[CẬP NHẬT] Quy trình luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp

Mục lục

Nào hãy cùng tôi khám phá ngay những thông tin bên dưới bạn nhé!

1. Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng của quy trình luân chuyển chứng từ đó là lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ gốc.

Đối với những chứng từ nhận về bạn cần phải kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và có đầy đủ chỉ tiêu, yếu tố được ghi chép trên chứng từ kế toán đó. Tiếp theo cần phải kiểm tra xem đó có phải là chứng từ hợp pháp  theo quy định của Pháp luật về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hay không? Đối chiếu chúng với những tài liệu liên quan khác để đảm bảo tính chính xác của chứng từ. Ngoài ra các con số cũng phải được thể hiện rõ ràng, khớp với những phát sinh từ thực tế và có đầy đủ căn cứ để chứng minh.

Ở bước này, kế toán viên cần phải lưu ý một số điểm sau:

1.1. Khi bạn lập chứng từ phát sinh

Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán và với mỗi nghiệp vụ chỉ lập duy nhất 1 lần. 

Nội dung bên trong cần phải được thể hiện rõ ràng, đầy đủ và chính xác các thông tin được yêu cầu trên chứng từ đó.

1.2. Khi viết chứng từ cần lưu ý

Chứng từ phải được viết bằng bút mực, số và chữ viết phải đồng đều và liên tục, tuyệt đối không được ngắt quãng, phần trống phải gạch chéo.

Khi viết chứng từ không được phép tẩy xóa, sửa chữa, chứng từ nào viết sai thì phải huỷ bằng cách gạch chéo toàn bộ chứng từ.

1.3. Với chứng từ nhiều liên

Chứng từ kế toán khi lập đủ theo số liên quy định. Những trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết 1 lần cho tất cả liên thì phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung và tính hợp pháp của các liên chứng từ.

1.4. Chữ ký trên chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định. Chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực nhưng tránh mực đỏ. Chữ ký của những người liên quan được thể hiện trong chứng từ phải có sự thống nhất cùng 1 kiểu và chữ ký đó phải giống chữ ký theo đăng ký từ trước đó.

Đối với những doanh nghiệp nào chưa có kế toán trưởng thì cần có người phụ trách kế toán thực hiện các giao dịch và ký vào mục kế toán trưởng.

2. Kiểm tra chứng từ kế toán gốc và ký duyệt

Bước tiếp theo trong quy trình luân chuyển chứng từ là kiểm tra chứng từ gốc. Nếu đã và đang làm kế toán viên doanh nghiệp, chắc chắn bạn cũng biết rằng mọi chứng từ đều phải được kiểm tra và xác minh kỹ càng về mọi mặt chẳng hạn như tính hợp pháp, hợp lệ, sự rõ ràng của chúng trước khi ghi chép vào sổ. 

Nếu như trong quá trình kiểm tra chứng từ, bạn phát hiện những hành vi sai phạm, vi phạm các chính sách hay chế độ kế toán, các quy định về quản lý của Nhà nước cần phải từ chối thực hiện việc hạch toán và ghi chép, đồng thời báo ngay lên quản lý hoặc ban giám đốc để có phương án giải quyết kịp thời. Và những chứng từ lập sai có thể là sai thủ tục, sai nội dung, sai con dấu hoặc con dấu có sự bất thường,... hãy trả lại cho nơi lập chứng từ và yêu cầu họ lập lại chứng từ chuẩn xác hơn.

3. Phân loại, sắp xếp và hoàn chỉnh chứng từ kế toán

Tất cả những chứng từ sau khi được kiểm tra xong đều phải được hoàn chỉnh và bổ sung những thông tin cần thiết để kế toán nhanh chóng ghi sổ. Những điểm cần lưu ý trong bước này đó là:

Thứ nhất, giá trên chứng từ phải là giá theo sự thỏa thuận và phù hợp với mức giá quy định hiện hành.

Thứ hai, khi phân loại cần phân theo từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng thời điểm khác nhau và chúng phải phù hợp với những yêu cầu về ghi sổ kế toán.

Thứ ba, tiến hành lập định khoản kế toán liên quan.

Giai đoạn này rất quan trọng, nếu bạn thực hiện phân loại và sắp xếp không chính xác theo từng loại chứng từ sẽ làm chậm tiến độ ghi chép sổ sách, có khi còn gặp khó khăn trong việc định khoản kế toán.

Trong quá trình sắp xếp và phân loại chứng từ để ghi sổ, cần lưu ý những điểm sau đây:

+) Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại cho bên lập chứng từ để yêu cầu họ lập chứng từ mới hoặc thay thế, điều chỉnh cho phù hợp sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

+) Sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ, ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ ấy.

+) Chứng từ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ cần phải được đảm bảo đã thực hiện công tác kiểm tra và hoàn thiện chứng từ do nhân viên kế toán hoặc người kiểm tra thực hiện.

Đó là những gì bạn cần phải ghi nhớ trong giai đoạn luân chuyển chứng từ này, tiếp theo đừng rời mắt khỏi đây bởi vì nội dung mà tôi muốn chia sẻ còn khá dài. Đây mới chỉ là giai đoạn thứ ba trong quá trình luân chuyển chứng từ thôi, theo dõi để biết giai đoạn tiếp theo là gì bạn nhé.

4. Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi chép vào sổ kế toán

Chứng từ kế toán sau khi kiểm tra được sử dụng để cung cấp nhanh những thông tin cần thiết và quan trọng cho các bộ phận liên quan. Mỗi chứng từ kế toán có trình tự luân chuyển tới các bộ phận liên quan phù hợp để không gây ra bất cứ trở ngại nào cho công tác kế toán. Vậy nên kế toán cần phải xây dựng nên sở đồ luân chuyển chứng từ cho từng loại chứng từ, đồng thời quy định đường đi cùng thời gian luân chuyển kèm theo nhiệm vụ của người nhận chứng từ để kiểm soát tốt nhất các chứng từ kế toán này.

Trong doanh nghiệp, chứng từ có thể được lập ở nhiều nơi hay nhiều bộ phận khác nhau tuy nhiên để quản lý đạt hiệu quả tối đa thì cuối cùng sẽ chuyển về bộ phận kế toán để được phản ánh và ghi chép vào sổ sách. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải có một quy trình riêng, định hướng sẵn một con đường đi riêng cho mọi chứng từ được luân chuyển với tốc độ nhanh chóng và khoa học nhất.

Luân chuyển chứng từ bản chất là giao chứng từ đi đến từng bộ phận có liên quan để họ có nhiệm vụ kiểm tra và xử lý, nắm bắt những thông tin thể hiện trong đó và cuối cùng ghi chép vào sổ kế toán để theo dõi.

Không phải tất cả chứng từ đều phải có đường luân chuyển giống nhau, đôi khi có những chứng từ đặc biệt cần được giải quyết nhanh chóng thì những người có trách nhiệm và quyền hạn sẽ linh hoạt để xử lý chúng tốc độ hơn. Do đó tùy thuộc vào từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển khác nhau miễn sao phù hợp và đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng và kịp thời, đặc biệt không gây ra trở ngại cho công tác kế toán.

Toàn bộ các chứng từ sau khi chuyển giao cần phải có sổ riêng để ghi chép lại thông tin về chứng từ ấy và phải có chữ ký xác nhận của các bên giao nhận.

5. Bảo quản và lưu trữ chứng từ theo quy định

Chứng từ kế toán phải là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý, sau khi được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán thì chúng phải được sắp xếp theo trình tự và lưu trữ hết sức cẩn thận để sau này khi có vấn đề phát sinh liên quan còn có chứng từ làm minh chứng xác thực.

Sở dĩ cần phải phân loại và sắp xếp chứng từ trước khi lưu trữ và bảo quản là vì để thuận tiện cho quá trình tìm kiếm thông tin sau này trở nên dễ dàng hơn, mặt khác việc sắp xếp chứng từ khoa học còn giúp người lưu trữ nắm bắt và kiểm soát tránh việc mất hoặc hư hỏng chứng từ.

Trong công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ, cần lưu ý một số điểm như sau:

Thứ nhất, chứng từ kế toán được bộ phận kế toán bảo quản phải là những chứng từ gốc hay là bản chính. Nếu như trong trường hợp các tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu bởi cơ quan Nhà nước thì phải có biên bản kèm theo sao chụp có xác nhận mới được làm căn cứ ghi sổ.

Thứ hai, các chứng từ kế toán phải được lưu trữ trong thời hạn là 10 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hay là kết thúc công việc kế toán.

Thứ ba, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:

+) Ít nhất 5 năm đối với những tài liệu kế toán dùng trong quản lý, điều hành của bộ phận kế toán.

+) Ít nhất là 10 năm đối với những chứng từ kế toán trực tiếp sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

+) Với những tài liệu kế toán có giá trị sử liệu, mang ý nghĩa quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới kinh tế sẽ được lưu trữ vĩnh viễn vô thời hạn.

Thứ tư, chỉ có cơ quan quản lý Nhà nước mới có quyền thu và tạm giữ hay là niêm phong chứng từ kế toán. Trong trường hợp những chứng từ bị tịch thu thì cơ quan Nhà nước phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ đó và ký xác nhận trên bản sao chụp đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do vì sao tịch thu, số lượng chứng từ tạm giữ sau đó ký tên và đóng dấu vào bản sao chụp.

Doanh nghiệp cần phải phân công đúng người chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản tài liệu kế toán theo quy định. Người đứng đầu đơn vị sẽ phải chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn hay tính hợp pháp của chứng từ kế toán khi có vấn đề gì xảy ra.

Trên mỗi chứng từ kế toán đều chứa những thông tin và số liệu quan trọng và tất cả chúng đều được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo tài chính. Chính vì vậy hãy lưu trữ và bảo quản chúng cẩn thận để sau này có thể đối chứng nếu có sự cố không hay xảy ra.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán không quá phức tạp tuy nhiên bạn cũng cần phải hết sức lưu ý và cân trọng khi làm nhiệm vụ, nhất là khi ở vai trò là người kiểm tra và ghi chép sổ sách kế toán. Chắc chắn sau khi theo dõi những thông tin hữu ích này các bạn đang làm kế toán viên sẽ tự tin hơn khi thực hiện nhiệm vụ đúng không. Còn rất nhiều những chia sẻ bổ ích khác liên quan đến đời sống và công việc của bạn, vì vậy hãy truy cập timviec24h.vn thường xuyên đẻ đón nhận những món quà vô giá về tinh thần này bạn nhé. Nó không thể giúp bạn có được thành công ngay lập tức nhưng tôi có thể chắc chắn chúng sẽ giúp bạn vượt qua những khó khăn phía trước.

Đăng ngày 20/11/2020, 75 lượt xem