Cách xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả

Mục lục

1. Tầm quan trọng của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Nếu bạn đã từng trải nghiệm vai trò nào đó trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hẳn bạn sẽ nhận ra, một sự kiện thực tế muốn diễn ra thành công, cần phải kết hợp tổng hòa nhiều yếu tố, đặc biệt là yếu tố chuẩn bị. Trong yếu tố chuẩn bị, bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một công đoạn quan trọng không thể thiếu. Những cá nhân chịu trách nhiệm quản lý sự kiện, hay chính những đơn vị tổ chức đều nhận thức được tầm quan trọng này và ưu tiên công đoạn lập kinh phí dự trù ban đầu hơn cả.

Việc dự trù kinh phí như là một kỹ năng, một chuyên môn buộc phải có ở những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Việc dự trù như vậy sẽ đảm bảo trong những tình huống, trường hợp phát sinh sẽ không thiếu hụt về ngân sách về tiếp tục thực hiện sự kiện. Ngành tổ chức sự kiện ngày nay có sự cạnh tranh cao hơn bao giờ hết. Trong mắt các khách hàng, việc họ lựa chọn một đơn vị hay một cá nhân phụ trách tổ chức sự kiện sẽ dựa vào nhiều yếu tố. Nếu ngay cả việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mà bạn cũng không làm được, chúng tố cáo bạn và đơn vị mà bạn đang làm việc là kém chuyên nghiệp.

2. Quy trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Tuy nhiên, dự trù kinh phí thoạt nghe có vẻ dễ, nhưng trên thực tế chúng lại rất khó khăn. Đặc biệt, sẽ càng khó khăn hơn nếu bạn là một người mới vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn. Để dễ dàng hơn trong việc lập dự trù kinh phí, hãy cố gắng thực hiện chúng theo đúng quy trình bao gồm 4 bước sau.

2.1. Bước 1: Nghiên cứu và hiểu rõ kế hoạch tổ chức sự kiện

Bất kể đó là sự kiện nhỏ hay lớn, các chuyên viên tổ chức sự kiện cần nhận thức được tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí. Nhưng trước khi bắt tay vào xây dựng bảng này, bạn cần nghiên cứu và nắm chắc những nội dung, tóm lại là những gì có trong bản kế hoạch chuẩn bị tổ chức sự kiện. Sự kiện đó tổ chức trong nhà hay ngoài trời, quy mô bao nhiêu khách, chủ đề chính của sự kiện đó là gì, có những hoạt động gì sẽ diễn ra trong sự kiện, danh sách những tiết mục, khách mời, khán giả, thời điểm và thời gian tổ chức sự kiện ra sao, sự kiện có ý nghĩa và mục đích gì?,...

Nói tóm lại, việc bạn xác định được những yếu tố căn bản như vậy trước khi bắt tay vào lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Bạn sẽ biết bản thân cần triển khai cái gì? Thực hiện ra sao? Cụ thể hơn những hạng mục gì sẽ cần đến kinh phí và ngân sách cho từng hạng mục là bao nhiêu? Việc nghiên cứu và tìm hiểu bao giờ cũng hữu ích, như khi “đánh địch” thì phải “biết địch”. Và như khi tổ chức một sự kiện hoành tráng cũng nên tìm hiểu tương tự như vậy.

Đa phần, những chuyên viên tổ chức sự kiện mới vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ chủ quan, và đôi khi là bỏ qua bước lập kinh phí dự trù, hoặc bỏ qua một số hạng mục do không nghiên cứu kỹ kế hoạch. Đây hoàn toàn có thể là sai lầm khiến bạn phải trả giá, chúng có thể ảnh hưởng đến tiến độ diễn ra sự kiện và thậm chí buộc bạn phải đứng ra chịu trách nhiệm cho những khoản kinh phí bị tổn thất.

2.2. Bước 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các hạng mục

Sau bước nghiên cứu sẽ là bước liệt kê và xây dựng danh sách bao gồm những hạng mục cần dự toán kinh phí. Chuyên viên tổ chức sự kiện cần biết sắp xếp các sự kiện, sau đó phải biết cách đưa ra những hạng mục cần thiết, hoặc có thể kèm theo các loại phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, dịch vụ hàng hóa, quà tặng,... Tất cả đều phải được xác định rõ số lượng cần cho mỗi hạng mục, chi phí và chất lượng.

Trong quá trình xây dựng bảng dự trù kinh phí, bên cạnh phí quản lý (khoảng từ 10- 15% tùy vào đơn vị đứng ra tổ chức), thì có khoảng 10% phí giá trị gia tăng thì đối với những hạng mục khó dự toán về kinh phí có thể cộng thêm phần ngân sách thông thường người làm tổ chức sự kiện thường lấy, với trung bình trong khoảng 10 - 20%. Việc thiết lập danh sách các hạng mục cho một sự kiện phụ thuộc khá nhiều vào từng sự kiện, loại hình sự kiện cũng như nội dung hoạt động của sự kiện đó. Tuy nhiên, về cơ bản, bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thường sẽ bao gồm các hạng mục như sau:

  • Không gian tổ chức (phí thuê địa điểm, các vật dụng có sẵn tại địa điểm,...)
  • Sân khấu tổ chức (Booth Activation)
  • Hạng mục Design (cổng vào, bong bóng, hoa trang trí, backdrop sân khấu, banner,...)
  • Thiết bị kỹ thuật (âm thanh, thiết bị chiếu sáng, màn hình, máy chiếu,...)
  • Các tiết mục diễn trong sự kiện
  • Nhân sự hậu cần, hoạt náo viên, PG/PB, Người dẫn chương trình.
  • Hệ thống chỗ ngồi, bàn ghế,....
  • Biển quảng cáo/ấn phẩm/thư mời/menu/băng rôn/ấn phẩm quà tặng,....
  • Quay phim và chụp ảnh
  • Đạo diễn chương trình, đồng phục biểu diễn, lễ tân, phục vụ,....
  • Gameshow, quà tặng đi kèm
  • Quảng cáo sự kiện, ghi hình nhà đài, truyền thông báo chí.
  • Dịch vụ giữ trật tự, chỗ để xe, bảo vệ an ninh.
  • Dịch vụ điện nước, internet, phụ phí khác
  • Phí phát sinh và dự phòng,...

Trên thực tế, sự kiện có quy mô càng lớn, thì những hạng mục cần phải chi càng nhiều. Do đó, cần nghiên cứu thật kỹ kế hoạch sự kiện trước khi lập danh sách các hạng mục. Ngoài ra, thực tế cho thấy không có nhiều sự kiện diễn ra êm đẹp như kịch bản từ đầu đến cuối. Chính vì thế, cần phải chuẩn bị thật tốt bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện để có thể làm cơ sở đối mặt và có giải pháp kịp thời với những chi phí phát sinh.

2.3. Bước 3: Lên danh sách kinh phí dự trù cho những rủi ro phát sinh

Như đã nói, một sự kiện diễn ra theo những gì có trong kế hoạch từ A cho đến Z là rất hiếm. Càng nhiều hạng mục cần thực hiện, chi phí phát sinh càng cao. Do đó, không chỉ khó trong việc dự toán kinh phí cho từng hạng mục, và việc dự toán kinh phí cho cả những tình huống không đáng có, hoặc không thể đoán trước lại càng thách thức hơn.

Trước tiên, hãy cố gắng tính toán và dự trù xem trong sự kiện bạn đang đảm nhiệm có thể xảy ra những rủi ro hay tình huống gì? Những rủi ro thường thấy trong một sự kiện xuất phát từ nhiều vấn đề. Đó có thể là tình huống phát sinh từ khán giả khách mời, từ thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời, từ hệ thống kỹ thuật, thiết bị máy móc, từ nhân sự hậu cần, MC bị ốm đột xuất, một tai nạn không hay xảy ra khi tổ chức các gameshow,... Tóm lại, trong lúc dự đoán những rủi ro và tình huống phát sinh, bạn nên kèm theo đó là kinh phí dự trù cho tương ứng với từng rủi ro.

Chẳng hạn như khi sự kiện bạn tổ chức là một sự kiện ngoài trời, hãy dự đoán các yếu tố dự phòng cho những rủi ro, ví dụ như chuẩn bị thêm số lượng bàn ghế, phông bạt che chắn để phòng tránh thời tiết xấu có thể xảy ra. Hay như khi bạn tổ chức một sự kiện event thời trang, bên cạnh ngân sách cho người mẫu, trang phục, sân khấu, kỹ thuật ánh sáng âm thanh,... bạn cũng nên tính cả chi phí giặt là trang phục, đặc biệt với những buổi biểu diễn thời trang có thời gian tổ chức lâu.

Hay trong những mùa cao điểm của sự kiện, bạn sẽ phải đối mặt với giá thành để chi cho các hạng mục sự kiện đồng loạt tăng lên. Do đó, khi dự toán bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bạn nên cân nhắc thiết lập các con số thể hiện được tính chênh lệch, chứ không thể nào áp dụng mãi những con số kinh phí cũ.

2.4. Bước 4: Tính tổng kinh phí sau khi hoàn thành

Sau khi đã hoàn thành bảng dự trù kinh phí, và trước khi trình bảng này lên cho khách hàng, hoặc đơn vị đối tác tổ chức sự kiện. Chuyên viên tổ chức sự kiện cần tính tổng chi phí và xác định được con số cuối cùng cho toàn bộ sự kiện, bao gồm cả chi phí cho những rủi ro phát sinh.

Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không hề dễ dàng, chúng đòi hỏi người lập phải có sự cẩn trọng, cầu toàn và vô cùng tỉ mỉ. Do đó, hoạt động này thường được phân công trách nhiệm cho những cá nhân có tầm nhìn, tư duy khoa học, những người quan sát tốt và dự đoán được những khía cạnh có thể xảy ra dù là nhỏ nhất. Hãy thử nghĩ xem, nếu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không được tính hiệu quả, chi phí dự toán thấp hơn chi phí thực tế, có thể bạn và đơn vị mà bạn đang phụ trách sẽ buộc phải bỏ ra ngân sách tương ứng để bù vào.

3. Những lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Như đã nói, một sự kiện diễn ra chắc chắn sẽ có những vấn đề phát sinh mà có thể, bạn sẽ lường trước được hoặc không. Tuy nhiên điều quan trọng vẫn là nên hiểu rõ, nắm bắt chính xác từng công đoạn và chi tiết từng hoạt động trong sự kiện. Nếu bạn là một người làm sự kiện chưa có kinh nghiệm, tốt nhất hãy chủ động tìm đến những người có kinh nghiệm hơn. Cho họ xem bản xem trước của kế hoạch dự trù kinh phí, hãy cố gắng lắng nghe những lời tư vấn và góp ý từ những người đó. Bạn sẽ hiểu được nhiều điều và rút kinh nghiệm hơn hoặc có động lực, cơ sở hoàn thiện kế hoạch dự trù kinh phí của mình tốt hơn.

Bên cạnh đó, ngân sách luôn là một thứ rất rất quan trọng, bạn nên lưu ý về việc giới hạn chúng. Bởi khách hàng của bạn có thể đã đưa ra một vùng ngân sách an toàn mà họ mong muốn bạn sẽ thiết lập trong vùng an toàn đó, chứ không phải là vượt quá ngân sách dự kiến ban đầu.

Nói tóm lại, để một sự kiện diễn ra thành công, thì dự trù kinh phí là một công đoạn quan trọng không thể bỏ qua. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, bạn có thể bị khách hàng chê bai kém chuyên nghiệp, thiếu sự chu đáo nếu như không biết cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, cũng như đảm bảo có đủ kinh phí trang trải cho những tình huống phát sinh. Nghề event không dễ, nhưng bằng cách học hỏi từng chút, từng chút một, bạn sẽ nhanh chóng thành thạo với nghề mà thôi!

Đăng ngày 20/11/2020, 88 lượt xem