắt đầu vào nghề còn chưa có kinh nghiệm trong việc này. Nếu còn băn khoăn hay những thắc mắc gì về đối chiếu sổ sách hãy truy cập vào trang web chúng mình. Chúc bạn có những trải nghiệm thú vị với công việc kế toán. 

Đăng ngày 20/11/2020, 30 lượt xem