Procurement là gì? Nghề tưởng dễ nhưng lại không như mọi người nghĩ

Mục lục

“Ai ve chai hông” - tiếng rao này chắc không còn quá xa lạ với mỗi chúng ta đặc biệt là với tuổi thơ của mỗi người. Đã có khi nào bạn từng thắc mắc tại sao những vật dụng tưởng chừng không còn giá trị như những vỏ lon, những cái chai vỡ, những chiếc dép đứt… lại được những cô ve chai thu mua hay không ? Đây là một ví dụ điển hình của nghề Produrement đấy, để hiểu thêm về nghề này, tính chất công việc của nghề này các bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây.  

1. Những định nghĩa, khái niệm liên quan đến nghề Procurement

Procurement là một thuật ngữ tiếng Anh, dịch sát nghĩa tiếng việc thì đây là hoạt động thu mua hàng hóa, tìm guồn cung ứng hang hóa bao gồm sản phẩm và dịch vụ. Hay giải thích một cách đơn giản thì đây là hoạt động thua mua nguyên liệu, vật liệu để đáp ứng cho dây chuyên sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạt động thu mua là hoạt động đầu tiên trong chuỗi cung ứng.

Việc thu mua hang hóa là một phần trong kế hoạch của doanh nghiệp phụ thuộc vào khả năng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Tùy thuộc vào khả năng đó mà doanh nghiệp có những hoạt động thu mua hợp lý nhằm đảm bảo quy trình sản xuất, kinh doanh được diễn ra một cách trơn tru. Chính vì lẽ đó, khâu thu mua là bước đi đầu tiên cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và nó đảm nhận một vai trò hết sức quan trọng. Hoạt động này cần phải tính toán chính xác sao cho phù hợp với quy trình sản xuất để tránh hang tồn, tránh chênh lệch về số lượng, giá cả của thành phẩm được tạo ra.

Nhân viên procurement là người thực hiện việc thu mua hang hóa, nguyên vật liệu để đáp ứng cho quy trình sản xuất, kinh doanh của công ty. Trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất luôn có bộ phận này, thường được gọi là Bộ phận mua hàng. Cho nên nhiệm vụ của một procurement là phải tính toán mua hang nhằm đảm bảo số lượng, chất lượng cho quy trình kinh doanh, sản xuất được đảm bảo vận hành thông suốt bao gồm các công việc như tìm nhà cung cấp, liên hệ khách hang cũ, lên đơn, lên hợp đồng sơ bộ.

2. Công việc chi tiết của procurement

2.1. Quy trình procurement bao gồm những hoạt động gì?

Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, sản xuất mà quy trình  của procurement sẽ có sự khác biệt đặc thù nhất định, tuy nhiên sự khác biệt đó được xây dựng trên nền tảng là những đặc điểm chung, bao gồm:

- Bộ phận thu mua sẽ lập xác nhận nhu cầu nguyên liệu, vật liệu của bộ phận sản xuất, kinh doanh.

- Lập kế hoạch chi tiết về các yêu cầu mua hàng.

- Thông báo mời thầu hoặc gửi yêu cầu đến các nhà cung cấp bao gồm đối tác cũ hoặc là nhà cung cấp mới.

- Nhận báo giá và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất.

- Đối tác được lựa chọn tiến hành cung cấp sản phẩm, nguyên vật liệu theo yêu cầu mua hang.

- Bộ phận mua hàng tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã h àng hóa theo yêu cầu trong đơn đặt h àng sau đó tiến hành thành toán.

2.2. Một nhân viên procurement phải làm công việc gì?

Quy trình chi tiết đã nêu ở trên, theo đó một nhân viên thu mua có trách nhiệm phải tìm kiếm nguồn cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp hợp lý, kiểm tra giá thành sản phẩm, thực hiện mua sản phẩm để cung cấp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Và để làm được những công việc này, một nhân viên thu mua phải thực hiện rất nhiều công việc chi tiết khác, bao gồm:

Hoạt động thua mua phải bắt đầu từ việc phát sinh nhu cầu hàng hóa cụ thể. Những nhu cầu này phải được trao đổi chi tiết với các bộ phận có liên quan như sản xuất, lưu kho… để đảm bảo hoạt động thu mua diễn ra hiệu quả. Qua đó, nhân viên procurement sẽ có cơ sở đển lên kế hoạch, xác định các loại mặt hàng cần phải mua, mặt h àng nào ưu tiên mua trước, mặt hang nào mua sau… Từ đó nhân viên thu mua mới có đánh giá tổng quan để lên kế hoạch đặt hàng, gửi chào hang đến các nhà cung ứng và quản lý được quá trình thực hiện

Bộ phận thực hiện nhiệm vụ thu mua sẽ tạo một tiêu chuẩn cần phải có đối với các yêu cầu mua hàng, bao gồm một số thông tin như: đặc tính sản phẩm, thông số kỹ thật, loại hình, tính chất hóa – lý, mục đích, nhu cầu sử dụng, giá thành, thời han giao nhận, điều kiện giao nhận, vận tải… từ đó để đưa ra phương án lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất.

Sau khi nắm được nhu cầu hàng hóa, nhân viên procurement sẽ tiến hành công việc tìm kiêm và liên hệ các nhà cung cấp bao gồm các đối tác cũ cũng như các nhà cung cấp mới để thông báo mời thầu, xin báo giá.

Bộ phận procurement sẽ cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất dựa trên các tiêu chí đáng giá đã được đề ra trước đó, tạo danh sách các nhà cung cấp theo thứ tự ưu tiên sau đó báo cáo lãnh đạo, trong khâu này việc lưu hồ sơ chi tiết, chính xác cần phải được đảm bảo để việc đánh giá chính xác và cập nhật khi cần thiết.

Sau khi có được sự lựa chọn hợp lý, bộ phận thu mua sẽ lên đơn, lên hợp đồng sơ bộ, sau đó sẽ đưa qua các bộ phận pháp lý để kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng, đơn hang (đối với công ty có bộ phận pháp lý). Nhà cung cấp được lựa chọn sẽ tiết hành cung cấp sản phẩm theo đơn đặt hang, nhân viên thu mua có trách nhiệm theo dõi đơn hàng, sẵn sàng lên kế hoạch cho những trường hợp phát sinh như tồn kho, thiếu hàng… cho đến khi hoàn thành đơn hàng.

Sau khi đơn hàng đã được xác nhận thành công thì cần xác nhận lại thời điểm nhu cầu hàng hóa được đối tác tiến hành sản xuất, thời điểm giao hang và các chi phí có phát sinh. Từ đó để đảm bảo hợp đồng thực hiện đúng tiến độ, tránh ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Sau đó phải xác nhận lại hóa đơn của lô sản phẩm được đặt, nhằm đối chiếu, kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, kiểu cách… của sản phẩm.

Sau khi các tiêu chí được đảm bảo, nhân viên procurement có trách nhiệm thực hiện thanh toán đơn hàng theo hợp đồng đã ký kết và kiểm tra tính pháp lý, sự chính xác từ các hóa đơn chứng từ và các thông tin chi tiết về lô hàng, nếu có sai sót cần phải lập tức điều chỉnh.

Nhân viên procurement phải thực hiện những công việc trên để xác định và đảm bảo rằng hoạt động thu mua của mình diễn ra hiệu quả nhất, nhằm giảm thiểu chi phí cho công ty. Cần phải cân nhắc các nhà cung cấp địa phương để thuận lợi cho việc vận chuyển, chi phí vận chuyển, rui ro về thiên tai, thời tiết…

2.3. Procurement có những nguyên tắc nào?

Nguyên tắc đầu tiên và cơ bản nhất của một procurement là phải mua được sản phẩm với giá tốt nhất với chất lượng tốt nhất có thể. Đây là điểm mà các nhà tuyển dụng sẽ chấm rất cao nếu ứng viên có kinh nghiệm, kỹ năng trong vấn đề này.

Để làm được việc này, nhân viên thu mua phải biết cách phân tích số liệu một cách hợp lý. Những thông tin, số liệu là đa chiều có nhiều lựa chọn. Chính vì vậy tự nhu cầu cụ thể của hoạt động sản xuất và việc xác nhận những nhà cung cấp bổ trợ cho việc tổng hợp và đưa ra lựa chọn nhà cung cấp hợp lý nhất. Việc thu mua cần phải thực hiện chính xác ở tỉ lệ cao.

Thường các doanh nghiệp có bộ phận thu mua, họ có những nguyên tắc mua hàng được xác lập từ trước, một ứng viên phải đáp ứng được những yêu cầu, hiểu được những thủ tục đó, thực hiện nó một cách hài hòa sẽ được đánh giá rất cao. Bởi việc thực hiện thu mua dựa trên những nguyên tắc này sẽ hạn chế những đơn hàng không cần thiết, nhu cầu không cao…

3. Kỹ năng cần có của một nhân viên procurement

- Khả năng kinh doanh, hiểu thị trường, nắm bắt thời giá, biến động thị trường liên quan đến giá cả sản phẩm: Một nhân viên thu mua phải hiểu được thị trường, có kiến thức về sản phẩm của công ty, có kiến thức về nguyên vật liệu của công ty, có kiến thức vê sản phẩm mà công ty cần mua… từ đó mới nhanh chóng tìm được nhà cung cấp và thực hiện các hoạt động thu mua hiệu quả.

- Khả năng đàm phán, giao tiếp: Điều này là điều tất yếu, một hoạt động thu mua cần phải giao tiếp trao đổi rất nhiều với các đối tác. Mỗi đối tác có một đặc điểm khác nhau, đòi hỏi nhân viên thu mua phải khéo léo, hài hòa trong giao tiếp, khả năng đàm phán thuyết phục để đem lại lợi thế trên bàn đàm phán cho công ty mình.

- Năng động, sáng tạo và trung thực: Đây là kỹ năng cần có của các đầu mục công việc khác chứ không riêng gì với hoạt động thu mua. Sự năng động, sáng tạo luôn tạo ra hiệu quả trong công việc. Tuy nhiên sự sang tạo này phải nằm trong khuôn khổ cho phép của công ty, nhu cầu mua hàng của công ty. Từ đó hoạt động mua hàng mới hiệu quả và đem lại lợi nhuận cho công ty. Đặc biệt, sự trung thực là một điều tối quan trọng đối với nhân viên thu mua, vì đây là công việc liên quan đến tiền bạc, tài chính, nhân viên thu mua sẽ đại diện cho doanh nghiệp thực hiện giao dịch. Một nhân viên trung thực, liêm chính sẽ không có những trường hợp phát sinh như cát xén sản phẩm, nâng khống giá thành sản phẩm… từ đó giá trị đơn hàng mới là những giá trị thật, chính xác, đảm bảo quyền lợi của công ty.

Những kỹ năng và đặc điểm này cần phải có sự tương hỗ lẫn nhau mới tạo nên được một nhân viên procurement xuất sắc.

Tin tức khác

Làm sao để tìm được gia sư giỏi
Làm sao để tìm được gia sư giỏi

Gia sư là một nghề rất quen thuộc với nhiều người, nhất là đối với những gia đình khá giả, họ thường tìm gia ...

6 sai lầm lớn mà người nhảy việc mắc phải
6 sai lầm lớn mà người nhảy việc mắc phải

Quyết định “nhảy việc” khi chưa có sự chuẩn bị kỹ càng sẽ khiến bạn rơi vào bế tắc và mất phương hướng. Vậy ...

Tổng hợp quản trị kinh doanh gồm những chuyên ngành nào?
Tổng hợp quản trị kinh doanh gồm những chuyên ngành nào?

Quản trị kinh doanh là một chuyên ngành hot và nhận được rất nhiều sự quan tâm của mọi người, nhất là các bậc ...

Tổng hợp câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn xin việc 2019
Tổng hợp câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn xin việc 2019

Các câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn xin việc 2019, cách trả lời phỏng vấn thông minh, hiệu quả ghi điểm với nhà ...

DEVELOPER – Nhân tố quan trọng của thời đại 4.0
DEVELOPER – Nhân tố quan trọng của thời đại 4.0

Bạn thường xuyên nghe đến “lập trình viên”,“ thời đại công nghiệp 4.0” hay “công nghệ thông tin”, nhưng bạn có biết đến hay ...

Tra cứu thông tin doanh nghiệp qua mã số thuế 2019
Tra cứu thông tin doanh nghiệp qua mã số thuế 2019

Tra cứu mã số thuế thông tin doanh nghiệp là vấn đề hết sức quan trọng nếu như bạn đang bắt tay vào một ...

Học ngành địa lý học ra làm gì? và những con số biết nói về cơ hội việc làm của ngành này
Học ngành địa lý học ra làm gì? và những con số biết nói về cơ hội việc làm của ngành này

Không phải bất cứ chúng ta ai cũng hiểu hoàn toàn về thế giới và các vùng lãnh thổ mà tất cả sẽ dựa ...

Ntr là gì và những thông tin thú vị về NTR
Ntr là gì và những thông tin thú vị về NTR

Ntr là gì? Hiện nay, trong các bộ phim hoạt hình hay truyện tranh dành cho tuổi mới lớn thường xuất hiện từ NTR. ...