Hướng dẫn cách tạo nhanh file excel quản lý kho chuyên nghiệp

Mục lục

1. Vì sao cần phải quản lý kho hàng bằng Excel?

Kho hàng là nơi mà doanh nghiệp hay cửa hàng sẽ thực hiện việc xuất nhập kho, chuyển kho, nhập hàng tồn kho, kiểm kho, lưu lại toàn bộ những lịch sử về xuất nhập kho của doanh nghiệp.Có thể nói thì đây là một công việc khó khăn đối với doanh nghiệp kinh doanh.

Quản lý kho hàng bằng sử dụng Excel là cách thực hiện loạt thao tác quản lý với số lượng hàng tồn, xuất kho nhập kho, báo cáo, … mỗi thao tác quản lý sẽ thu về nhiều lợi ích và hiệu quả tốt khác nhau. 

Với hình thức này thì các chủ shop sẽ có thể nhìn nhận tính toán được số lượng hàng mà nên ít nhập hơn, cũng biết được số lượng hàng hóa mà shop còn đang thiếu thốn.

Tương tự thì quản lý kho bằng Excel giúp bạn liệt kê theo hệ thống và quản lý tốt tổng cộng số hàng được phân phối giao đi cũng như tổng lượng hàng hóa được nhập về với thời gian tiết kiệm hơn. Ngoài ra khi cần kiểm tra lại xem tốc độ buôn bán diễn ra như thế nào cũng thuận tiện hơn

2. Quản lý kho bằng Excel có ưu điểm, nhược điểm gì?

Tuy nhiên thì bạn cũng cần biết về ưu điểm và nhược điểm của quản lý kho bằng Excel để có thể dễ dàng trong việc sử dụng, ứng dụng. 

2.1. Ưu điểm

Ưu điểm đầu tiên hiển nhiên có thể thấy là cách làm này hoàn toàn miễn phí và đơn giản. Bạn không cần chi tiền để mua dịch vụ hay gói phần mềm hỗ trợ nào mà vẫn có được một công cụ miễn phí để quản lý công việc. Bạn hoàn toàn có thể tự lập được file quản lí kho hàng, bán hàng với cách sử dụng đơn giản, dễ dàng trên Excel

Chỉ cần là chiếc máy tính bàn hay máy tính laptop của bạn có cài Microsoft Office thì có thể tạo file kho buôn bán được luôn rồi.

Bạn hoàn toàn có thể làm được rất nhiều báo cáo, các chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi mà bạn sử dụng Excel. Khác với những phần mềm được dựng sẵn khác thì bạn hoàn toàn không bị bó buộc vào trong các tính năng có sẵn mà chuyên gia phần mềm máy tính đã quy định cài đặt sẵn trong phần mềm.

Bạn cũng có thể thoải mái thao tác và chỉnh sửa trên database, sau đó có thể tự do share cho mọi người trong công ty mà không cần yêu cầu quyền truy cập.

Nói chung trong Excel thì có nhiều ưu điểm bởi vì tính dễ dàng sử dụng của Microsoft Office, hơn nữa có khá nhiều biết cách sử dụng cả Word, Powerpoint và Excel vậy nên khi share tài liệu bạn sẽ không cần quan tâm đến việc người nhận có biết cách sử dụng đọc tài liệu không. 

Nếu như bạn cần tới một công cụ không quá rườm rà và chỉ với mục đích cho những dự án nhỏ thì đây là công cụ hữu hiệu giúp bạn hoàn thành tốt công việc quản lý kho nhé!

2.2. Nhược điểm

Vì thoải mái và không yêu cầu quyền truy cập nên tính bảo mật không cao, độ an toàn cho các dữ liệu kém vì thế mà số liệu dễ dàng bị thay đổi chỉnh sửa. Không có các chế độ xem được chỉnh sửa như thế nào như trên drive google, hơn nữa khi người muốn xem thì khi click vào sẽ là tải về, gây đầy bộ nhớ và khó tìm file, không như drive google là chỉ cần click vào đường link thì tài liệu sẽ không bị tải về máy tính của bạn mà sẽ hiện như một tab trên google hoặc là cốc cốc, như thế sẽ tiện hơn rất nhiều.

Hơn nữa file Excel tồn tại trên nền tảng office vậy cho nên nếu chẳng may chương trình bị lỗi hay máy tính dính virus hoặc bị hỏng hóc thì sẽ mất file hoàn toàn không có cách naò lấy lại được. 

Các thuật toán ở trong Excel cũng khá phức tạp. Nếu muốn sử dụng tốt thì bạn cần nghiêm túc chăm chỉ và có thể phải học một khóa Excel để có thể thành thạo được những thuật toán này. Không phải ngẫu nhiên mà môn tin học đại cương ở trường Đại học, các bạn sinh viên bị tích C hoặc D ở trong quá trình học bởi vì một phần trong đó có cách làm các thuật toán của Excel, mà các công thức khá phức tạp và phải thực hành nhiều lần mới có thể nhuần nhuyễn thành thạo. 

3. Những bước dùng file Excel quản lý kho cho bạn

Ngay ở mục này tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách tạo file Excel quản lý kho nhé.

3.1. Tạo file Excel và nhập dữ liệu

Bước 1:  Mở Excel

Bước 2: Bạn sẽ tạo 5 sheet mới trong Excel và sẽ edit chỉnh sửa lại tên của 5 sheet đó: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO

Bước 3: Nhập dữ liệu thông tin vào trong những sheet đó

+ Đối với sheet “NHAP” bạn sẽ làm các cột sau: Ngày, tháng, mã hàng, tên hàng, ĐVT, số lượng nhập, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp.

Những thông tin khác có thể cần thêm đó là: số chứng từ, mã cung cấp, sđt, địa chỉ, ghi chú.

+ Đối với sheet “XUAT”  bạn cũng làm số lượng cột và nội dung y như “NHAP”

+ Đối với sheet “DANH MUC” thì đây là phần quan trọng bậc nhất ở bất kỳ một ứng dụng nào hay phàn mềm công việc nào mà mọi người hay sử dụng. Những thông tin chung về hàng hóa như là mã hàng tên hàng, ĐVT,... cũng hoàn toàn được lưu trữ ngay tại đây.

Khi xuất và nhập thực tế sẽ chỉ cần phải nhập vào mã hàng thì ngay sau đó những thông tin khác tự động được hiện lên. 

+ Đối với sheet “BAO CAO” thông thường ta sẽ chỉ cần tới báo cáo bán hàng và nhập xuất hàng tồn. 

Với báo cáo bán hàng thì bạn cần có các mục: Tên hàng, số lượng bán, doanh thu

Báo cáo về nhập xuất tồn: tên hàng, tồn đầu kỳ, nhập và xuất và tồn cuối kỳ của hàng.

Bên trong phần mềm quản lý kho hàng bằng Excel chuyên nghiệp này thì bạn cũng sẽ nhận được rất nhiều các thông tin quản trị hơn ví dụ như là: 

+ Xem được các bản báo cáo bán hàng từ ngày nào tới ngày nào

+ Từng mặt hàng có lãi và lỗ cụ thể bao nhiêu

+ Tồn kho tới hiện tại là bao nhiêu mặt hàng

+ Tồn kho tối thiểu 

+ Cảnh báo về tình trạng cháy hàng hoặc sắp hết hàng mỗi khi mà xuất kho hàng hóa

3.2. Sử dụng công thức để tính toán số lượng hàng tồn và giá trị của các hàng tồn kho

Đây là đã tới bước quan trọng của file Excel quản lý kho bởi đây là chức năng và cách thức mà bạn đang tìm kiếm.

Có thể nhiều người sẽ có quan điểm phải học thật giỏi mới có thể sử dụng được phần mềm Excel trong quản lý hàng hóa vì Excel thực sự là khó. Thực thế thì bạn không tới nỗi cần học thuộc đủ các hàm khó nhất mà chỉ cần biết những hàm phổ biến hay dùng để có thể làm được file Excel quản lý kho này. 

Những hàm phổ biến đó chính là Vlookup, Hlookup, Sumif, Inferror, … 

Vlookup là hàm dùng để tìm kiếm thông tin trong Excel. Nó sẽ tìm kiếm giá trị và trả về kết quả theo dạng cột (hàng dọc). Ngoài ra còn dùng để thống kế, tìm kiếm dữ liệu thông tin nhanh. Nó cho phép bạn tìm giá trị ở bảng nào đó cho trước dữ liệu, hàm này được người dùng sử dụng nhiều vì tính tiện lợi của nó.

Cú pháp của hàm Vlookup là: =Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]). Trong đó thì các giá trị trong ngoặc lần lượt là giá trị cần dò tìm, bảng cần dò tìm, vị trí cột cần tìm giá trị, nhập vào số 0 nếu cần tìm gần đúng giá trị hoặc nhập 1 nếu cần tìm giá trị gần đúng và thường thì điền vào số 0.

Hàm sumif dùng để tính tổng khi có điều kiện đi kèm của Excel, được sử dụng để thêm các ô dựa trên tiêu chuẩn điều kiện nào đó.

Cú pháp của sumif là: =SUMIF(range, criteria, sum_range). Trong đó thì các đối số bên trong lần lượt có nghĩa là: địa chỉ dãy ô chữa dữ liệu, giá trị điều kiện được đặt trong dấu ngoặc kép và có cùng kiểu dữ liệu với đối số đầu tiên, địa chỉ dãy ô cần tính tổng.

Inferror là hàm sẽ giúp bạn phát hiện lỗi sai trong file dữ liệu và sửa nó. Gía trị khi trả về sẽ tùy theo chỉ định người đặt hàm. Công thức của hàm Inferror là =INFERROR(value, value_if_error). Trong số đó thì đối số đầu tiên sẽ là đối số cần kiểm tra, nó có thể là phép tính hoặc là công thức, hàm trong Excel, là giá trị bắt buộc. Đối sô thứ hai sẽ là giá trị được trả về sau khi sửa lỗi sai.  Ở đối số thứ hai này thì bạn có thể  để là “”, “0”, dòng thông báo ví dụ như “kết quả lỗi”,... 

Những hàm như thế này không có gì là quá khó cả bạn chỉ cần thực hành vài lần và sử dụng thường xuyên là có thể đảm bảo được cho công việc tính toán quản lý kho bằng file Excel rồi nhé. Nếu như bạn chưa tự tin thì có thể tìm hiểu thêm các tài liệu ở trên Youtube hoặc là ở những trang web nhưng tôi sẽ giới thiệu tới bạn một địa chỉ đáng tin cậy đó chính là trang web timviec24h.vn vì ở trang này có nhiều thông tin giá trị và hữu ích cho bạn.

Trong web này sẽ có nhiều thông tin về các lĩnh vực ngành nghề, những mẫu CV xin việc chuyên nghiệp được thiết kế sẵn, những thông tin về hướng dẫn cách để bạn có thể thao tác trên các phần mềm ứng dụng máy tính. Có thể nói, đây là trang web có thể hướng dẫn từ những điều nhỏ nhất cho tới những thao tác khó về máy tính cho bạn, phục vụ cho công việc hay hành trình đi tìm kiếm công việc nữa đó.

Hy vọng thông qua bài viết về cách tạo file Excel quản lý kho thì bạn có thể hiểu thêm nhiều hơn những thông tin giá trị về cách sử dụng Excel. Nếu bạn cần thêm thông tin bạn có thể truy cập vào timviec24h.vn nhé!

Đăng ngày 20/11/2020, 86 lượt xem