Hướng dẫn bạn cách làm sổ sách kế toán trên Excel chuyên nghiệp

Mục lục

1. Những hàm thường sử dụng trong Excel đối với kế toán

Có một số những hàm trong Excel được những nhân viên kế toán thường hay sử dụng để làm sổ sách vì thế trong bài viết hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên Excel tôi sẽ liệt kê cho bạn một số hàm phổ biến nhất nhé!

1.1. Hàm IF

Hàm if để kiểm tra một điều kiện nào đấy và khi điều kiện đó đúng thì trả về một giá trị, nếu như mà điều kiện đó sai thì sẽ trả về một giá trị khác. Cú pháp của hàm if sẽ có dạng: =IF(điều kiện, giá trị nếu điều kiện đúng, giá trị nếu điều kiện sai)

Lấy ví dụ cho hàm if khi sử dụng trong khi làm sổ sách kế toán là: =IF(D6=131;”MUA”;”BAN”)

1.2. Hàm SUMIF

Hàm thứ hai hay được đem ra sử dụng đó chính là hàm sumif. Hàm sumif sẽ được dùng để kế toán chuyển các bút toán cuối kỳ trong cách làm sổ sách kế toán trên Excel. Cú pháp của hàm sumif rất đơn giản: =SUMIF($E15:$E182,5111,$H$15:$H$182)

Bạn cần lưu ý là khi tuyệt đối giá trị thì tùy vào trường hợp mà tuyệt đối với dòng hoặc cột.

Bạn sẽ ấn F4 1 lần nếu muốn tuyệt đối cả dòng và cột ($cột$dòng)

Bạn sẽ ấn F4 2 lần nếu muốn tương đối cột và tuyệt đối dòng (cột$dòng)

Bạn sẽ ấn F4 3 lần nếu muốn tương đối dòng và tuyệt đối cột ($cột dòng)

1.3. Hàm LEFT

Hàm left để lấy ký tự bên trái của một dãy nào đó tính từ ký tự thứ bao nhiêu và lấy bao nhiêu ký tự. Đây là hàm thường được kết hợp với hàm vlookup và hlookup khi muốn tìm mã hàng, mã sản phẩm, … 

Ví dụ về hàm left: =LEFT(“timviec24hvn”,6)= “timvie”

=LEFT(“timviec24hvn”,10)= “timviec24h”

Trên Excel thì có thể là =LEFT(D10,2) thì kết quả sẽ trả về dựa vào 2 ký tự nằm bên trái cùng của dữ liệu ô D10.

1.4. Hàm VLOOKUP

Hàm vlookup sẽ là hàm trả về giá trị dò theo cột đưa từ một bảng tham chiếu lên một bảng cơ sở dữ liệu theo đúng như giá trị dò tìm. Cú pháp của hàm vlookup là: =VLOOKUP(giá trị dò, bảng dò, cột giá trị trả về, kiểu dò). Khi mà X=0 thì là dò một cách chính xác còn khi X=1 thì dò tìm chính xác tương đối.

Hàm vlookup sẽ được dùng làm sổ sách kế toán trên Excel khi kế toán cần tìm mã hàng, tên hàng hóa từ danh mục hàng hóa về bảng nhập xuất tồn. Họ cũng sẽ dùng vlookup để tìm đơn giá xuất kho từ bên bảng nhập xuất tồn sang phiếu xuất kho. Tìm các mã TK, tên TK,...

1.5. Hàm LEN

Hàm len sẽ sử dụng để đếm số ký tự trong chuỗi ký tự.

Cú pháp của len sẽ là: =LEN(text)

Ví dụ: =LEN(“timviec24hvn”)=12

=LEN(“timviec”)=7

1.6. Hàm SUBTOTAL

Hàm subtotal là hàm sẽ tính toán cho một nhóm con bên trong một danh sách hoặc là trong một bảng dữ liệu tùy thuộc vào phép tính mà bạn đã chọn ở đối số thứ nhất

Cú pháp của subtotal sẽ là: =SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...)

Hàm này sẽ được kế toán dùng để tính tổng phát sinh trong kỳ hoặc tính tổng cho từng tài khoản cấp 1, tính tổng số tiền tồn từng ngày…

1.7. Hàm MID

Hàm mid sẽ dùng để lấy một số lượng ký tự tính từ ký tự thứ bao nhiêu tính từ trái sang phải)

Ví dụ: =MID(“timviec24hvn”,8,3)=365

Nhìn vào ví dụ bạn có thấy là  lấy ở chuỗi ký tự “timviec24hvn” từ ký tự đứng thứ 8 và lấy liên tiếp 3 ký tự. Trong “timviec24hvn” ký tự đứng thứ 8 tính từ trái qua phải sẽ bắt đầu là số 3. Và lấy 3 ký tự liên tiếp thì lấy “365”. Vậy kết quả trả về sẽ là 365.

Những hàm trong Excel có thể áp dụng làm sổ sách kế toán trên Excel còn rất nhiều bạn có thể tìm hiểu thêm trên internet hoặc là vào trong web timviec24h.vn.

Trang web này có thể cung cấp tới bạn những bài viết hay nhất, đầy đủ thông tin nhất. Hơn nữa web cũng có thể cung cấp những kiến thức cẩm nang kinh nghiệm làm việc kế toán cho bạn, nơi bạn có thể tìm thấy được những kinh nghiệm giúp làm việc dễ dàng hơn, tiện lợi hơn trong ngành nghề kế toán nhé!

2. Kinh nghiệm làm sổ sách kế toán trên Excel

Vậy làm sổ sách kế toán trên Excel cần phải có những lưu ý gì cần lưu ý gì bạn biết chưa? Trước khi tiến hành làm với Excel thì bạn cần phải tìm hiểu doanh nghiệp nơi mà các bạn làm việc xem là doanh nghiệp lựa chọn chế độ kế toán theo thông tư 133 hay là thông tư 200.

Doanh nghiệp lựa chọn hình thức của sổ kế toán là nhật ký chung hay là chứng từ ghi sổ. Về phương pháp tính thuế GTGT thì là trừ trực tiếp hay khấu trừ. Năm tài chính của các doanh nghiệp sẽ bắt đầu là từ ngày 1/1 đến ngày 31/12.

Cùng với đó là các phương thức hạch toán kế toán, cần phải lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên hay là kiểm kê định kỳ, lựa chọn các phương pháp tính giá xuất kho, cùng những phương pháp về tính khấu hao tài sản cố định. 

Bạn cũng cần biết về những nguyên tắc ghi sổ kế toán trên Excel. Vì bạn hạch toán kế toán hoàn toàn trên Excel nên bạn sẽ chuẩn bị các công thức hàm để có thể tổng hợp số liệu cùng những đối tượng kế toán.

Bạn cần phải hợp nhất việc lựa chọn tài khoản kế toán bởi vì đó chính là cơ sở dữ liệu làm nơi để tính xem sử dụng hàm nào thì thích hợp.

Nếu chọn tài khoản tổng hợp thì bạn có thể trong thời gian hạch toán bạn cần phải sử dụng tài khoản tổng hợp này. Nếu bạn sử dụng tài khoản chi tiết thì cũng phải dùng tài khoản chi tiết đó trong suốt quá trình hạch toán.

Nói chung thì trong ngành kế toán cần phải sử dụng rất nhiều các ứng dụng, phần mềm để hỗ trợ đặc biệt dành cho chuyên môn nghiệp vụ của nghề kế toán, vậy cho nên bạn sẽ cần tìm hiểu nhiều hơn về các kỹ thuật giúp cho công việc của bạn diễn ra hết ít thời gian nhất, đạt được hiệu quả cao hơn mà không cần vất vả bỏ nhiều công sức, thời gian đó có thể làm thêm nhiều việc khác hiệu quả hơn.

Những kinh nghiệm quý báu cần phải tích lũy dần dần theo thời gian làm việc cũng như là có sự cọ xát thực tế, học hỏi tiền bối đi trước và phải có nhiều đợt tập huấn kỹ năng để trở nên chuyên nghiệp hơn.

Nếu bạn muốn nâng cao khả năng và kiến thức thì bạn có thể tham gia web timviec24h.vn vì trong page có rất nhiều tính năng hay trong đó có cẩm nang việc làm.

Ở đây hàng ngày đều sẽ có hàng trăm bài viết mới được cập nhật, hơn nữa sẽ được nhiều tác giả tâm huyết cập nhật và viết bài vì thế có nhiều sự đa dạng và thú vị mang tới cho độc giả đang muốn tìm kiếm thông tin. 

Nếu bạn là người đang trên con đường hành trình lập nghiệp với kế toán và muốn tìm kiếm cơ hội cho mình thì web cũng có tính năng giúp cho bạn tìm được nơi tuyển dụng. Khi bạn vào trang chủ của timviec24h.vn bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy phần “chọn tỉnh thành” và “chọn ngành nghề” bạn sẽ vào và tìm chọn những gợi ý có sẵn ví dụ bạn chọn “Hà Nội” và “kế toán”.

Sau đó ngay dưới có phần nhập tên công việc vị trí thì bạn sẽ gõ điền ví dụ kế toán kho, kế toán khách sạn và sau đó sẽ click vào ô Tìm kiếm là bạn đã có ngay một loạt những cơ sở đang tuyển vị trí kế toán ở Hà Nội rồi đó.

Bạn sẽ có đầy đủ các thông tin từ mô tả công việc, mức lương, thu nhập, yêu cầu công việc cho tới địa chỉ liên hệ, cách ứng tuyển. 

Trong trang web timvieci365.vn có rất nhiều các tính năng hay ví dụ như là tạo CV nhanh cho ứng viên. Khi bạn không có thời gian thiết kế cho CV hoặc là không biết cách làm nên một CV chuyên nghiệp thì bạn sẽ không biết cách căn chỉnh định dạng hay phối màu sao cho phù hợp và chuyên nghiệp. Vậy nên timviec24h.vn thấu hiểu điều đó cho nên đã làm sẵn các kiểu CV phù hợp với từng loại công việc, với đầy đủ các style phong cách cá nhân riêng cho bạn tùy ý lựa chọn nhé!

Bạn sẽ chỉ cần điền vào những thông tin của bạn, phần còn lại thuộc về thiết kế sẽ có timviec24h.vn lo. Vậy nên bạn có thể yên tâm là bản CV của bạn nộp tới nhà tuyển dụng là bản chuyên nghiệp, đi đúng những nội dung mà nhà tuyển dụng muốn biết.

Có thể nói thì trang web là kết nối, cầu nối giữa nhà tuyển dụng và người ứng viên để công việc và người tìm được nhau.

Có nhiều kênh để kết nối những web về tuyển dụng, ngành nghề sẽ là nơi làm việc đặc thù, chuyên nghiệp vì web chuyên làm về tuyển dụng, luôn có các thông tin tuyển dụng mới nhất, những thông tin dành cho độc giá là miễn phí, hơn nữa thì thấu hiểu được mối quan tâm của những người tìm việc, trang web đã có sẵn rất nhiều những tính năng cùng nhiều chuyên mục hỗ trợ và so sánh những nơi tuyển dụng, những so sánh về mức lương trong ngành.

Những ai chuẩn bị ra trường hoặc là đang đi tìm việc làm khi sử dụng trang web này sẽ đều có trải nghiệm tốt nên bạn hãy có cảm nhận riêng mình nhé!

Excel thực sự là rất hữu dụng và đem về rất nhiều lợi ích dành cho chúng ta khi làm việc, nhất là những công việc cần lưu nhiều file sổ sách như kế toán viên, giáo viên, giám đốc, xuất nhập khẩu, quản lý kho, kiểm định hàng hóa,... Nếu bạn cần thêm thông tin về cách làm sổ sách kế toán trên Excel bạn có thể tham khảo trong web timviec24h.vn nhé! Chúc bạn thành công!

Đăng ngày 20/11/2020, 11 lượt xem