Video conference là gì? Video conference được hình thành như thế nào?

1. Video conference được hiểu như thế nào?

Video conference là một hình thức trao đổi trực tiếp giữa con người với con người khi ở xa, có thể thực hiện từ nơi này đến nơi khác, từ đất nước này đến đất nước khác. Thông thường, video conference thường được áp dụng trong các hội nghị truyền hình quốc gia, hội nghị trực tuyến, họp trực tuyến của các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp.

Đây là một hình thức biểu tượng của công nghệ của thời đại mới. Người sử dụng chỉ việc ngồi tại văn phòng hay bất kỳ nơi đâu, miễn rằng có kết nối internet để tiến hành họp, trao đổi thông tin với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng một cách nhanh chóng, tiết kiệm, rút gọn thời gian thực hiện công việc.

Với hình thức video conference, người sử dụng có thể trao đổi các cuộc hội thoại, chia sẻ dữ liệu, hình ảnh, video. Những người trong cùng một cuộc họp có thể nhìn thấy nhau, sử dụng ngôn ngữ cơ thể, cảm xúc như một cuộc hội thoại ngoài đời thực. Bên cạnh đó, hình thức còn cung cấp tính năng trao đổi các file word, excel, pdf, ppt,…

Có thể nói, hình thức video conference sẽ tạo ra những giá trị, các lợi ích bền lâu đối với doanh nghiệp và tổ chức. Điều này sẽ góp phần tạo lợi thế cạnh tranh cho tổ chức, doanh nghiệp trong tương lai.

2. Các tính năng đặc biệt của video conference

2.1. Tính năng chia sẻ màn hình

Khả năng nổi bật nhất của video conference mà chúng ta phải nhắc đến là tính năng chia sẻ màn hình. Với tính năng này, tất cả những người trong một cuộc họp có thể nhìn thấy những thông tin, nội dung, hình ảnh của người muốn chia sẻ. Điều này sẽ giúp tất cả thành viên của một cuộc họp mau chóng nắm bắt, hiểu được vấn đề cần được truyền tải.

2.2. Tính năng trao quyền

Bên cạnh khả năng chia sẻ màn hình, video conference còn nổi bật tính năng trao quyền. Với tính năng, người sử dụng video conference sẽ dễ dàng thực hiện trong việc chuyển đổi địa điểm, di chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác, trao quyền từ thiết bị này sang thiết bị khác. Người dùng video conference có thể sử dụng ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào, trên mọi thiết bị, miễn rằng họ cảm thấy thoải mái, tiện dụng nhất.

2.3. Tính tích hợp

Video conference có khả năng tích hợp với quy trình làm việc, tính cộng tác, công cụ phân tích phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp. Hình thức này có khả năng kết nối, liên kết với các công cụ hỗ trợ nổi bật như Chrome, Salesforce, Dropbox. Đồng thời video conference còn có tính năng năng tích hợp các ứng dụng thương mại giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hoạt động.

2.4. Ghi hình và ghi âm

Video conference còn nổi bật bởi tính năng ghi hình, ghi âm thanh tất cả các cuộc họp đang diễn ra. Việc ghi hình – ghi âm thanh này sẽ giúp cho người quản lý, nhân viên xem lại video cuộc họp để dễ dàng ghi chú, chú thích những thông tin quan trọng đã diễn ra. Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc, công tác quản lý của doanh nghiệp.

3. Điểm mạnh và điểm yếu của video conference

3.1. Điểm mạnh của video conference

3.1.1. Tiết kiệm chi phí hoạt động

Video conference sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm các chi phí liên quan đến vấn đề đi lại, tổ chức cuộc họp, các hoạt động kinh doanh khác có thể phát sinh. Hình thức này sẽ cho phép doanh nghiệp tăng khả năng tương tác với khách hàng, đồng thời có thể chia sẻ màn hình, dữ liệu hình ảnh, âm thanh một cách nhanh chóng, tiện lợi. Với khả năng này, video conference đã trở thành một hình thức thay thế các cuộc hợp trực tiếp, có thể kết nối với mọi người thực hiện cuộc họp ở bất cứ nơi đâu.

3.1.2. Tiết kiệm thời gian

Một trong những điểm lợi thế của video conference là khả năng xóa bỏ thời gian và khoảng cách, giúp mọi người có thể thảo luận mọi thứ ở các địa điểm, khu vực khác nhau mà không cần di chuyển khỏi vị trí của mình. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian không đáng có sẽ xảy ra.

Bên cạnh đó, hình thức này còn giúp cho quy trình làm việc của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, liên tục mà không gặp phải bất cứ gián đoạn nào. Sự khác biệt về thời gian giữa các quốc gia sẽ không còn là vấn đề khi mọi người có thể liên lạc bất cứ lúc nào mà không tốn thời gian di chuyển.

3.1.3. Nâng cao hiệu suất công việc

Nhờ khả năng tiết kiệm thời gian và chi phí, video conference sẽ giúp cho mọi người có thể tổ chức cuộc họp ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào. Điều này sẽ giúp cho nâng cao chất lượng cuộc họp, công việc sẽ diễn ra ngắn hơn, suôn sẻ hơn.

Bên cạnh đó, video conference còn giúp cho những người quản lý, người lãnh đạo có thể đưa ra quyết định một cách nhanh chóng, kịp thời. Họ sẽ không phải mất thời gian chờ đợi, thực hiện các thay đổi, thông báo cho người khác các bản cập nhật, các thông tin sẽ được diễn ra liên tục, nhanh chóng.

3.1.4. Dễ dàng trao đổi

Mọi người có thể dễ dàng giao tiếp với nhau, chia sẻ thông tin bằng hình thức video hay các công cụ tương tác như bảng trắng, chia sẻ văn bản, chia sẻ âm thanh, chia sẻ tệp, trao đổi văn bản. Điều này sẽ giúp mỗi cuộc họp của công ty diễn ra chất lượng, hiệu quả hơn.

3.2. Điểm yếu của video conference

3.2.1. Mất sự tương tác cá nhân

Mặc dù, video conference sẽ giúp cho mọi người có thể nhìn thấy, trao đổi thông tin với nhau. Nhưng nó đang làm tạo ra một rào cản khiến chúng ta gặp khó khăn trong việc cảm nhận cảm xúc.

Mọi người có thể dễ dàng nhìn cử chỉ, nét mặt rạng rỡ, nụ cười tươi tắn để thể sự thích thú, hào hứng thông qua màn hình, video. Nhưng những yếu tố đó vẫn chưa thể hiện được một cuộc giao tiếp thực sự. Một cuộc giao tiếp thực sự sẽ không dừng lại ở hình ảnh, mà còn bao gồm cả cảm xúc, sự cảm nhận của cá nhân hay bắt tay nồng nhiệt. Đây chính là lý do cơ bản khiến video conference vẫn chưa thể thay thế cuộc họp truyền thống.

3.2.2. Yếu tố kỹ thuật

Dù công nghệ có hiện đại đến đâu cũng sẽ có những lúc xảy ra sự cố, gây cản trở quá trình hoạt động của công việc. Để khắc phục sự yếu tố ngoài ý muốn, công ty sẽ luôn phải chuẩn bị những kỹ thuật viên lành nghề để hoạt động luôn diễn trơn tru nhưng công ty sẽ phải tốn thêm chi phí bảo trì. Ngoài ra, quá trình kết nối của video conference còn chịu sự ngăn cản của hình ảnh mờ, mất tín hiệu khiến chậm trễ, phá hỏng các cuộc giao dịch, cuộc họp quan trọng của công ty.

3.2.3. Tăng chi phí thiết lập

Việc sử dụng video conference có thể làm tăng gánh nặng tài chính cho công ty nhỏ. Bởi để có thể thực hiện được hình thức này, công ty sẽ cần vô số các thiết bị, công cụ kèm theo. Điều này khiến công ty mất thêm chi phí bảo trì. Bên cạnh đó, ở những cuộc họp quan trọng, công ty sẽ còn phải thực hiện các tính năng nâng cao. Đối với công ty có ngân sách eo hẹp, đây cũng là một vấn đề đang được lưu tâm.

Như vậy, timviec24h.vn đã giúp chúng ta hiểu được video conference là gì. Có thể nói, mặc dù video conference vẫn còn những thiếu sót nhất định nhưng nó đã trở thành một hình thức quan trọng, cần thiết phải có để bắt kịp với xu hướng tương lai.