1. AI được ứng dụng trong hợp đồng của CRM như thế nào?
Việc áp dụng hệ thống CRM vào hoạt động bán hàng ngày càng phát triển khi các doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng của việc nắm bắt toàn diện về hành trình mua hàng của khách hàng dựa trên những điểm tiếp xúc khác nhau. Đồng thời CRM cũng là một công cụ hữu hiệu để quản lý hợp đồng mua bán. Hoạt động kinh doanh phát triển không chỉ làm tăng sản lượng mà còn làm tăng số lượng hợp đồng mà doanh nghiệp có được tại bất kỳ thời điểm nào. Việc không quản lý hợp đồng đúng cách sẽ dẫn đến “rò rỉ giá trị”, làm suy yếu tiềm năng lợi nhuận của doanh nghiệp. Các quy trình quản lý hợp đồng ra đời để ngăn chặn những nguy cơ này, đảm bảo các hợp đồng được xử lý hiệu quả nhất từ khâu bắt đầu, đàm phán, quản trị và gia hạn. Giờ đây, một loạt nền tảng tự động hóa mới đã ra đời để nâng cấp khả năng quản lý hợp đồng của CRM đó là ứng dụng AI trong hợp đồng CRM.
Khi nói đến AI, bạn có thể cảm thấy khái niệm này còn mới mẻ, bạn vẫn nghĩ AI hay trí tuệ nhân tạo là những người máy hay robot mà người ta thường nói nó có thể xâm chiếm Trái Đất vào một ngày không xa. Nhưng không, AI không hoàn toàn phức tạp đến vậy mà nó vẫn có nhiều khía cạnh thực tế hiện hữu xung quanh chúng ta mỗi ngày. AI là một cụm từ dễ hiểu bao gồm những thứ như phân tích dự đoán, Internet vạn vật, học máy, xử lý ngôn ngữ, học sâu và big data. Mỗi khi bạn thực hiện tìm kiếm trên Google hay lướt xem mạng xã hội, AI đã xuất hiện một cách vô hình để cá nhân hóa trải nghiệm trực tuyến của bạn, giúp bạn tìm thấy những thứ bạn muốn, đưa ra những gợi ý mà bạn cần.
Ngày nay, AI cũng đã trở thành một đồng nghiệp kỹ thuật số vô cùng đắc lực của những nhà quản lý và kinh doanh. Nó đảm nhận những công việc mà con người có thể làm được nhưng tốn rất nhiều thời gian và công sức như cập nhật, lưu trữ, quản lý, tìm kiếm, phân loại, kiểm tra tình trạng, tra cứu lịch sử thay đổi,...và những yếu tố khác liên quan đến các hợp đồng kinh doanh. Tất cả những công việc này đều được AI xử lý một cách nhanh gọn, hiệu quả, chính xác đến từng chi tiết nhỏ, từng giây từng phút. Do đó, không quá khi nói rằng ứng dụng AI trong hợp đồng CRM có khả năng biến đổi cách thức hoạt động quản lý và kinh doanh.
2. AI mang lợi những lợi ích gì cho hợp đồng CRM?
Tự động hóa kinh doanh mục tiêu mà các nhà quản trị luôn hướng đến do chúng mang lại những lợi ích đơn giản nhưng hiệu quả, hợp lý hóa hoặc loại bỏ một số công việc lặp đi lặp lại mà nhân viên phải làm một cách thủ công. Khi quy mô tăng lên mà muốn giảm chi phí nhân công, người lao động lại càng cần những giải pháp tự động hóa để hỗ trợ họ trong những công việc cần sử dụng trí óc. AI xuất hiện và trở thành một giải pháp ấn tượng. Nền tảng quản lý hợp đồng của CRM được AI hỗ trợ có thể chuyển đổi hợp đồng trên văn bản thành một dữ liệu động, có cấu trúc của một cơ sở dữ liệu, có thể thay đổi, chỉnh sửa, gia hạn, lưu lại lịch sử, xử lý, phân tích các thông số theo tình hình thực tế.
AI và CRM là sự kết hợp tuyệt vời và đang được thúc đẩy mạnh mẽ nhất trong những năm gần đây. Một số nhà phát triển và cung cấp phần mềm CRM đã bắt đầu đầu tư vào AI từ nhiều thập kỷ trước. Đến nay, tất cả các doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh đều đã nhận ra tầm quan trọng của nó, và dưới đây là chính xác những gì mà AI có thể làm để cải thiện hiệu quả trong quy trình xử lý hợp đồng của CRM.
2.1. Trích xuất dữ liệu tự động
Khi ứng dụng AI vào hợp đồng của CRM, nó có thể tự động trích xuất dữ liệu cần thiết mà người dùng cần, giống như cách nó làm trên Google, Facebook hay bất cứ ứng dụng nào khác khi chúng ta thực hiện tìm kiếm. AI có thể nhanh chóng nhận ra thông tin về ngày ký hợp đồng, ngày cập nhật dữ liệu lên hệ thống, thông tin về nhà cung cấp hay các đối tác, số tiền. Ngoài ra, nó còn có thể thực hiện những yêu cầu cao cấp hơn và xác định những thông tin phức tạp hơn như các điều khoản trong hợp đồng, các thỏa thuận, những dữ liệu quan trọng khác để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quản lý và quản trị.
2.2. Hợp lý hóa các quy trình công việc
Khi giảm thiểu việc trích xuất dữ liệu thủ công, hệ thống sẽ giảm khả năng bị tắc nghẽn khi nhập dữ liệu và tăng tốc thời gian xử lý tổng thể. AI thực sự mang lại lợi ích trong toàn bộ quá trình theo dõi và xử lý hợp đồng. Người dùng cũng có thể tìm kiếm những hợp đồng còn thiếu chữ ký và những thông tin bắt buộc khác để nhà quản lý có thể bổ sung trước khi xảy ra sự cố hay vấn đề nào đó nghiêm trọng hơn. AI cũng giúp người dùng dễ dàng truy cập thông tin như ngày đến hạn có thể giao hàng, các điều khoản mà không cần phải truy cập cơ sở dữ liệu để tìm kiếm từng mục.
2.3. Thống nhất quy trình làm việc của toàn doanh nghiệp
Là một công cụ tự động hóa từ đầu đến cuối, AI giúp cho quy trình làm việc của doanh nghiệp được thực hiện một cách linh hoạt và tự động, tích hợp với các hệ thống khác của tổ chức. Nếu không có công cụ tự động hóa, nhân viên trong bộ phận kế toán sẽ phải thông báo đến nhà quản lý hợp đồng nếu nhà cung cấp không thanh toán hóa đơn đúng hạn. Nhưng khi ứng dụng AI vào hợp đồng CRM, người dùng có thể chia sẻ thông tin liền mạch giữa các công cụ để tạo quy trình làm việc gắn kết hơn mà không phải nhập lại dữ liệu hay thực hiện thêm bất cứ công việc nào khác.
2.4. Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
Việc thống nhất thông tin từ nhiều bộ phận trên cùng một hệ thống giúp cho người dùng có thể truy cập vào nhiều dữ liệu hơn thay vì chỉ những thông tin được trích xuất trên hợp đồng. Ví dụ như trích xuất thêm dữ liệu về doanh thu để người dùng đưa ra quyết định có nên tiếp tục gia hạn hợp đồng hay không. Hoặc trích xuất thêm những thông tin về vi phạm của đối tác để đưa ra quyết định giảm chi phí nếu muốn gia hạn hợp đồng. Khi thông tin có sẵn một cách dễ dàng, người dùng không cần tốn thời gian và công sức để tìm kiếm và xử lý thông tin, người dùng cũng có thể dành nhiều thời gian hơn để nghiên cứu và đưa ra quyết định.
Khi các tổ chức, doanh nghiệp phát triển, quy trình hợp đồng ngày càng trở nên phức tạp đối với nhân viên trong mọi lĩnh vực. Ứng dụng AI trong hợp đồng của CRM mang lại cho các tổ chức lợi thế cạnh tranh và tạo ra các quy trình hiệu quả hơn. Sự kết hợp này không chỉ dừng lại ở việc nâng cao hiệu quả trong khâu quản lý hợp đồng mà còn mang tính tự động hóa trong mọi khía cạnh trong doanh nghiệp.
