Cập nhật bản mô tả công việc trưởng phòng giao nhận đầy đủ

Mục lục

1. Một vài nét về trưởng phòng giao nhận

Trưởng phòng giao nhận là vị trí quan trọng trong một doanh nghiệp hoạt động về lĩnh vực giao nhận vận tải, trong đó trưởng phòng giao nhận sẽ có nhiệm vụ quản lý toàn bộ nhân viên cùng với các hoạt động được phát sinh trong phòng giao nhận để đáp ứng về mặt thời gian cũng như những yêu cầu từ phía khách hàng tạo ra những dịch vụ hoàn hảo nhất.

Đây là một vị trí khá “HOT” hiện nay và đang được các bạn trẻ “săn lùng” thậm chí còn là vị trí mơ ước của rất nhiều người, vậy thì ngay sau đây chúng ta hãy cùng nhau đi tìm hiểu xem công việc chủ yếu của một vị trưởng phòng là gì qua phần nội dung bên dưới để có được sựu hiểu biết nhất định đối với ngành nghề yêu thích của mình nhé.

2. Mô tả công việc trưởng phòng giao nhận

Thường thì một nhân viên giao nhận mỗi người sẽ được đảm nhận một nhiệm vụ chuyên môn riêng, tuy nhiên đối với một trưởng phòng giao nhận thì trách nhiệm sẽ nặng nề hơn rất nhiều. Hãy tiếp tục theo dõi để biết chi tiết hơn nhé:

Trưởng phòng giao nhận quản lý nhân sự của phòng giao nhận

Trước tiên, là một người “thủ lĩnh”, trưởng phòng giao nhận sẽ có trách nhiệm quản lý toàn bộ những nhân viên thuộc phạm vi quản lý của mình, trong đó tất cả những vấn đề xin nghỉ phép, phân công công việc cho từng nhân sự sẽ đều do trưởng phòng giao nhận phụ trách.

Mọi nhân viên cấp dưới nếu có vấn đề hay nguyện vọng gì thì cần trao đổi hoặc báo cáo lên trưởng phòng giao nhận để được giải quyết.

Trưởng phòng giao nhận sẽ hướng dẫn nhân viên thực hiện theo quy trình chuẩn trong giao nhận

Ngay từ khi mới vào làm việc, nhân sự mới sẽ được trưởng phòng giao nhận phân công công việc cụ thể và rõ ràng, mỗi người sẽ có những nhiemj vụ chuyên môn riêng và trong quá trình làm việc nếu có điều gì chưa hiểu hoặc chưa biết thì trưởng phòng giao nhận sẽ là người hướng dẫn cho họ để họ nắm được công việc cũng như quy trình chuẩn trong hoạt động giao nhận vận tải.

Tất cả những nghiệp vụ thuộc về chuyên môn cần phải được thực hiện một cách chính xác để khách hàng không phản ánh hay phàn nàn gì về chất lượng dịch vụ của công ty bạn. 

Xử lý những vấn đề phát sinh ngoài khả năng kiểm soát của nhân viên cấp dưới

Trong bất cứ nghiệp vụ nào cũng sẽ có những phát sinh liên quan, đối với những phát sinh hay sự cố nhỏ và có tính chất không nghiêm trọng nằm trong sự giới hạn của nhân viên thì họ sẽ là những người trực tiếp giải quyết những sự cố đó. Còn nếu như những vấn đề khó khăn có tầm ảnh hưởng lớn đến lợi ích chung của toàn phòng và doanh nghiệp thì trưởng phòng giao nhận cần đứng ra giải quyết.

Quản lý quá trình vận hành của bộ phận lái xe

không chỉ quản lý những nhân viên ngồi bàn giấy trong phòng cùng với mình mà ngay cả những người lái xe vận chuyển hàng hoá cũng sẽ nằm trong sự quản lý của trưởng phòng giao nhận.

Trưởng phòng giao nhận cần phải nắm được danh sách của lái xe sử dụng phương tiện nào và đang hoạt động rên tuyến đường nào để theo dõi lịch trình cũng như quãng đường mà họ vận chuyển hàng hoá đến điểm phát. Điều này hết sức quan trọng để bạn có thể nắm bắt dược hàng của khách đang được vận chuyển đến địa điểm nào và làm căn cứ giải quyết các khiếu nại hoặc thắc mắc của khách hàng.

Hướng dẫn nhân viên quản lý các chứng từ liên quan

Khi khách hàng đến điểm giao dịch và sử dụng dịch vụ giao nhận của doanh nghiệp, các nhân viên phòng giao nhận sẽ có trách nhiệm ghi lại hoá đơn hoặc mã vận đơn để lưu lại những giao dịch đã phát sinh, sau đó mỗi bên giữ một biên để làm bằng chứng khi có khiếu nại xảy ra. 

Trưởng phòng giao nhận sẽ là người hướng dẫn nhân viên thực hiện ghi chép và quản lý, bảo quản các chứng từ quan trọng của khách hàng và bắt buộc phải được lưu bằng phần mềm quản lý trên hệ thống máy tính.

Báo cáo tình hình công việc lên cấp trên

Sau khi hoàn thành công việc mỗi ngày, trưởng phòng giao nhận sẽ chịu trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động của toàn phòng lên cấp trên để ban lãnh đạo cấp cao nắm bắt được những công việc đã được thực hiện và chưa được thực hiện, từ đó đưa ra những kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo.

3. Yêu cầu đối với vị trí trưởng phòng giao nhận là gì?

Một vị trí quan trọng như trưởng phòng giao nhận sẽ cần đáp ứng yêu cầu sau đây từ nhà tuyển dụng để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình:

Đầu tiên, bạn cần phải sở hữu bằng cư nhân đối với chuyên ngành giao thông vận tải và có sự am hiểu về các dịch vụ giao nhận vận chuyển trong và ngoài nước.

Ngoài ra yêu cầu tiếp theo bạn cần sở hữu đó là kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương. Với nhiều nhà tuyển dụng họ có thể chấp nhận bỏ ra một khoản tiền lương khá cao để chiêu mô những ứng viên có kinh ngiệm về làm việc cho doanh nghiệp mình. 

Sở hữu một trong hai yếu tố trên vẫn khiến bạn trở thành trưởng phòng giao nhận tuy nhiên nếu bạn có được cả hai thì cơ hội được tuyển dụng của bạn sẽ được tăng lên rất nhiều đấy. 

4. Yếu tố làm nên sự thành công của trưởng phòng giao nhận bạn cần biết

Trước tình hình đất nước phát triển cuộc sống con người được cải thiện và họ dành thời ian và tiền bạc chăm chút hơn về lĩnh vực giáo dục cho bản thân, vì vậy trình độ tri thức của họ cũng được tăng lên đáng kể. 

Thời điểm hiện tại có rất nhiều người giỏi và có kiến thức trong lĩnh vực giao nhận vận tải, chính vì vậy nếu bạn chỉ sở hữu bằng cấp hay kinh nghiệm thôi thì chưa đủ, để thành công bạn cần vận dụng rất nhiều kỹ năng khác vào với công việc để đạt được kết quả xuất sắc nhất. Vậy hãy xem những kỹ năng đó là gì qua nội dung sau đây:

Cần sở hữu kỹ năng quản lý và lãnh đạo

Trước tiên để trở thành một người đứng đầu một nhóm người bạn cần phải có đủ tự tin và có kỹ năng quản lý họ. Việc quản lý tốt sẽ giúp cho team của bạn hoạt động theo đúng quỹ đạo mà bạn đã vạch ra trước đó và giảm sự cố không hay xảy ra.

Có kỹ năng quản lý và lãnh đạo còn giúp bạn trở nên uy thế hơn trong mắt đồng nghiệp và nhân viên của mình, đặc biệt nếu bạn phát huy được kỹ năng này thì kết quả của cả phòng sẽ được cải thiện rất nhanh và cơ hội thăng tiến của bạn lại càng mở rộng hơn nữa.

Giao tiếp tốt và xử lý tình huống linh hoạt

Trong công việc, chắc chắn bạn không thể nào tránh khỏi việc tiếp xúc và giao tiếp với khách hàng vì vậy bạn nên bổ sung và rèn luyện kỹ năng giao tiếp ngay từ bây giờ đi.

Giao tiếp có tác dụng đối với tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống dù bạn là ai, làm công việc gì đi nữa thì việc bạn có tài ăn nói, khéo léo trong cách ứng xử sẽ luôn gây được thiện cảm và chiếm được sự tin tưởng từ phía người đối diện.

Ngoại ngữ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho trưởng phòng giao nhận

Một công ty giao nhận sẽ không giới hạn lượng khách và sẽ không từ chối bất kỳ một đối tượng khách hàng nào kể cả họ là người nước ngoài. Nếu doanh nghiệp của bạn có đối tác hoặc khách hàng là người nước ngoài thì đương nhien bạn cần phải biết ngoại ngữ.

Sẽ có rất nhiều hoá đơn, chứng từ hoặc tài liệu liên quan đến hàng hoá được viết bằng ngoại ngữ, cách tốt nhất để bạn giải quyết chúng chính là sử dụng vốn ngoại ngữ của mình mà không phải nhờ đến sự giúp đỡ của người khác. 

Chịu được áp lực công việc

Khối lượng của trưởng phòng giao nhận rất lớn, hàng ngày bạn phải giải quyết rất nhiều vấn đề trong đó có cả vấn đề riêng với chuyên môn của bạn và còn có những vấn đề phát sinh khác từ nhân viên cho nên áp lực lên vai của bạn là vô cùng lớn.

Đối với những người có ý chí kiên cường và tiến thủ cao, họ sẽ chấp nhận đối mặt và tìm cách thoát khỏi chúng bằng chính sự thông minh và hiểu biết của mình, còn đối với những người không chịu được áp lực đó thì chắc chắn sẽ không gắn bó lâu dài với công việc lâu.

5. Thu nhập của trưởng phòng giao nhận là bao nhiêu?

Với khối lượng công việc và trách nhiệm lớn như trưởng phòng giao nhận thì đương nhiên thu nhập mà họ nhận được cũng sẽ phải xứng đáng với những gì họ đã bỏ ra. Theo ghi nhận thực tế của timviec24h.vn thì ở vị trí này, trưởng phòng giao nhận sẽ đạt mức thu nhập dao động từ 12 - 15 triệu đồng, tất nhiên con số này có có thể cao hơn tuỳ thuộc vào tình hình hoạt động của công ty.

Với mỗi công ty có quy mô khác nhau thì bạn sẽ nhận được mức thu nhập là khác nhau, tuy nhiên nhà tuyển dụng vẫn sẽ dựa trên những gì bạn cống hiến và nhìn vào kết quả mà bạn tạo ra để trả lương cho xứng đáng nhất.

6. Chế độ và quyền lợi của trưởng phòng giao nhận

Trưởng phòng giao nhận cũng sẽ được nhận những quyền lợi như những nhân viên khác trong công ty, bao gồm:

- Được đóng các loại bảo hiểm theo quy định như là bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp.

- Được nhận quà cho những ngày lễ lớn trong năm như là 20/10, 8/3 và 1/6 nếu là phụ nữ.

- Được nghỉ ngày lễ, ngày phép hàng năm theo luật Nhà nước và công ty đề ra trong đó ngày nghỉ phép được hưởng trong 1 năm là 12 ngày.

- Mỗi năm bạn sẽ được thưởng một chuyến du lịch do công ty tổ chức.

- Ngoài ra, đối với vị trí trưởng phòng thì bạn sẽ được nhận thêm một số khoản phụ cấp về trách nhiệm mà những nhân viên bình thường không có.

Từ những thông tin trên đây chắc hẳn bạn đọc đã có cho mình một bản mô tả công việc trưởng phòng giao nhận đầy đủ và chi tiết nhất. Hy vọng các bạn sẽ có những kiến thức nhất định về vị trí này và không còn bỡ ngỡ khi xin việc cũng như bắt đầu làm việc với vị trí trưởng phòng giao nhận này. Để tìm hiểu thêm nhiều bản mô tả về các vị trí công việc khác bạn có thể truy cập vào trang web timviec24h.vn, chắc chắn các bạn sẽ có những thông tin hữu ích phục vụ cho cuộc sống và công việc của mình. Hãy đồng hành cùng tôi ở những bài viết sau, chúc các bạn thành công với vị trí mới.

Các ứng viên quan tâm đế vị trí trưởng phòng giao nhận có thể tải trực tiếp File mẫu mô tả công việc dưới đây về để tham khảo:

ban-mo-ta-cong-viec-truong-phong-giao-nhan.docx

Đăng ngày 20/11/2020, 34 lượt xem