Cập nhật bản mô tả công việc giám đốc tiền sảnh mới nhất 2020!

Mục lục

1. Bạn hiểu gì về công việc giám đốc tiền sảnh?

Giám đốc tiền sảnh (còn được gọi là Front Office Director) là những người đứng đầu trong hệ thống nhân sự tiền sảnh của ngành Nhà hàng - Khách sạn. Những vị giám đốc này phụ trách điều hành, điều phối và quản lý công việc chung của các nhân viên tại tiền sảnh để đảm bảo dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất. Giám đốc tiền sảnh cần phải là cầu nối giữa nhân viên làm công tác tiền sảnh với nhân sự của bộ phận khác và các cấp quản lý, lãnh đạo cao hơn. Thông thường, các khách sạn lớn (3 sao trở lên) sẽ có giám đốc tiền sảnh. 

Hãy thử nghĩ xem, khách sạn như thế nào sẽ khiến cho bạn muốn ở lại mãi? Đó có phải là một không gian sang trọng, 5 sao với đầy đủ các loại hình dịch vụ, ưu đãi hấp dẫn. Cũng đúng! Nhưng đó chỉ là ấn tượng về sau mà thôi. Hãy hình dung, khi bạn bước vào một khách sạn, dù nó có đẹp đến mấy mà nhân viên phục vụ bạn với thái độ hờ hững, làm phật lòng khách hàng song không nhận trách nhiệm hoặc bạn yêu cầu gì đó mãi nhưng không ai chịu đứng ra giải quyết. Vậy bạn còn muốn ở lại đây nữa không?

Thực tế, khách sạn có muốn gây ấn tượng tốt với khách du lịch hay không phải phụ thuộc rất nhiều vào bộ phận tiếp đón cửa trước. Nếu như bộ phận tiền sảnh được coi như gương mặt của khách sạn thì người điều khiển bộ máy đó thực sự đáng được đề cao. Bởi vậy, nhiều người cho rằng, làm giám đốc tiền sảnh vất vả lắm đấy nhưng ưu đãi cũng không kém. Nếu như bạn muốn theo đuổi ngành Nhà hàng - Khách sạn dài lâu thì công việc giám đốc tiền sảnh cũng rất đáng để cho bạn phấn đấu và thử sức. 

2. Bản mô tả công việc giám đốc tiền sảnh chi tiết nhất dành cho ứng cử viên

Như vậy, qua phần đầu tiên, chúng ta cũng phần nào hiểu rõ về giám đốc tiền sảnh và vị trí quan trọng của người này trong hệ thống Nhà hàng - Khách sạn. Tiếp theo đây, để có cái nhìn cụ thể, chi tiết nhất về ngành nghề này, hãy cùng khám phá bản mô tả công việc giám đốc tiền sảnhtimviec24h.vn đã tổng hợp nhé!

2.1. Quản lý bộ phận tiền sảnh

Nhiệm vụ chủ yếu của giám đốc tiền sảnh chính là điều hành và quản lý mọi hoạt động trong khu vực tiền sảnh, chính vì vậy những vị lãnh đạo này có quyền chỉ đạo bất cứ nhân sự nào làm việc tại bộ phận này. Trong vai trò điều phối, các công việc mà một giám đốc tiền sảnh cần làm là:

  • Đảm bảo đủ số lượng nhân lực tại khu vực tiền sảnh để khách du lịch nhận được dịch vụ tốt nhất. 

Việc phân công nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của khách sạn. Nếu như giám đốc nhân sự không phân công đủ người thì chắc chắn vào giờ cao điểm, du khách sẽ nhận lại trải nghiệm không tốt và ngay cả nhân viên cũng bị áp lực về thời gian, phải làm nhiều việc cùng một lúc dẫn tới việc xử lý tình huống không hiệu quả. 

Bởi vậy, tốt nhất một giám đốc tiền sảnh nên là người biết quan sát để hình dung ra số lượng nhân sự cần thiết trong ngày. Họ cần tùy theo thời điểm để phân công, thường các mùa du lịch cao điểm sẽ cần số lượng nhân lực lớn và giám đốc tiền sảnh đôi khi phải trực tiếp xuống theo dõi tiến độ làm việc của mọi người, còn trong năm thì số lượng sẽ vơi đi nhiều và giám đốc có quyền chỉ đạo từ xa. 

  • Phân công nhiệm vụ cho từng người trong bộ phận tiền sảnh, đồng thời có sự kiểm tra, rà soát sát sao hoạt động của đội ngũ nhân sự này

Những người giám đốc cần vạch ra chiến lược cụ thể, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người để đảm bảo ai trong số họ cũng biết vị trí và công việc mình phụ trách nằm ở đâu. Đôi khi, do sự phân công nhiệm vụ không rõ ràng mà nhân lực cứ tập trung về một chỗ còn những nơi khác, khách hàng vẫn chưa được đáp ứng nhu cầu. Điều này chứng tỏ giám đốc tiền sảnh và các cấp quản lý chưa thực hiện đủ sát sao công việc. 

Ngoài ra, đề đảm bảo sự phân công tốt nhất, các giám đốc tiền sảnh nên thông báo tới các bộ phận quản lý thường xuyên kiểm tra hoạt động của nhân viên. Nếu phát hiện ra sai sót nào trong quá trình phân công và thi hành nhiệm vụ cần phải điều phối lại ngay. 

  • Xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể cho bộ phận tiền sảnh theo ngày/tháng/quý/năm.

Để các hoạt động tiền sảnh diễn ra hiệu quả nhất, đội ngũ nhân viên làm công tác tiền sảnh cần nắm vững định hướng làm việc theo tiến trình lâu dài tại nơi làm việc. Chính vì vậy, họ không chỉ nên nhận kế hoạch theo ngày hay tuần mà nhất thiết cần một bản định hướng trong cả năm. 

  • Bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên qua các khóa đào tạo của khách sạn.

Thông thường, việc đào tạo nghiệp vụ cho những nhân viên mới có thể được giao cho quản lý hoặc trưởng bộ phận đội nhóm của họ hướng dẫn. Song nhiệm vụ của giám đốc tiền sảnh là khuyến khích lãnh đạo mở lớp huấn luyện nghiệp vụ dành cho tất cả nhân viên trong bộ phận tiền sảnh. Ai cũng cần luyện tập bài bản để nắm vững các quy tắc trong công việc, thử sức mình với các tình huống không mong muốn và cập nhật các hình thức phối hợp mới để tăng hiệu quả làm việc. 

  • Làm việc với khách hàng: Cung cấp các loại hình dịch vụ; tiếp nhận và giải quyết các thắc mắc, phàn nàn của khách hàng.

Trên thực tế, đôi khi có những việc xảy ra liên quan đến khách hàng không nằm trong phạm vi kiểm soát của bộ phận tiếp tân hoặc quá phận sự của họ, những lúc như vậy, giám đốc tiền sảnh là người thay mặt đội ngũ nhân lực để giải quyết. Trong quá trình công tác, sẽ có lúc họ gặp phải những vị khách hách dịch, trịch thượng hay khó tính, tuy nhiên, giám đốc tiền sảnh vẫn phải là người bình tĩnh nhất để giải quyết êm đẹp mọi chuyện, đảm bảo bộ mặt cho khách sạn. 

Thông thường, lấy châm ngôn “khách hàng là thượng đế” để tiếp nhận và giải đáp những vấn đề của họ. Thế nhưng nếu khách hàng cố tình bày tỏ thái độ không hợp tác, thượng cẳng chân hạ cẳng tay thì các giám đốc tiền sảnh có quyền gọi lãnh đạo cấp cao hơn và xử lý theo quy định pháp luật.

  • Đánh giá năng lực và kết quả công việc

Trong cả quá trình thực hiện, các giám đốc tiền sảnh cần giao nhiệm vụ cho các trưởng nhóm, quản lý cấp dưới theo dõi tiến độ làm việc của đội nhóm rồi báo cáo lên cho họ. Nhiệm vụ của giám đốc tiền sảnh là dựa vào những báo cáo đó để tập hợp thành bản báo cáo chung nhất về kết quả làm việc của nhân viên. Đến thời hạn định kỳ, giám đốc tiền sảnh trình lên cấp trên báo cáo tổng hợp này, đồng thời chuyển các nhận xét, định hướng làm việc của mình tới nhân viên trong bộ phận quản lý.

2.2. Phối hợp với các bộ phận khác và lãnh đạo cấp cao trong việc nâng cao chất lượng khách sạn.

Bởi là đội ngũ trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, là những người đón nhận du khách đầu tiên để chuyển tới các bộ phận khác nên nhân viên làm công tác tiền sảnh mà trên hết là giám đốc của họ hoàn toàn nắm rõ đường đi nước bước của khách hàng cũng như biết các phương hướng giải quyết hiệu quả công việc tốt hơn bộ phận khác. Chính vì vậy, giám đốc tiền sảnh cần phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình điều hành, quản lý, đồng thời làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trong những công việc sau:

  • Tham gia các hoạt động marketing trong khách sạn

Một chiến dịch Marketing ấn tượng sẽ giúp khách sạn gây được nhiều tiếng vang lớn. Chính vì vậy, với vai trò là gương mặt đại diện của khách sạn, vị lãnh đạo tiền sảnh cần được biết hoạt động marketing của khách sạn để hình dung định hướng làm việc cho nhân viên đáp ứng đúng chiến dịch đã thiết lập

  • Phối hợp với trưởng các bộ phận khác để nâng cao hiệu quả kinh doanh

Trong quá trình làm việc, những giám đốc tiền sảnh cũng cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong việc trao đổi thông tin khách hàng và xử lý các yêu cầu của du khách. Sự phối hợp này giúp khách sạn tạo ra một mạng lưới nhân lực mạnh mẽ, góp phần tăng hiệu quả kinh doanh. Có thể nói, nơi nào có sự phối hợp của nhân viên tốt thì nơi đó mới thành công.

  • Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên và làm công tác tham mưu

Giám đốc tiền sảnh luôn cần kết nối với cấp trên. Họ là cây cầu kết nối nhân viên tiền sảnh với người đứng đầu hệ thống kinh doanh. Sự kết nối này không chỉ thể hiện qua các văn bản báo cáo mà cần có sự bàn bạc kỹ lưỡng giữa hai nhà lãnh đạo. Đôi khi, giám đốc tiền sảnh cũng cần tham mưu cho cấp trên của họ về phương án giúp giải quyết tình hình của khách sạn tốt hơn. 

3. Những yêu cầu về một giám đốc tiền sảnh tài ba

Khi một người trở thành giám đốc tiền sảnh, chắc chắn họ là nhân tố có quyền hạn lớn nhất tại vị trí này. Chính vì là người lãnh đạo nên những yêu cầu về kỹ năng chuyên môn hay kinh nghiệm của những người giám đốc tiền sảnh cũng cao hơn những nhân lực khác. Cụ thể:

3.1. Trình độ học vấn

Những người ứng tuyển cần tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành liên quan như Quản trị du lịch khách sạn, Quản trị kinh doanh, Marketing, Kinh tế, Quản trị Nhà hàng - Khách sạn,... hoặc các chuyên ngành liên quan.

Ngoài ra, những giám đốc tiền sảnh cần nắm vững Tiếng Anh ở cả bốn kỹ năng, đặc biệt cần có khả năng trao đổi tiếng Anh lưu loát với người du khách bản xứ. Ngoài ra, trong quá trình làm việc, đôi khi giám đốc tiền sảnh cũng cần làm việc với các đối tác nước ngoài hoặc tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ tại nước ngoài, chính vì thế, khả năng đọc hiểu văn bản cũng quan trọng không kém. Biết thêm càng nhiều thứ tiếng càng lợi thế. 

Tin học văn phòng cũng là kỹ năng không thể thiếu đối với những người lãnh đạo, khi họ cần phải thiết lập các bản kế hoạch và báo cáo dành cho nhân viên và trình lên lãnh đạo.

3.2. Kinh nghiệm xử lý vấn đề

Để trở thành một giám đốc tiền sảnh, bạn phải thực sự có kinh nghiệm trong việc điều hành và quản lý ở hệ thống khách sạn từ 3 sao trở lên trong ít nhất 1-2 năm trở lên tại vị trí tương đương. Khách sạn càng sang trọng càng đòi hỏi nhân viên có trình độ và kinh nghiệm lâu hơn. 

Trong quá trình học hỏi, các giám đốc tiền sảnh cần trau dồi kinh nghiệm quản lý và giám sát lễ tân; có nghiệp vụ lễ tân thành thạo và biết xử lý khiếu nại của khách hàng theo cách hiệu quả nhất. 

3.3. Tố chất của một nhà lãnh đạo tài tình

Bạn là giám đốc tiền sảnh, cũng có nghĩa bạn đã lọt vào đội ngũ lãnh đạo. Thay vì lắng nghe chỉ đạo của người khác, bạn phải là người vạch ra các đường hướng cho nhân viên và kết nối họ lại với nhau. Vì vậy, bạn phải có những kỹ năng cơ bản sau đây: 

Thứ nhất, khả năng quản lý công việc và điều phối hoạt động. Là một lãnh đạo, bạn phải là người có tầm nhìn cùng tư duy hành động khoa học. Mọi hoạt động đều cần thực hiện qua kế hoạch đã được nghiên cứu trước, không nên quản lý theo cách tự phát và sở thích riêng của mình. Đôi khi, những vấn đề không mong muốn xảy ra cũng là bài kiểm tra năng lực tư duy khoa học của vị giám đốc tiền sảnh đó.

Thứ hai, khả năng tương tác và kết nối. Những người lãnh đạo cần phải luôn thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân viên. Để làm được điều này, họ luôn cần biết quan tâm, trò chuyện thường xuyên cũng như kết nối đội ngũ nhân viên trong công ty với nhau. Qua quá trình trò chuyện, có thể giám đốc sẽ phát hiện ra những góc khuất mà nhân viên chưa bao giờ bày tỏ, cũng như thắt chặt sự gắn bó của nhân viên trong bộ máy quản lý qua lời nói “thấu tình đạt lý” của chính mình. 

Thứ ba, khả năng tư duy phản biện. Khi đối mặt với khách hàng, mọi khả năng đều có thể xảy ra. Vì họ cho rằng mình là người ban phát cho khách sạn của bạn tiền bạc nên bạn cần phải đáp ứng mọi điều họ muốn. Rất nhiều người hống hách như thế đấy. Bởi vậy, trang bị cho mình tư duy phản biện, giao tiếp linh hoạt và xử lý tình huống nhạy bén sẽ hỗ trợ cho bạn rất nhiều trong công việc. 

4. Mức lương hấp dẫn dành cho giám đốc tiền sảnh

Thông thường, mức lương trung bình của vị trí giám đốc tiền sảnh sẽ nằm trong khoảng từ 15 triệu trở lên, giao động trong mức 20 - 30 triệu và còn có thể cao hơn tùy theo quy mô và hoạt động kinh doanh của khách sạn. Nếu như bạn có cơ hội được làm việc tại môi trường nước ngoài, mức lương sẽ cao hơn rất nhiều, đi kèm với chế độ lương thưởng hấp dẫn, đáng mong đợi.

5. Chế độ đãi ngộ đáng mơ ước mà giám đốc tiền sảnh được nhận

Khi trở thành giám đốc tiền sảnh - một vị trí rất cao trong con đường sự nghiệp của mình thì mọi cơ hội bạn nhận được cũng cao hơn rất nhiều so với những nhân sự khác trnog công ty. 

Khi tiếp xúc với càng nhiều đối tác nước ngoài, giám đốc tiền sảnh có cơ hội mở rộng quan hệ với nhiều người. Ngay cả khi không muốn làm việc hiện tại nữa, bạn vẫn có thể tìm cho mình một vị trí mới dựa vào kinh nghiệm làm việc chuyên môn sâu rộng và những mối quan hệ bên ngoài của mình

Nếu khách sạn bạn đang làm có chi nhánh tại nước ngoài, rất có khả năng bạn sẽ được luân chuyển sang các vị trí mới đó và thử sức mình với các cơ hội chưa có tại Việt Nam.

Cơ hội thăng tiến dành cho giám đốc tiền sảnh cũng rất đáng được quan tâm. Với năng lực chuyên môn cao, rất có khả năng bạn sẽ được lãnh đạo cấp cao tin tưởng đề bạt lên các vị trí cao hơn.

Như vậy, rõ ràng giám đốc tiền sảnh vừa có nhiều thực quyền lại có nhiều cơ hội hấp dẫn trong sự nghiệp. Bởi vậy, tại sao không cố trau dồi bản thân thật tốt để đạt tới vị trí này trong tương lai? Hiện nay, với xu hướng hội nhập toàn cầu và việc mở rộng nhiều hình thức du lịch mới, các khách sạn, nhà hàng mọc lên như nấm, thị trường làm việc cho nhân sự Nhà hàng - Khách sạn bởi vậy cũng không thiếu. Hãy cố gắng để nhanh chóng trở nên thành công trong sự nghiệp của mình nhé. Chúc các bạn thành công!

Qua bản mô tả công việc giám đốc tiền sảnh này này, bạn đã hiểu rõ nhiệm vụ của những vị lãnh đạo này rồi nhỉ. Tuy nhiên, để biết thêm các lưu ý khác về cách viết CV giám đốc tiền sảnh, hoặc viết đơn xin việc, hãy tiếp tục theo dõi các bản hướng dẫn chỉ có trên timviec24h.vn nhé. Hãy nhanh tay truy cập vào website và khám phá thôi nào!

 

Đăng ngày 20/11/2020, 18 lượt xem