ERP là gì?Tại sao doanh nghiệp vừa - nhỏ cần hoạch định nguồn lực

Mục lục

Lịch sử đã cho chúng ta thấy rằng, qua mỗi lần biến động kinh tế, dịch bệnh, suy thoái đặc biệt là khủng hoảng kinh tế thì sau người dân, doanh nghiệp sẽ là nạn nhân thứ 2 chịu hậu quả nặng nề. Rất nhiều doanh nghiệp đã phát sản đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đó chính là lý do mà việc hoạch định nguồn lực - ERP là một công việc vô cùng quan trọng đối với sự phát triển doanh nghiệp.

1. Bạn đã biết ERP là gì?

ERP là ba chữ viết tắt trong cụm từ Enterprise Resource Planning được hiểu là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP là một hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho dòng thông tin và điều phối tất cả các nguồn lực và hoạt động trong tổ chức kinh doanh. Các chức năng thường được hệ thống hỗ trợ bao gồm sản xuất, kiểm kê, vận chuyển, hậu cần, phân phối, lập hóa đơn và kế toán. Một số giải pháp hiện đã nhúng chức năng quản lý quan hệ khách hàng. Một loạt các hoạt động kinh doanh bao gồm bán hàng, tiếp thị, thanh toán, sản xuất, quản lý hàng tồn kho, quản lý nguồn nhân lực và kiểm soát chất lượng phụ thuộc vào các hệ thống này. 

Hệ thống ERP hỗ trợ quản lý các kết nối với các bên liên quan bên ngoài cũng như tăng cường quản lý hiệu suất. Nó sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung và thường dựa trên nền tảng máy tính chung. Nó cung cấp cho người dùng một môi trường thống nhất, nhất quán, đồng nhất.

Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho dòng thông tin và điều phối tất cả các nguồn lực và hoạt động trong tổ chức.

- ERP là hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho dòng thông tin và điều phối tất cả các nguồn lực và hoạt động trong tổ chức kinh doanh.

- Trong tất cả các phần mềm mà một tổ chức có thể triển khai, ERP có khả năng tác động trực tiếp nhất đến việc giảm chi phí.

- Các giải pháp ERP có hiệu quả để giảm chi phí thông qua việc nâng cao hiệu quả và khả năng ra quyết định.

- Lợi thế cạnh tranh nảy sinh đối với các công ty có thể chứa chi phí để tăng doanh thu chuyển thành lợi nhuận cao hơn.

- Các giải pháp hiệu quả mở ra cánh cửa cho những cải tiến quy trình kinh doanh rộng lớn như được chỉ ra bằng dịch vụ khách hàng tốt hơn, hoạt động kinh doanh trơn tru hơn, hỗ trợ ra quyết định, loại bỏ các rào cản CNTT đối với tăng trưởng và điều phối các hoạt động kinh doanh khác nhau ..

Các giải pháp ERP phát triển từ các ứng dụng tập trung vào yêu cầu nguyên vật liệu và lập kế hoạch tài nguyên và sản xuất tích hợp máy tính. Thuật ngữ Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp ra đời khi các nhà phát triển phần mềm đang tìm kiếm một cái tên có thể mô tả chính xác hơn các hệ thống rộng lớn hơn này. Các giải pháp mới này cung cấp chức năng bao gồm các ứng dụng khác ngoài sản xuất.

2. Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ lại cần hoạch định nguồn lực?

ERP nhìn chung với các doanh nghiệp đều là rất quan trọng. Hoạch định nguồn lực với các doanh nghiệp lớn là điều quan trọng mà cơ bản trong mỗi chúng ta cũng đã hiểu được tại sao. Khác với doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có số vốn hạn chế hơn, nhân lực hạn chế hơn cũng như thị trường tiếp cận được cũng hạn chế hơn. Nếu không hoạch định nguồn lực thì chỉ cần qua một đợt thay đổi thị trường, biến động giá cả đặc biệt là khủng hoảng kinh tế thì doanh nghiệp vừa và nhỏ đó rất dễ dàng phá sản. 

2.1. Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần hoạch định nguồn lực vì ...

Trong tất cả các phần mềm mà một tổ chức có thể triển khai, ERP có khả năng tác động trực tiếp nhất đến việc giảm chi phí. Khi được hỏi trong một cuộc khảo sát năm 2010 do Aberdeen Group (Tập đoàn về công nghệ tại Hoa Kỳ) đã cho thấy các doanh nghiệp vừa và nhỏ ( viết tắt là SMB) thực hiện, yếu tố nào thúc đẩy họ triển khai giải pháp ERP, gần một nửa cho rằng cần phải giảm chi phí để cải thiện biên lợi nhuận hoạt động. Cải thiện dịch vụ khách hàng là lý do được trích dẫn nhiều thứ hai. Một cuộc khảo sát được thực hiện trong cùng khoảng thời gian bởi AMR Research đã xác nhận những phát hiện này. Đó là năm mươi phần trăm người được hỏi cho rằng giảm chi phí và cải thiện hiệu quả là hai ưu tiên hàng đầu của họ.

Vậy theo bạn tại sao doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa cần ERP?

Các công ty tốt nhất khao khát các phương pháp đã được chứng minh để hợp lý hóa hoạt động và cải thiện trải nghiệm của khách hàng để nâng cao vị thế cạnh tranh và thúc đẩy tăng trưởng - và giá trị của các giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) đã được thiết lập tốt.

Các lợi thế cạnh tranh nảy sinh đối với các công ty có thể kiềm chế chi phí để doanh thu tăng lên chuyển thành lợi nhuận cao hơn. Một giải pháp ERP được xây dựng và triển khai tốt sẽ giảm chi phí và tăng năng suất thông qua cải tiến các hoạt động. Chuẩn hóa các quy trình kinh doanh, đó là cần thiết để triển khai thành công ERP, đặt nền tảng để đạt được hiệu quả được cải thiện. Việc triển khai hiệu quả một giải pháp ERP sẽ tối ưu hóa việc sử dụng vốn thiết bị và nhân lực. Điều này làm tăng tầm quan trọng của các khả năng ERP khác như lập lịch trình và hoạch định nguồn lực.

Cho đến nay, hầu hết các SMB đều phải vật lộn để thu thập thông tin họ cần cho hoạt động của mình trong một mớ hỗn độn các công cụ không đủ. Khu vực SMB, vốn có tốc độ tăng trưởng trung bình cao hơn các đối tác lớn hơn, đang phải gánh chịu hậu quả của sự mất kết nối giữa những gì họ có trong hệ thống kế thừa và những gì họ cần để cạnh tranh hiệu quả trong một môi trường toàn cầu ngày càng cạnh tranh cao. Một công cụ cung cấp thông tin chi tiết về cách đạt được hiệu quả hơn từ tổ chức là vô giá.

Và khi doanh nghiệp vừa và nhỏ đều phải vật lộn để thu thập thông tin họ cần cho hoạt động của mình từ mớ công cụ không đủ - phần lớn bao gồm các bảng tính độc lập, hệ thống kế toán, ứng dụng máy tính để bàn và một loạt các ứng dụng cây nhà lá vườn. Những công cụ này thiếu mã lực, độ rộng và sự tích hợp cần thiết để cung cấp thông tin chi tiết mà các nhà quản lý cần để chuyển đổi doanh nghiệp của họ.

2.2. Vai trò của ERP với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Thiếu giải pháp ERP, các công ty, đặc biệt là các nhà sản xuất, thấy mình phải vật lộn để cạnh tranh và phát triển bằng cách sử dụng các ứng dụng thiếu chức năng, lỗi thời và bị cô lập với các ứng dụng và dữ liệu khác. Những thiếu sót này thể hiện theo nhiều cách ảnh hưởng xấu đến tổ chức, một số bao gồm:

- Dự báo không chính xác có tác động xấu đến mức tồn kho.

- Cái nhìn sâu sắc về kỹ thuật thiết kế sáng tạo được sự bao quát với doanh nghiệp.

- Việc theo dõi đơn hàng từ khi chấp nhận đến khi thực hiện là cồng kềnh - hoặc không tồn tại.

- Chu kỳ doanh thu bị che khuất.

- Năng lực được sử dụng không đầy đủ - hoặc sử dụng quá mức.

- Chi phí vượt mức và bỏ lỡ thời hạn làm ảnh hưởng đến quan hệ khách hàng.

Trong nhiều năm, các tổ chức nhỏ hơn nghĩ rằng họ quá nhỏ để gặt hái được những lợi ích của ERP với mức đầu tư cần thiết. Các giải pháp được thiết kế để phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ giờ đây cho phép các tổ chức nhỏ hơn tận dụng sức mạnh của các hệ thống này để đạt được cùng những lợi ích mà các công ty lớn hơn được hưởng. Các cách tiếp cận mới để cấu trúc các kiến ​​trúc hệ thống đã đơn giản hóa rất nhiều việc triển khai và sử dụng - và các giải pháp mạnh mẽ hiện có giá cả phải chăng hơn nhiều để mua và duy trì.

Có rất nhiều dịch vụ phần mềm rẻ tiền tự gọi là giải pháp ERP mà không phải là ERP “đầy đủ chức năng”. Có hàng tá tiện ích bổ sung cho các gói kế toán như phần mềm QuickBooks TM hoặc Sage Peachtree - một số tiện ích bổ sung này chạy trên cơ sở dữ liệu Access TM, thiếu chức năng và tính năng ERP thực sự và không thể mở rộng. So sánh các gói này với một giải pháp ERP đầy đủ chức năng cũng giống như so sánh một chiếc xe cút kít với một máy xúc lật phía trước.

3. Lợi ích của việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Các giải pháp ERP giúp doanh nghiệp có thể:

- Có hơn một tá mô-đun tích hợp đáp ứng nhu cầu của tổ chức.

- Có thể mở rộng quy mô để phát triển cùng với tổ chức.

- Chúng chứa một bộ công cụ cho phép người dùng tùy chỉnh.

- Dựa trên một cơ sở dữ liệu quan hệ, phức tạp với quyền truy cập mở.

- Nhà cung cấp có hiểu biết chắc chắn về mong muốn và nhu cầu của thị trường và cam kết đáp ứng họ thông qua các dịch vụ của mình.

Một trong dữ liệu thường phân tán.Việc hợp nhất dữ liệu từ việc sử dụng ERP tạo ra nhiều lợi ích cho tổ chức:

- Không cần đồng bộ hóa các thay đổi giữa các hệ thống.

- Hợp nhất các ứng dụng và mang lại nhiều quyền kiểm soát hơn cho các quy trình chức năng chéo để sản xuất, tài chính, nhân sự, tiếp thị và bán hàng.

- Cung cấp một cái nhìn toàn doanh nghiệp trong thời gian thực về doanh nghiệp để ra quyết định nhanh hơn và hiệu quả hơn.

- Rút ngắn thời gian sản xuất và thời gian giao hàng - lợi ích chính của việc triển khai giải pháp ERP đầy đủ chức năng là hợp nhất

- Giúp xây dựng tầm nhìn chung trong toàn doanh nghiệp.

- Hợp nhất nhiều quyền và thủ tục bảo mật vào một khuôn khổ duy nhất,  giảm nguy cơ mất hoặc lộ dữ liệu nhạy cảm.

Lợi ích của ERP đã được chứng minh qua một số nghiên cứu. Tập đoàn Aberdeen đã tìm thấy những lợi ích có thể định lượng được sau đây từ hệ thống ERP tốt nhất trong phân khúc triển khai: Giảm 22% chi phí vận hành; Giảm 20% chi phí hành chính; Giảm 17% hàng tồn kho (cho sản xuất và phân phối).

Ngay cả những công ty được đặc trưng là đi sau cũng nhận ra những lợi ích đáng kể từ việc triển khai ERP của họ.

- Cải thiện 19% trong việc giao hàng đầy đủ và đúng hạn,

- Cải thiện 17% việc tuân thủ lịch trình (đối với sản xuất và phân phối).

Nghiên cứu cũng cho thấy rằng việc triển khai tốt nhất trong lớp kết hợp chiến lược, khả năng tổ chức và công nghệ để:

- Chuẩn hóa và tăng tốc cả các chức năng tại văn phòng và đối mặt với khách hàng.

- Cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực trong suốt chu kỳ báo giá đến khi nhận tiền mặt.

- Sử dụng các báo cáo ngoại lệ để chủ động đối phó với các vấn đề tiềm ẩn.

Ngay cả những công ty được đặc trưng là đi sau cũng nhận ra những lợi ích đáng kể từ việc triển khai ERP của họ. Những người biểu diễn ít hơn xuất sắc này đã nhận ra: Giảm 7% chi phí vận hành; Giảm 4% chi phí hành chính; Giảm 9% hàng tồn kho (cho sản xuất và phân phối); Cải thiện 11% việc tuân thủ lịch trình nội bộ (đối với sản xuất và phân phối); Cải thiện 6% trong việc giao hàng đầy đủ và đúng hạn.

Những nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, tiết kiệm theo tỷ lệ phần trăm đơn lẻ nghe có vẻ không ấn tượng lắm, nhưng đối với mỗi triệu đô la chi phí hoạt động, khoản tiết kiệm 7% lên tới 120 triệu đồng.

Những lợi ích “khó” có thể định lượng được như giảm chi phí quản lý và vận hành, giảm hàng tồn kho, cải thiện lịch trình sản xuất và giao hàng, đồng thời tăng tỷ suất lợi nhuận hoạt động tạo nên một trường hợp thuyết phục cho ERP trong một thị trường toàn cầu cạnh tranh khốc liệt như vậy.

ERP nhìn chung với các doanh nghiệp đều là rất quan trọng, với các doanh nghiệp lớn tiềm lực mạnh hơn nên việc hoạch định cũng dễ dàng hơn.Trong khi đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có số vốn hạn chế hơn, nhân lực hạn chế hơn cũng như thị trường tiếp cận được cũng hạn chế hơn. Hy vọng rằng, những chia sẻ trên đã giúp bạn nắm được ERP là gì? Cùng những thông tin hữu ích cho mình!

Đăng ngày 20/11/2020, 33 lượt xem