Điểm danh TOP các tình huống trong khách sạn cùng gợi ý xử lý

Mục lục

1. Các tính huống trong khách sạn “rắc rối” mà bạn có thể gặp phải

Ngành khách sạn cũng giống như một thế giới thu nhỏ vậy do đó khi làm việc bạn cần phải đối mặt với nhiều khách hàng hay nhiều tính huống xảy ra là điều tất yếu. Đôi khi chính bạn cũng cảm thấy có sự bối rối không biết cách để giải quyết các vấn đề phàn nàn đó thế nào. 

Đặc biệt khi mỗi một tình huống diễn ra cũng sẽ có cách giải quyết khác biệt. Tuy nhiên, mục đích chính mà bạn cần hướng tới vẫn sẽ là tạo ra sự hài lòng cho khách hàng, bởi vậy phần dưới đây sẽ là các tính huống bạn có thể bắt gặp cùng sự gợi ý về cách giải quyết.  

1.1. Khách phàn nàn về cơ sở vật chất có sự hỏng hóc

Trường hợp này xảy ra là khi phỏng nghỉ khách nhận được không giống với yêu cầu mà học đã đặt các thiết bị trong phòng có vấn đề trục trặc, hư hỏng mà chưa được sửa chữa. Chắc chắn điều này sẽ xảy ra rất nhiều tại các khách sạn nhỏ, nhà nghỉ vì một bộ phận kiềm nhiều hơn một chức năng sự cẩu thả trong khâu dọn dẹp và bảo dưỡng xảy ra. 

>> Gợi ý giải quyết 

Đối với tình huống trong khách sạn phan nàn này thì người nhận được sự phàn nàn cần đưa ra một cách khiêm tốn nhất về lời xin lỗi và tiếc nuối đã gây ra về việc thiếu hụt cơ sở vật chất. Sau đó hãy xin thông tin về tên và số phòng của khách hàng rồi thông báo trực tiếp với bộ phận kỹ thuật để kiểm tra khắc phục lỗi về thiết bị đó. 

Nếu trường hợp về sự không hài lòng từ phía khách hàng đang tăng cao thì cần có sự xem xét đổi phòng và nâng cấp hạng phòng cho khách hàng để giữ uy tín. Việc phàn nàn đó khi có một thì có thể khắc phục tạm thời nhưng nếu có quá nhiều sự phàn nàn và mức độ thường xuyên thì có lẽ khách sạn sẽ cần nhìn nhận và đưa ra giải pháp mới để thay đổi. 

1.2. Không gian phòng nghỉ quá ồn ào

Việc mà khách hàng phòng bên quá ồn ào gây ảnh hưởng tới việc nghỉ ngơi hoặc công việc của khách hàng thì đây là một vấn đề rất dễ thấy trong khách sạn. Đặc biệt nếu bạn từng làm việc trong lĩnh vực thì cũng có thể thấy được rằng người Ấn sẽ luôn là khách hàng khó tính nhất, một thượng để khó chiều. Vậy với tình huống này bạn sẽ giải quyết ra sao hơn nữa cũng không thể dùng từ ngữ thể hiện hay cho phòng cạnh bên biết về việc họ đã bị than phiền. 

>> Gợi ý giải quyết

Đầu tiên có lẽ bạn sẽ cần lắng nghe và tiếp nhận về lời phàn nàn từ khách hàng với một thái độ lịch sự và hòa nhã nhất có thể. Cũng như đưa ra một lời xin lỗi vì sự bất tiện đã xảy ra gây ảnh hưởng tới họ. Tiếp tới bình tĩnh gõ cửa phòng khách bên cạnh, ví dụ như nhắc nhở “Khách sạn rất hân hạnh mang đến cho anh/chị khoảnh khắc vui vẻ. Nhưng hiện tại đã là thời điểm các vị khách khách đang nghỉ ngơi anh chị có phiên khi vặn nhỏ một chút âm lượng được không ạ”. 

Nếu với các khách hàng khó tính hơn bạn sẽ cần đổi phòng sẽ ra sao? Xin phép bắt đầu công tác kiểm tra các phòng trống, chủ động liên hệ với bộ phận buồng phòng để biết tình trạng hiện tại của các phòng. Khi việc xác nhận hoàn tất nếu trống bạn có thể chuyển phòng cho khách còn về trường hợp đã full phòng thì bạn sẽ cần có sự thương lượng nhẹ nhàng, linh động đưa ra các ưu đãi khách tới khách hàng để giảm bớt căng thẳng. 

1.3. Khách hàng cố tình gây sự khó dễ

Có lẽ khi nhắc tới các tính huống trong khách sạn chúng ta cũng không thể bỏ qua về việc khách hàng cố tính gây khó dễ đúng không. Bởi ngoài những lý do khách quan thì cũng sẽ có rất nhiều vị khách bắt bẻ để giảm giá phỏng hoặc đơn giản là “quỵt” tiền phòng. 

Ví dụ như khách hàng đặt phòng online sau khi tới xem thì lại muốn đổi thành phòng VIP. Khách sạn có đồng ý đổi những khi nhắc tới mức giá thì khách hàng lại mặc cả, đồi giảm giá bạn sẽ xử lý như thế nào. 

>> Gợi ý giải quyết

Đối với trường hợp này bạn nên xin lỗi và thông báo với khách hàng về việc giá phòng đã được niêm yết không thể thay đổi tăng hay giảm cùng đó là việc đưa ra các lựa chọn về hạng phòng khác. Đặc biệt bạn có thể chủ động giới thiệu về các chính sách ưu đãi khi khách hàng lưu trú lâu dài. 

Riêng về trường hợp khách hàng không đồng ý về sự thỏa thuận thì biện pháp tốt nhất sẽ thông báo với cấp trên. Qua đó sẽ tìm biện pháp giải quyết thỏa đáng nhất. 

1.4. Khi khách hàng bị nhầm hoặc mất hành lý

Chắc chắn sẽ không ít nhiều lần về việc hành lý của khách hàng biến mất, nhân viên khách hàng nhầm lẫn khi đưa, hay sự bất cẩn từ khách hàng,...Bất cứ trường hợp nào dẫn tới việc mất hoặc đưa nhầm về hành lý. 

Ví dụ khác cụ thể hơn như: Phòng 302 có sẽ có khách hàng mới check in lúc 12h nhưng khách hàng cũ của phòng lại không xuất hiện để làm thủ tục check out. Khách sạn có sự giao động đợi thêm khách hàng quay về trong một giờ nhưng vẫn không thấy lúc này bắt đầu tiến hành việc dọn dẹp hành lý để đón tiếp khách mới. Phiền phức xảy ra sau đó khi khách hàng cũ đã trở lại và về việc đồ đạc có thể bị mất cắp và họ có thể chi trả về mức phí gia hạn. 

Tất nhiên bạn có thể thấy rằng khách hàng cũ đã chậm và không có sự thông báo những lỗi sai lại là từ phía khách sạn về việc tự ý dọn phòng khi chưa có sự đồng ý. Vậy gợi ý giải quyết cho tình huống này là gì?

>> Gợi ý giải quyết 

Nhắc tới tình huống 1 về việc nhầm lẫn hoặc hành lý tự dưng biến mất thì có lẽ bạn sẽ không nên đưa ra sự giải thích cùng lời biện minh nào. Mà bạn sẽ cần bình tĩnh thông báo với khách hàng về việc kiểm tra và xin hõ vui lòng chờ vì điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác  làm việc của khách sạn. Dù sau đó việc tìm hành lý nhưng vẫn không có thì vẫn thể hiện rằng việc tìm kiếm vẫn đang diễn ra và xin lỗi chân thành. 

Về tình huống thứ 2 có lẽ khách sạn nên có sự ưu tiên với khách hàng cũ chủ động liên lạc với khách hàng mới về thời gian họ tới. Cùng đó là việc thương lượng về thời gian chờ hoặc đền bù với số tiền giờ trễ mà khách cũ thành toán. Tuy nhiên, nếu họ muốn nhận phòng ngay thì có lẽ bạn nên cố gắng liên hệ với khách cũ để chứng minh về việc liên hệ. Sau đó tiến tới lập biên bản sự việc với sự đồng ý dọn phòng từ khách xu cùng chữ ký đầy đủ của lễ tân, quản lý và buồng phòng chứng minh cho việc dọn đồ từ khi bước vào tới khi niêm phong hành lý. 

1.5. Lỗi về việc đặt phòng

Lỗi này sẽ thường xảy ra với trường hợp về hệ thống booking của khách sạn đặc biệt khi xu hướng đặt phòng online hiện nay được ưa chuộng vì sự tiện lợi. Nhưng khi khách hàng đã đặt và có thông báo xác nhận hoàn tất tuy nhiên khi tới khách sạn thì việc đặt phòng tại chưa có bất cứ thông tin nào. Do đó nhân viên sẽ cần nắm chắc về các quy định để có thể xử lý tốt nhất cùng sự nhỏ nhẹ.

Mở đầu hãy xin lỗi và mong khách hàng chờ đợi cho quá trình kiểm tra lại và xin thông tin xác nhận từ phía khách hàng để chuyển tới bộ phận đặt phòng. Nếu trường hợp bộ phận đặt phòng này không làm việc thì bạn có thể tạo một booking mới giúp khách hàng thanh toán cùng cam kết trả lại tiền cho khách qua bất kỳ hình thức nào khác mong muốn. 

Còn về trường hợp đặt nhầm phòng cho khách và đã có người ở thì bạn cũng cần xin lỗi và đưa ra gợi ý cho việc sẽ sắp xếp khách tới một phòng tốt hơn. Nhưng nếu khách sạn hết phòng bạn hãy gợi ý khách hàng về việc check in tại một khách sạn khác và chủ động cho việc đưa khách hàng đến tận nơi. 

2. Một số tình huống trong khách sạn khác về việc bồi thường

2.1. Sử dụng đồ trong minibar nhưng khách hàng lại không thanh toán

Thực tế có rất nhiều trường hợp về việc khách hàng sử dụng đồ tại minibar những lại không chịu thanh toán. Đôi khi các khách hàng còn sử dụng về mánh khóe để qua mặt nhân viên. 

>> Gợi ý giải quyết 

Gặp phải trường hợp này thì điều đầu tiên là việc bạn cần phải giữ được một thái độ bình tĩnh cùng sự chuyên nghiệp, Sau đó cần thông báo để thực hiện kiểm tra lại với bộ phận thay đồ để xác nhận và đưa ra được bằng chứng để chứng minh cho việc khách hàng đã sử dụng. 

Nếu trường hợp mà khách hàng vẫn khăng khăng là không sử dụng và muốn làm to chuyện hơn thì bạn có lẽ cần báo với cấp trên. Để từ đó xem xét kỹ về vấn đề cùng việc có hướng giải quyết kịp thời. 

2.2. Nhân viên khách sạn làm hỏng đồ của khách

Trường hợp này xảy ra khi thực hiện quá trình dọn dẹp nhân viên không chú ý tới đồ đạc của khác và dẫn tới việc làm rơi hoặc hư hỏng. Do đó việc đầu tiên đó là chủ động đưa ra lời xin lỗi và có sự thông báo với cấp trên để bồi thường cho khách hàng. Riêng với các món đồ có giá trị lớn chắc chắn sẽ cần tới sự đại diện khách sạn và nhân viên có sự khôn khéo để giải quyết. Tránh việc nóng giận mà ảnh hưởng tới tên tuổi, thương hiệu của khách sạn. 

2.3. Khách hàng làm hư hỏng tài sản

Sau khi việc thu dọn bạn phát hiện rằng tài sản của khách sạn do khách hàng làm hỏng thì bước đầu tiên bạn sẽ cần giữ nguyên hiện trạng. Tiếp đó cần báo cáo với cấp trên có trách nhiệm để kiểm tra và xử lý vấn đề. tất nhiên sẽ tùy thuộc theo chính loạt tài sản hư hỏng, mức giá trị của tài sản hay độ tổn thất để yêu cầu về sự bồi thường từ phía khách hàng một cách xứng đáng. Khi khách hàng không đồng ý về mức bồi thường thì nhân viên sẽ là người có sự chủ động để giải thích cho khách hàng hiểu. 

Như vậy có thể thấy rằng đối với lĩnh vực dịch vụ việc cần tới một ứng viên có sự khéo léo, nắm bắt được vấn đề và linh hoạt xử lý sẽ luôn là điểm cộng tạo nên hiệu quả. Bởi vậy mong rằng với những gợi ý và các tình huống trong khách sạn trên đây sẽ đem lại cho bạn nhiều kiến thức bổ ích.

Đăng ngày 20/11/2020, 10 lượt xem