Cách khắc phục những rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện!

Mục lục

1. Sự cố liên quan đến kỹ thuật trong tổ chức sự kiện

Hiện nay, việc đầu tư về trang thiết bị, kỹ thuật là điều luôn được các nhà tổ chức sự kiện quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên, cho dù bạn đang tổ chức một chương trình ca nhạc lớn với thiết kế sân khấu hoành tráng, hiện đại, hệ thống âm thanh, ánh sáng thuộc vào hạng “khủng” nhất hay các sự kiện hội thảo với hệ thống âm thanh đơn giản cho diễn giả ngồi chia sẻ thì vẫn không thể tránh khỏi các vấn đề về kỹ thuật có thể xảy ra.

Các vấn đề rủi ro này thường sẽ phát sinh từ hệ thống điện như là công suất hoạt động quá tải, vị trí lắp đặt các thiết bị chưa phù hợp, khung giá treo thiết bị gặp vấn đề, đường dây điện quá rối và vướng chân người đi lại, đường truyền âm thanh trục trặc,... Tất cả những điều này đều có thể bất ngờ xảy ra mà chúng ta sẽ không thể biết trước được.

Chính vì vậy để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra thành công nhất, người làm sự kiện sẽ cần phải có những kiến thức, am hiểu về các đơn vị cung cấp thiết bị kỹ thuật, có sự kiểm tra kỹ lưỡng, lưu ý với những người phụ trách kỹ thuật về các quy định trong quá trình sự kiện diễn ra.

2. Vấn đề quản lý đám đông và trẻ em tham gia sự kiện

Một sự kiện chỉ thành công khi có đông đảo mọi người tham dự. Tuy nhiên đây cũng lại là một vấn đề khá nan giải cho các nhà làm sự kiện đó là làm sao để có thể quản lý được đám đông hay trẻ em khi tham dự vào các sự kiện này?

Bởi thực tế, khi một khu vực tập trung quá nhiều người thì bên cạnh bầu không khí vui vẻ, sôi động cũng có thể gây ra một vài rủi ro đáng tiếc như là gây hỗn loạn, xích mích, không khí ngột ngạt, gây nguy hiểm đến sức khỏe của người tham gia,... Do đó, các thành viên trong ban tổ chức sẽ phải làm sao để kiểm soát được số lượng người đến, người về như thế nào, đồng thời cũng cần đảm bảo về việc những người tham dự sẽ ra sao trong quá trình sự kiện diễn ra.

Và việc có thể lên được các kế hoạch phòng ngừa rủi ro đó sẽ giúp cho sự kiện của bạn được diễn ra trong bầu không khí náo nhiệt mà sẽ không bị hoảng loạn về các sự cố có thể xảy ra. Cụ thể, những người làm sự kiện sẽ cần lưu ý đến một số vấn đề như sau:

- Chú ý đến lối vào, ra tại sự kiện và tìm hiểu về các rủi ro liên quan đến đường đi xung quanh khu vực đó.

- Sắp xếp các biển chỉ dẫn cụ thể, rõ ràng để hướng dẫn người tham dự sự kiện.

- Cần có phương án dự phòng cho lối thoát hiểm trong những trường hợp khẩn cấp.

- Bố trị bảo vệ ở các khu vực khán đài để tránh việc chen lấn, xô đẩy hay các hành vi nhiễu động tại sự kiện.

Ngoài ra, vấn đề về trẻ em tham gia sự kiện cũng là điều mà bạn cần phải quan tâm bởi rủi ro xảy ra cũng khá cao. Đó có thể là trường hợp trẻ em bị lạc, sự cố khi tham gia các trò chơi, làm cách nào để liên hệ với người thân của trẻ trong những trường hợp khẩn cấp,... Toàn bộ những điều này sẽ cần phải được lên kế hoạch chi tiết khi làm sự kiện, đồng thời bố trí đội ngũ nhân viên bảo vệ ở các khu vực trẻ em để đảm bảo được sự an toàn cho các bé.

3. Quản lý về phương tiện vận tải và đi lại

Trong quá trình tổ chức sự kiện, vấn đề rủi ro về phương tiện đi lại của khách mời, người tham dự hay xe vận chuyển các thiết bị, F&B từ các nhà cung cấp,... cũng là điều cần phải hết sức lưu ý bởi rất dễ xảy ra những rủi ro gây nguy hiểm đến con người hoặc tắc nghẽn giao thông.

Chính vì vậy, người làm sự kiện cần lưu ý đến việc bãi đỗ xe có sức chứa như thế nào, lối đi có thuận tiện hay không và cần phải bố trí bảo vệ, người điều phối ở khu vực đó ra sao?,... Đây là nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong quá trình làm sự kiện để tạo nên không gian thoải mái, thoáng đãng và mang lại thành công cho sự kiện.

4. Vấn đề an toàn cho sự và tình nguyện viên

Để sự kiện có thể diễn ra thành công tốt đẹp thì các nhân viên, công tác viên, tình nguyện viên là những người đóng vai trò hết sức quan trọng. Tuy nhiên, quá trình làm việc, sắp xếp, bố trí sân khấu, hậu trường có thể sẽ gặp rất nhiều vấn đề, rủi ro như là bê vác thiết bị, điều hướng các phương tiện, đối phó với đám đông quá khích,... và gây nguy hiểm đến sức khỏe, tính mạng.

Do đó, việc đảm bảo sự an toàn cho nhân viên và đội ngũ tình nguyện viên hỗ trợ là điều rất quan trọng, cần thiết. Hãy luôn chuẩn bị phương án dự phòng cho các tình huống có thể xảy ra, điều này sẽ giúp cho quá trình xử lý, giải quyết vấn đề được dễ dàng và không bị lúng túng, hoang mang trước những sự cố xảy ra.

5. Các yếu tố về thời tiết

Thời tiết chắc chắn là điều mà chúng ta không bao giờ có thể đoán trước được, đặc biệt là đối với các sự kiện ngoài trời thì rủi ro về thời tiết cũng sẽ rất cao. Việc lên kế hoạch và lựa chọn thời điểm vẫn chỉ mang tính chất may rủi. Có thể bạn đã tính toán kỹ lưỡng về vấn đề thời tiết, dự báo trời không mưa nhưng tất cả chỉ dừng lại ở thông tin dự báo, chưa thể khẳng định và đảm bảo 100% về vấn đề này. Nhất là ở một số nơi có thời tiết mưa nắng thất thường như thành phố Hồ Chí Minh thì đây là điều mà không ai có thể ngờ tới được. Và điều đó sẽ khiến cho số lượng khán giả, người tham dự sự kiện ít đi, gây ảnh hưởng đến hiệu quả của các chương trình.

Chính vì thế, bất kể là bạn tổ chức sự kiện ngoài trời hay trong nhà thì đều cần phải dự trù được phương án khác, kịp thời khắc phục được các vấn đề liên quan đến thời tiết, làm sao để không gây ảnh hưởng quá lớn đến hiệu quả, sự thành công của sự kiện.

6. Rủi ro liên quan đến tài chính

Tài chính luôn là vấn đề khá đau đầu với các nhà tổ chức sự kiện, đặc biệt là những nhóm sự kiện quy mô nhỏ thì cần đến rất nhiều nhà đầu tư, tài trợ để có thể thực hiện được các chương trình. Do đó, việc tính toán kỹ lưỡng về tài chính là điều rất quan trọng.

Tuy nhiên, dù bạn đã có sự tính toán chi tiết đến đâu thì cũng không thể tránh khỏi các vấn đề rủi ro, các sự cố xảy ra. Điều này cũng có liên quan đến các yếu tố khác như là kỹ thuật, thời tiết, khán giả ít hoặc thậm chí là không có,... Tất cả những điều này sẽ khiến cho số tiền bạn bỏ ra trở nên lãng phí và sự kiện thất bại.

Bởi vậy, hãy luôn kiểm soát thật sát sao mọi vấn đề liên quan đến sự kiện dù là nhỏ nhất để đảm bảo không bị khủng hoảng tài chính cho tổ chức, sự kiện của mình.

7. Rủi ro về phân bố thời gian sự kiện

Việc không vạch ra kế hoạch cụ thể, chi tiết, không tính toán cẩn thận về thời gian của sự kiện cũng có thể gây ra rất nhiều rủi ro và ảnh hưởng đến hiệu quả của chính sự kiện đó. Phần giới thiệu chương trình quá dài, diễn giải, ca sĩ biểu diễn, các tiết mục trò chơi quá ngắn, trao quà lại gấp gáp, kết thúc vội vàng,... đều là những rủi ro có thể xảy ra nếu như không biết cách phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần.

Và những điều này sẽ khiến cho khán giả, khách mời tham dự cảm thấy chán nản, không hứng thú, sự kiện kém hấp dẫn,... và sẽ không ai muốn tiếp tục theo dõi. Chình vì vậy, khi làm sự kiện, hãy luôn cẩn trọng, tính toán kỹ về thời gian của từng phần, từng mục như thế nào, phát biểu trong thời gian bao lâu, cần có bộ phận điều phối sân khấu và điều chỉnh mọi vấn đề khi cần thiết để sự kiện có thể diễn ra thành công nhất.

8. Nguy cơ cháy nổ trong sự kiện

Đối với các sự kiện, đặc biệt là sự kiện quy mô lớn thì sẽ cần sử dụng đến rất nhiều thiết bị, máy móc, dàn âm thanh, ánh sáng,... và sử dụng công suất điện vô cùng lớn. Chưa kể một số sự kiện còn có các màn trình diễn phun lửa, tạo khói. Điều này sẽ rất dễ gây ra các tai nạn về cháy nổ và mặc dù đã có những kế hoạch, phương án đề phòng nhưng chắc chắn chúng ta sẽ không thể biết được mức độ của nó sẽ như thế nào hay gây nguy hiểm đến tính mạng của con người ra sao?

Do vậy, điều đầu tiên mà các nhà sự kiện cần nắm được đó chính là các yếu tố, rủi ro có thể xảy ra liên quan đến cháy nổ, liệt kê ra mọi phương án để phòng tránh rủi ro đó. Tiếp đó là cần phải kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo được mọi thiết bị phòng chống cháy nổ đều được bố trí ở tất cả những nơi có khả năng gây cháy nổ hay dễ dàng tiếp cận tại sự kiện, đồng thời hãy luôn chắc chắn được bạn đã liên hệ, làm việc với bộ phận phòng cháy chữa cháy trong khu vực để họ đến kịp thời khi có vấn đề xảy ra.

9. Các hành vi gây hấn thụ động

Một vấn đề cũng rất dễ xảy ra trong quá trình làm sự kiện đó chính là xuất hiện các hành vi gây hấn thụ động, bạo lực giữa những người tham dự, những người ở bên ngoài sự kiện hay thậm chí là trong nội bộ ban tổ chức, những người làm sự kiện với nhau. Đây chắc chắn là điều mà bạn thân chúng ta không hề mong muốn nhưng vẫn luôn cần phải tính toán để đề phòng. Bởi đây là những vấn đề có liên quan đến sự an ninh, an toàn tính mạng của con người, do đó tuyệt đối không thể chủ quan và làm lơ.

Những hành vi đó có thể là sự quá khích ở các sự kiện về thể thao, những người uống quá chén và không kiểm soát được bản thân hay cả những người cố ý gây ra mâu thuẫn và va chạm tại sự kiện,... Và để đối phó được với những vấn đề đó thì người làm sự kiện cần lưu ý:

- Cần tham khảo từ các chuyên gia về các khu vực có thể gây nguy hiểm, gây hấn cùng các biện pháp để đảm bảo an toàn.

- Luôn chắc chắn có đội ngũ bảo vệ an ninh trong các khu vực của sự kiện.

- Huấn luyện, hướng dẫn các nhân viên trong ban tổ chức cách để xử lý các vấn đề bất ngờ xảy ra.

Trên đây là 9 trường hợp rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện mà các bạn cần phải nắm được khi làm trong nghề này. Hy vọng thông tin trên sẽ hữu ích và giúp các bạn áp dụng hiệu quả vào quá trình làm việc, mang lại sự thành công cho các sự kiện nhé!

Đăng ngày 20/11/2020, 84 lượt xem