Đánh giá nội bộ nghĩa là gì? Ý nghĩa của việc làm này

Mục lục

1. Đánh giá nội bộ có nghĩa là gì?

Đánh giá nội bộ là một việc làm thường niên được tổ chức trong một doanh nghiệp bất kỳ dựa trên hệ thống quản lý chất lượng và tổ chức tiêu chuẩn. Đây là một việc làm nhằm nâng cao chất lượng và đáp ứng được yêu cầu chung về quy mô hoạt động, tình hình sản xuất quy trình thực hiện sản xuất và chất lượng sản phẩm,…về mọi mặt của doanh nghiệp. Việc làm này nhằm khẳng định được đẳng cấp của doanh nghiệp cũng như sự uy tín và độ tin cậy của khách hàng cũng như các đối tác trong các vấn đề liên quan đến kinh doanh của một doanh nghiệp.

Theo như tiêu chuẩn và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 có các định nghĩa liên quan đến vấn đề về đánh giá nội bộ như sau:

Đánh giá được hiểu là một quá trình thực hiện có hệ thống và độc lập nhất định của một cơ sở hay một doanh nghiệp bất kỳ nhằm đánh giá khách quan dựa trên các bằng chứng cụ thể để xem xét và xác định mức độ thực hiện các tiêu chuẩn đánh giá.

Cũng theo định nghĩa trên đánh giá được chia ra là 3 loại khác nhau trong đó có đánh giá nội bộ:

-  Đánh giá nội bộ hay còn có cách gọi khác đó chính là đánh giá của bên thứ nhất – đánh giá của chính doanh nghiệp về hệ thống quản lý của mình nhằm mục đích tuyên bố cũng như chứng minh được hệ thống quản lý của công ty họ phù hợp hay đáp ứng được yêu cầu.

-  Đánh giá nội bộ bên thứ hai hay còn gọi là đánh  giá nội bộ của khách hàng hoặc các bên có ủy quyền của khách hàng hoặc đánh giá của các bên liên quan như cơ quan quản lý nhằm mục đích đánh giá hệ thống quản lý của doanh nghiệp đối tác xem họ có thể đáp ứng được các yêu cầu về các tiêu chuẩn được hay không, để từ đó đi đén quyết định hợp tác hay dừng.

-  Đánh giá nội bộ từ bên thứ 3: tức là đánh giá từ bên tổ chức chứng nhận với mục đích xác nhận xem hệ thống quản lý có đáp ứng được yêu cầu để cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn hay không.

2. Quy trình đánh giá nội bộ

Quy trình đánh giá nội bộ bao gồm 4 bước sau đây:

-  Lập kế hoạch đánh giá nội bộ

-  Chuẩn bị đánh giá nội bộ

-  Tiến hành đánh giá nội bộ

-  Hồ sơ lưu

Bên cạnh đó việc đánh giá này cần có các nguyên tắc  thực hiện nhất định dựa trên các tiêu chuẩn của đánh giá viên. Về cơ bản có 7 nguyên tắc chính cụ thể như sau:

-  Đánh giá một cách nhất quán và toàn diện dựa trên toàn bộ thông tin có trong doanh nghiệp một cách chính xác nhất, và dựa trên các bằng chứng cụ thể và có tính minh bạch cao.

-  Đảm bảo được sự công bằng, chính xác tuyệt đối và tính minh bạch trong mỗi thông tin được đưa ra

-  Có sự cẩn trọng, tỉ mỉ trong công việc, tránh nhầm lẫn sai sót

-  Cần đảm bảo được tính bảo mật cho công ty hay doanh nghiệp – bên được đánh giá

-   Chuyên viên đánh giá nội bộ cần có sự độc lập trong suốt quá trình thực hiện đánh giá nhằm đảm bảo được tính công bằng không thiên vị.

-  Đánh giá dựa trên sự tiếp cận các bằng chứng để có được mức độ tin cậy cũng như sự phản biện kịp thời

-  Và cuối cùng là việc đánh giá dựa trên sự tiếp cận rủi ro

Việc thực hiện 7 quy tắc trên cho một viên đánh giá nội bộ cũng chính là các phẩm chất và yêu cầu cần có của một viên đánh giá nội bộ phải có.

2.1. Lập kế hoạch đánh giá nội bộ

Các viên đánh nội bộ những người mà đã được đào tạo để có khả năng, kỹ năng, và các kiến thức chuyên môn cần thiết cho việc đánh giá nội bộ họ cần phải có trách nhiệm thực hiện việc lên kế hoạch và lập các kế hoạch đánh giá nội bộ dựa trên tiến trình được xây dựng, thời gian về hoạt động đánh giá nội bộ phải được thông báo trước cho toàn bộ công nhân viên trong công ty được biết.

Kế hoạch đánh giá nội bộ có thể được thực hiện thường niên theo một chu kỳ nhất định trong năm. thời gian đánh giá tùy thuộc vào nhu cầu và tình hình thực tế của công ty đó. Chính vì vậy, việc đánh giá nội bộ này có thể được thực hiện một cách đột xuất theo sự chỉ đạo của ban giám đốc và những người có thẩm quyền yêu cầu việc đánh giá nội bộ này.

Việc đánh giá nội bộ phải dựa trên các điều khoản của tiêu chuẩn nhất định đặc biệt là các tiêu chuẩn chung mà hầu hết các công ty hay doanh nghiệp đều thực hiện theo đó chính là ISO.

2.2. Chuẩn bị đánh giá

Việc chuẩn bị đánh giá cũng vô cùng quan trọng trong đó đại diện lãnh đạo sẽ thực hiện các công việc như sau:

-  Thành lập t/ ban lãnh đạo đánh giá nội bộ

-  Chỉ định các tổ trưởng của mỗi tổ báo cáo các đánh giá nội bộ theo một biểu mẫu nhất định

-  Phân chia phạm vi đánh giá đồng thời chỉ định rõ các trách nhiệm cụ thể của mỗi tổ

-  Quy định việc phê duyệt các đánh giá nội bộ đó là cán bộ lãnh đạo thường trực về đánh giá nội bộ

-  Thời gian cho việc đánh giá nội bộ phải được quy định rõ ràng và thông báo cho toàn thể các cán bộ đối với các doanh nghiệp hay nơi được đánh giá trước 3 ngày kể từ ngày chuẩn bị đánh giá nội bộ

2.3. Tiến hành  đánh giá nội bộ

Việc tiến hành đánh giá nội bộ được hiểu và thực hiện theo các bước cơ bản như sau :

-  Tổ trưởng tổ đánh giá nội bộ có vai trò là người thông báo trực tiếp đến các bộ phận mà được đánh giá và yêu cầu có ban đại diện đi cùng để hỗ trợ các viên đánh giá nội bộ trong việc phân chia phạm vi, phương pháp và các yêu cầu có liên quan. Bên cạnh đó việc đánh giá nội bộ này cũng rất cần đến sự phối hợp làm việc chặt chẽ giữa tổ trưởng tổ đánh giá trưởng bộ phận được đánh giá để làm sao cho mọi việc trở nên thuận tiện ăn ý với nhau.

-  Các viên đánh giá nội bộ phải thực hiện các công việc như: áp dụng đến các tiêu chuẩn và quản lý chất lượng như ISO 9001:2015 để phục vụ cho việc đánh giá này, tiếp đến là việc thực hiện xem xét về các hồ sơ về quy trình thực hiện, tìm các bằng chứng mang tính xác thực cao để có thể chứng minh được sự đáp ứng được yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng.

-  Phát hiện sự không phù hợp ở đây có nghĩa là các các bên đại diện đánh giá nếu có phát hiện sự không phù hợp trong bất kỳ vấn đề gì cần được thông báo lại và có sự đồng ý của cả hai bên đánh giá và được đánh giá và sau đó được ghi lại một cách chi tiết cụ thể về sự không phù hợp đó. Trong trường hợp có sự bất đồng quan điểm xảy r giữa hai bên thì việc ghi chép lại và báo cáo tình hình cụ thể cho ban lãnh đạo cấp cao hơn để có thể xử trí và giải quyết được vấn đề trên.

-  Báo cáo đánh giá nội bộ của ban đánh giá đến ban lãnh đạo thường trực theo một biểu mẫu chung.

-  Theo dõi về mức độ chấp nhận về sự không phù hợp trong quá trình đánh giá và quá trình khắc phục các vấn đề về sự không phù hợp đó cho đến khi bên được đánh giá đáp ứng được mức độ về tiêu chuẩn đánh giá.

2.4. Gửi lại hồ sơ cho các bên liên quan

Vì việc đánh giá nội bộ phải được thực hiện một cách minh bạch rõ ràng chính vì vậy mà việc giữ hồ sơ cho các bên liên quan đặc biệt là từ bên đánh giá đến bên được đánh giá. Điều này có nghĩa bên được đánh giá có thêm cơ sở để tuyên bố hay chứng minh được hệ thống quản lý của họ đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng với khách hàng hoặc các đối tác của họ.

còn trong trường hợp ngược lại, khi các bên được đánh giá nội bộ không đáp ứng được tiêu chuẩn quản lý chất lượng đối với hệ thống quản lý của họ thì việc khắc phục các điểm hạn chế, và đi hàn gắn lại các lỗ hổng đó là điều phải làm.

2.5. Lưu lại hồ sơ

Đây chính là bước cuối cùng trong việc thực hiện đánh giá nội bộ. sau khi thực hiện đầy đủ các bước như trên thì sau cùng thông tin về các bộ hồ sơ mà trong đó có các thông tin về kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đánh giá, báo cáo đánh giá, cùng các chương trình, kế hoạch, quyets định đánh giá nội bộ cần được lưu trữ lại toàn bộ trong một bộ hồ sơ nhất định.

Hồ sơ cho quy trình bao gồm các phần chính như sau:

- Chương trình đánh giá nội bộ

- Kế hoạch đánh  giá nội bộ

- Tổng hợp các điểm không phù hợp trong quá trình đánh giá và các khuyến nghị đi kèm theo đó

- Và cuối cùng là báo cáo đánh giá và các yếu cầu đi kèm về việc thực hiện các biện pháp và hành động cụ thể trong việc khắc phục và phòng ngừa.

Đó cũng chính là các bước thực hiện cụ thể trong quá trình thực hiện báo cáo đánh giá nội bộ mà cả bên thực hiện đánh giá và bên được đánh giá cần phải làm.
 

Việc đánh giá nội bộ hàng năm thậm chí đánh giá hệ thống quản lý một cách thường xuyên đóng một vai trò quan trọng đến việc cho thấy kết quả về chất lượng sản xuất cũng như việc tuân theo và đạt được tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng hay không? Việc làm này mang ý nghĩa tích cực và cần thiết đối với cả hai bên để kịp thời phát hiện ra được các  lỗi sai phạm và từ đó tìm ra được các biện pháp khắc phục cũng như sửa chữa dâng dần.

Vậy, thông qua bài viết đánh giá nội bộ là gì? cũng đã cung cấp được nội dung chính trong quá trình đánh giá nội bộ là như thế nào, cùng với đó là các hành động cũng như trách nhiệm của các bên tham gia cần phải thể hiện ra sao? Tất cả đã được thể hiện rõ ràng trong bài viết. Hy vọng bạn đọc đã có được các thông tin bổ ích cho chính việc làm của mình. 

Đăng ngày 20/11/2020, 68 lượt xem