Cách sắp xếp kho hàng THÔNG MINH và KHOA HỌC nhất mọi thời đại

Mục lục

1. Những cách sắp xếp kho hàng hiệu quả nhất mọi thời đại

Sắp xếp hàng hóa trong kho là nhiệm vụ cần thiết đối với mỗi một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh. Nó không những đảm bảo tiêu chí về mặt mỹ quan mà còn có tác dụng cho công cuộc tìm kiếm mặt hàng trong kho để xuất nhập hàng.

Với việc sắp xếp hàng hóa gọn gàng sẽ góp phần tiết kiệm tối đã diện tích để hàng từ đó giảm chi phí cho việc thuê mặt bằng làm nơi chứa hàng.

Đối với những doanh nghiệp quy mô lớn, hàng ngày số lượng hàng sản xuất hoàn thành rất lớn và đa dạng vì vậy việc sắp xếp gọn gàng hàng hóa trong kho còn có tác dụng giúp quản lý kho dễ dàng tìm kiếm sản phẩm theo nhu cầu một cách nhanh nhất. So với việc tìm kiếm trong một kho hàng lộn xộn thì đây là phương pháp giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức đấy nhé.

Từ những tác dụng lớn của việc sắp xếp hàng hóa trong kho dẫn đến bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua hoạt động này. Vậy thì phải thực hiện sắp xếp như thế nào mới đem lại hiệu quả tất cả sẽ có trong nội dung phần tiếp theo, mời các bạn theo dõi.

Để có một nhà kho gọn gàng như bạn mong muốn không phải là điều đơn giản, cần phải bỏ rất nhiều công sức và thời gian để đưa ra những kế hoạch sắp xếp một cách khoa học để đạt hiệu quả nhất.

Ngay sau đây là những cách sắp xếp kho hàng “thông minh” giúp bạn đạt hiệu quả cao nhất, bắt đầu khám phá nhé.

1.1. Sắp xếp hàng hóa theo mã SKU

SKU chính là từ viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit - là mã sản phẩm, trong đó bao gồm những con số và ký hiệu cho mã hàng mà doanh nghiệp quy định để nhân viên dễ dàng nhận biết hơn.

Nhìn vào mã SKU này nhân viên thực hiện công việc có thể dễ dàng nhận diện được mặt hàng đó đang ở khu vực nào trong kho và tiến hành di chuyển tới đúng địa điểm cần tìm.

Ví dụ: Mã hàng áo sơ mi trắng nằm ở khu B, dãy 2, tầng 3, ô số 10, size S thì ký hiệu mã SKU sẽ là B20310TS.

Với mã SKU này sẽ là bắt buộc với mỗi doanh nghiệp nhưng không có quy chuẩn nào dành cho tất cả doanh nghiệp khác nhau cùng áp dụng, đưa ra ký hiệu như thế nào là tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp tự đặt ra để quản lý tốt đối với hàng hoá của mình.

1.2. Sắp xếp  kho hàng theo nguyên tắc kế toán

Trong kế toán, có những nguyên tắc kế toán về xuất nhập kho có thể áp dụng vào để sắp xếp kho hàng của mình một cách hiệu quả nhất, cụ thể như sau:

1.2.1. Sắp xếp theo kiểu “Hàng nhập trước xuất trước” - FIFO

Nhập trước xuất trước là một trong những nguyên tắc kế toán trong vấn đề nhập kho và xuất kho. Nếu áp dụng theo phương pháp này bạn lưu trữ những mã hàng có thời gian xuất sau ở phía ngoài hoặc nếu có tầng thì nên bố trí để chúng ở phía dưới để tiện cho việc lấy hàng đi xuất và hàng hoá sẽ không bị lộn xộn.

Việc áp dụng những mặt hàng có khả năng dễ hư hỏng thường được các doanh nghiệp áp dụng theo phương thức này, ví dụ như mặt hàng thực phẩm, thời trang hay là điện tử,...

1.2.2. Sắp xếp theo kiểu “ Hàng nhập sau xuất trước” - LIFO

Tiếp theo là nguyên tắc thứ hai, hàng nhập sau nhưng lại xuất trước. Đây cũng là một trong những phương pháp phổ biến và được áp dụng hiệu quả tại những doanh nghiệp đang sản xuất, kinh doanh mặt hàng khó hư hỏng như là vật liệu xây dựng chẳng hạn.

Với việc áp dụng theo phương pháp này, bạn có thể ưu tiên những mặt hàng có đơn đặt hàng nhiều và thường được sản xuất liên tục mới kịp trả hàng cho khách mà không sợ những mặt hàng sản xuất trước đó bị hư hỏng. Khi áp dụng theo phương thức sắp xếp này thì những mặt hàng sản xuất sau sẽ thường được ưu tiên đặt ở phía ngoài hoặc là bên dưới nếu có ngăn tầng để thuận tiện cho việc di chuyển hàng đi xuất.

1.2.3. Sắp xếp theo kiểu “Hàng hết hạn trước xuất trước” - FEFO

Tiếp tục là một nguyên tắc kế toán được áp dụng để sắp xếp hàng trong kho hiệu quả. Phương thức này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được số lượng hàng tồn kho theo hạn sử dụng và sẽ hạn chế được để xót những mã hàng quá hạn sử dụng mà không biết.

Đối với những mặt hàng thực phẩm hay một số mặt hàng có hạn sử dụng khác, doanh nghiệp thường áp dụng phương thức này để đảm bảo đẩy hết số lượng hàng tồn kho trước khi hết hạn, và vì vậy tất cả những mã hàng được sản xuất ra đều phải được theo dõi và ưu tiên đặt những mã hàng sản xuất có hạn sử dụng lâu hơn ở phía ngoài hoặc để ở dưới để thuận tiện cho việc lấy hàng và xuất kho đi trước.

1.2.4. Sắp xếp theo kiểu “Hàng cuối cùng xuất trước” - FEFO

Tất cả những mặt hàng có thời gian lưu kho dài qua quá trình kiểm kê sẽ được doanh nghiệp đẩy lên ưu tiên xuất trước. Chính vì vậy để thuận tiện quản lý kho sẽ thực hiện ưu tiên những vị trí bên ngoài hoặc ở phía dưới để chứa những mã hàng này và khi cần xuất sẽ rút ngắn thời gian và công sức của nhân viên kho vận chuyển hàng hoá.

1.3. Đánh dấu vị trí đề hàng hoá bằng các ký hiệu

Nhận diện vị trí đặt mã hàng bằng cách đánh dấu ký hiệu những ký tự dễ nhìn, dễ nhớ để những người có nhiệm vụ dễ dàng xác định được vị trí để hàng.

Những ký tự thường được đưa ra như là A, B, C, D  và kèm theo số thứ tự cụ thể chẳng hạn A1, B1, hoặc A2, B2,...

Đây là nhiệm vụ của nhân viên quản lý kho và họ sẽ có trách nhiệm thực hiện rõ ràng và cập nhật vào sơ đồ kho để tất cả mọi cá nhân hay bộ phận liên quan đều có thể theo dõi và tìm thấy chúng khi cần thiết.

Trước khi nhập hàng, quản lý kho phải có trách nhiệm chuẩn bị một vị trí chứa hàng thật sạch sẽ, gọn gàng. Bên cạnh đó quá trình thực hiện di chuyển hàng hóa phải hết sức nhẹ nhàng và hạn chế tối thiểu nhất va chạm, đổ vỡ. Tất cả những mã hàng sau khi đã xuất hàng đều phải được sắp xếp lại một cách ngăn nắp và gọn gàng để có diện tích chứa những mã hàng nhập kho sau.

1.4. Dùng chỉ dẫn để nhận diện hàng hóa dễ dàng

Một cách dễ dàng và khiến nhân viên kho dễ dàng quan sát hơn đó là dùng biển chỉ dẫn. Đây là hình thức chỉ rõ ràng khu vực chứa với những mã hàng nào, từ ngày sản xuất bao nhiêu để ngay cả những nhân viên mới cũng có thể dễ dàng tìm thấy sản phẩm mà họ đang cần.

1.5. Cần tách biệt các khu vực kho với nhau

Việc sắp xếp các khu vực trong kho rất quan trọng, nếu diện tích kho rộng rãi bạn có thể sắp xếp với khoảng cách mỗi khu vực cách xa nhau một chút, như vậy sẽ đảm bảo được an toàn khi có sự cố không hay xảy ra như hoả hoạn chẳng hạn. 

Mặt khác, việc tách riêng giữa những khu vực khác nhau còn tránh được sự ảnh hưởng của chúng với nhau ví dụ như va chạm vì khoảng cách quá chật,...

1.6. Sử dụng kệ Pallet phù hợp

Việc sử dụng các kệ Pallet phù hợp sẽ góp phần không nhỏ đến diện tích kho có được tiết kiệm hay là lãng phí. Tránh những trường hợp số lượng hàng quá ít lại để vào kệ Pallet khổ to hơn, như vậy sẽ gây lãng phí diện tích, thay vào đó có thể ghép một số mã hàng có số lượng quá ít bên ngoài ghi rõ mã hàng, tên sản phẩm để tránh nhầm lẫn và có thể đặt cùng với nhau.

Những mặt hàng đặt ở phí dưới gần cửa sổ hoặc là những địa điểm có nguy cơ ẩm thấp thì sẽ đặt kệ Pallet cao và được che chắn cẩn thận để tránh làm hư hỏng hàng trong kho.

1.7. Bố trí khu vực dành riêng cho hàng lỗi

Việc phân chia rõ ràng khu vực để hàng lỗi do nhiều nguyên nhân khác nhau mục đích là để hạn chế việc nhầm lẫn những mã hàng đạt tiêu chuẩn với những mặt hàng có vấn đề cần phải sửa chữa. 

Bên cạnh đó cũng cần có luôn cả khu vực để sửa hàng bởi nếu không sẽ rất bất lợi cho đội sửa chữa vì diện tích chật hẹp.

Trong quá trình chuẩn bị hàng xuất kho, nhân viên kho cần một khoảng trống rộng rãi để chuẩn bị những mã hàng cần xuất theo đơn xuất hàng, vì vậy bố trí một khu vực chứa hàng xuất kho cũng khiến cho cách sắp xếp kho hàng được gọn gàng, sạch sẽ.

1.8. Sắp xếp lối đi và cách di chuyển trong kho hàng

Việc sắp xếp kho thực sự không hề đơn giản như mọi người thường nghĩ, người quản lý kho phải rất đau đầu và nghĩ ra “trăm phương ngàn kế” mới có được địa hình tiện lợi cho việc di chuyển, xuất nhập hàng như bạn thấy.

Phải xác định cửa xuất hàng và những lối đi chính để có thể tạo thành mạch kết nối giữa các khu vực với nhau.

Ví dụ, lối đi chính phải dẫn một mạch ra hướng cửa kho xuất hàng và lối ra vào, sau đó từ những khu vực khác như sửa hàng hoặc là soạn hàng có thể có những lối đi thông với nhau làm sao để khi lấy hàng và nhập kho phải thuận tiện nhất.

1.9. Ghi chú điểm lưu kho cho sản phẩm

Một phương pháp hữu hiệu nữa đó là những sản phẩm được nhập kho sau khi nhập kho bạn sẽ thực hiện cách dễ nhớ đó là lưu lại địa chỉ khu vực đặt hàng. Cho đến khi lấy hàng bạn lại nhìn vào điểm lưu kho ấy là có thể biết mã hàng đó đang nằm ở khu vực nào. Phần lớn thì các doanh nghiệp áp dụng hình thức này và thực hiện trên phần mềm. 

Đó là một số những cách sắp xếp kho hàng để có được sự ngăn nắp, gọn gàng và đặc biệt là giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm hàng xuất kho để theo kịp tiến độ giao hàng và giảm công sức cho việc tìm kiếm mã hàng một cách tối đa nhất. 

Tuy nhiên trong quá trình tổ chức, sắp xếp hàng trong kho bạn sẽ không thể nào thực hiện chúng một cách dễ dàng, vậy cần lưu ý điều gì để quá trình này diễn ra thuận lợi và đem lại hiệu quả tốt hơn? Câu trả lời sẽ nằm trong phần tiếp theo, các bạn hãy theo dõi nhé.

2. Một số lưu ý cần tránh khi sắp xếp kho hàng

Việc sắp xếp kho hàng để tạo nên một chu trình lưu thông hiệu quả là một nhiệm vụ hết sức khó khăn đồi hỏi người làm phải suy nghĩ rất nhiều. Hiểu được nỗi niềm ấy, timviec24h.vn đã tổng hợp và đưa ra cho các bạn một số gợi ý hữu ích, mong rằng các bạn có thể áp dụng chúng vào công tác tổ chức, sắp xếp kho hàng để đạt hiệu quả tốt nhất.

Tuyệt đối không được trèo lên kệ hàng

Mọi hàng hoá cần phải được nâng niu bởi nó là tài sản quý giá của doanh nghiệp. Tuyệt đối không được trèo lên Pallet với bất kỳ lý do nào vì nó có thể làm ảnh hưởng tới chất lượng của hàng xuất kho.

Nếu có những sản phẩm được đặt cao khiến bạn không thể với tới thì hãy sử dụng một công cụ hỗ trợ khác như thang hoặc ghế chuyên dụng để lấy sản phẩm.

Không được chất hàng hoá quá cao che khuất tầm nhìn

Việc chất hàng quá cao khiến nhân viên bị che khuất tầm nhìn và không thể tìm kiếm dễ dàng khi họ cần, vì vậy hãy để hàng ở độ cao vừa phải để họ quan sát và thực hiện nhiệm vụ nhanh hơn.

Hạn chế tối đa để hàng ở khu vực gần cửa ra vào hoặc cửa sổ

Khu vực cửa ra vào là khu vực dễ bị tác động xấu do thời tiết gây nên, vì vậy nếu có thể thì nên hạn chế để hàng hoá ở khu vực cửa ra vào và cửa sổ để đảm bảo an toàn cho sản phẩm.

Lưu ý đến tầm nhìn của camera

Kho là nơi chứa hàng, mà hàng hoá là một phần tài sản lớn nhất của doanh nghiệp, đương nhiên những khu vực này cần lắp camera để theo dõi an ninh cho toàn bộ khu vực. 

Để hàng quá cao sẽ làm hạn chế tầm nhìn và sẽ gây khó khăn cho bộ phận kiểm soát an ninh tại khu vực này và rất dễ xảy ra việc không phát hiện kịp thời rủi ro như hoả hoạn, trộm cắp,... gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Vì vậy khi sắp xếp hàng hoá cần phải để ý để tầm nhìn của camera của công ty.

Cách sắp xếp kho hàng trong doanh nghiệp có thể được triển khai theo nhiều hướng khác nhau. Timviec365.vn mong rằng qua bài viết này, các bạn có thể chủ động tùy vào từng địa hình khu vực trong kho của mình mà đưa ra những cách sắp xếp cụ thể sao cho hợp lý. Cộng với phần lưu ý vừa rồi chắc chắn bạn sẽ có khu vực làm việc như mình mong muốn để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc được diễn ra thuận tiện hơn. Để tham khảo thêm nhiều thông tin hữu ích khác, bạn có thể truy cập vào timviec24h.vn, chúc các bạn thành công!

Đăng ngày 20/11/2020, 48 lượt xem