Cách chăm sóc khách hàng hiệu quả và tốt nhất cho dân kinh doanh

Mục lục

1. Chăm sóc khách hàng là gì?

Chăm sóc khách hàng là hoạt động, dịch vụ được thực hiện sau quy trình bán hàng. Hoạt động này sẽ được thực hiện bởi những nhân viên của bộ phận chăm sóc khách hàng trong các công ty, doanh nghiệp. Chăm sóc khách hàng chủ yếu là bao gồm các công việc như gọi điện, trao đổi, tư vấn cho khách hàng về độ hài lòng về sản phẩm, dịch vụ, hay giải đáp các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của công ty mình. Hỗ trợ khách hàng một cách tận tình nhằm giúp khách hàng có thể giải quyết được các vấn đề liên quan. Qua đó, làm khách hàng hài lòng và có thể gắn kết được với doanh nghiệp cũng như trở thành khách hàng thân thiết và trung thành với thương hiệu của công ty, doanh nghiệp.

 Bên cạnh đó, việc chăm sóc khách hàng còn giúp cho nhân viên của công ty, doanh nghiệp có thể nắm bắt được những thông tin cần thiết như nhu cầu của khách hàng, họ thực sự muốn gì và mình cần làm gì để có được sự trung thành và tin tưởng của khách hàng vào thương hiệu của công ty, doanh nghiệp. Thêm vào đó, họ cũng sẽ có thể trở thành một nhà truyền thông tài ba của công ty khi giới thiệu hay nói tốt về sản phẩm, dịch vụ công ty mình với những người xung quanh.

Tuy nhiên, để có thể làm được điều đó thì cách chăm sóc khách hàng của những nhân viên thuộc bộ phận chăm sóc khách hàng phải thực sự hiệu quả và đem lại được những tín hiệu tích cực. Vậy, có những cách chăm sóc khách hàng hiệu quả nào? Và ứng dụng những cách đó ra sao? nếu bạn muốn tìm hiểu về vấn đề này thì đừng bỏ lỡ phần thông tin dưới đây nhé!

2. Tổng hợp những cách chăm sóc khách hàng hiệu quả

Nắm bắt được các cách chăm sóc khách hàng hiệu quả sẽ là một lợi thế giúp cho các nhân viên chăm sóc khách hàng có thể làm việc của mình một cách tốt nhất, thuận lợi nhất và đem đến hiệu quả công việc một cách tối ưu nhất. 

Hơn hết đây cũng là phương pháp để các nhân viên của bộ phận chăm sóc khách hàng cần biết để nâng cao năng lực nghề nghiệp cũng như trình độ của bản thân.

Vậy, các cách chăm sóc khách hàng hiệu quả là những cách nào? Sau đây sẽ là một số cách chăm sóc khách hàng mà các bạn có thể tham khảo. 

2.1. Sự thân thiện và nồng ấm là yếu tố không thể thiếu

Việc thực hiện chăm sóc khách hàng thì bạn sẽ phải làm nó qua điện thoại thay vì gặp mặt trực tiếp. Vì vậy, khi không thể nhìn thấy thái độ, gương mặt của nhau thì giọng nói sẽ là cách tiếp cận khách hàng một cách tốt nhất.

Với cương vị là một khách hàng, bao giờ họ cũng sẽ cảm thấy thoải mái, dễ chịu khi vấn đề của mình được giải quyết bởi một nhân viên có giọng nói dễ nghe, thân thiện và ấm áp. Giọng nói này sẽ giúp bạn có thể ghi điểm được với khách hàng và khiến họ cảm thấy thoải mái, dễ chịu cũng như cảm nhận được  một sự chăm sóc tốt nhất.

Vì vậy, việc sở hữu một giọng nói dễ nghe, ấm áp và truyền cảm sẽ là một lợi thế đặc biệt cho những ứng viên có ý định ứng tuyển vào vị trí chăm sóc khách hàng.

2.2. Thể hiện sự quan trọng của khách hàng với công ty, doanh nghiệp

Bất kỳ khách hàng nào cũng vậy, cho dù biết sự thật là một công ty, doanh nghiệp nào cũng sẽ có rất nhiều khách hàng khác nhau. Thế nhưng, họ vẫn mong muốn mình là một phần rất quan trọng với công ty trong vô vàn những khách hàng khác. Đây thường là tâm lý chung của rất nhiều người hiện nay.

Vì vậy, một cách để chăm sóc khách hàng hiệu quả chính là việc trong quá trình trao đổi với khách hãy thể hiện và cho họ cảm nhận rằng những ý kiến đóng góp, phản hồi tới đây của họ sẽ có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển của sản phẩm và công ty, doanh nghiệp. Điều này sẽ cho khách hàng cảm giác họ được quan tâm và thực sự quan trọng. Do đó, họ sẵn sàng nói hết những suy nghĩ, ý kiến của mình. 

2.3. Là một người biết lắng nghe

Một trong những cách chăm sóc khách hàng tốt và tạo được sự tin tưởng của khách hàng chính là việc biết lắng nghe những ý kiến hay những vấn đề mà khách hàng đang gặp phải. Khách hàng sẽ luôn cảm thấy an tâm hơn khi vấn đề của mình được một người thực sự quan tâm, lắng nghe và hỗ trợ giải quyết.

Trong mỗi cuộc gọi, hãy lắng nghe tất cả những gì khách hàng nói, cố gắng không ngắt lời của họ và luôn tỏ ra một thái độ cởi mở cũng như thể hiện rằng bạn đang sẵn sàng lắng nghe họ nói đây. 

Việc biết lắng nghe và sẵn sàng lắng nghe sẽ là một cách hữu hiệu để khách hàng có thể thoải mái nói ra những vấn đề của mình cũng như có sự nhìn nhận, đánh giá tốt hơn về công ty qua những dịch vụ mà họ đã trải nghiệm. Tiêu biểu ở đây chính là việc chăm sóc khách hàng.

2.4. Sự linh hoạt trong cách chăm sóc khách hàng

Trong quá trình chăm sóc, giao tiếp và trao đổi với khách hàng đôi khi cũng cần có sự linh hoạt và năng động của người chăm sóc. Không phải bất kỳ vấn đề nào của khách hàng bạn cũng có thể hỗ trợ giải quyết một cách triệt để hay có thể trả lời là “Có” ở tất cả mọi câu hỏi. Vì thế, với những trường hợp vượt ngoài tầm kiểm soát của bạn thì hãy khéo léo, linh hoạt trong việc từ chối hay gợi mở một cách giải quyết phù hợp khác với vấn đề của khách hàng mà mình chăm sóc.

Tốt nhất với những vấn đề như vậy hãy đưa ra những việc bạn có thể làm để hỗ trợ khách hàng chứ không phải là những việc bạn không thể làm. Sự khéo léo, linh hoạt và năng động sẽ là cách giúp bạn ghi điểm hơn với khách hàng của mình.

2.5. Cố gắng ghi nhớ tên của khách hàng

Việc biết tên của khách hàng hay không thông thường không quá quan trọng bởi khách hàng đều biết rằng sẽ có rất rất nhiều khách hàng khác nữa. Tuy nhiên, nếu bạn biết tên của khách hàng thì sẽ là một lợi thế rất lớn trong quá trình chăm sóc của mình. 

Việc xưng hô theo tên gọi riêng sẽ giúp bạn thể hiện được rằng đây là một cuộc trao đổi giữa cá nhân với cá nhân chứ không phải một cuộc trao đổi chung chung. Điều này sẽ cho khách hàng cảm thấy họ được tôn trọng và cảm thấy thoải mái hơn khi trao đổi. Hơn hết, “tên” bao giờ cũng mang một ý nghĩa hết sức thiêng liêng và luôn la thanh âm ngọt ngào nhất. Vì thế, việc xưng hô bằng tên trong quá trình trao đổi cũng sẽ gây được thiện cảm tốt hơn với khách hàng.

2.6. Vấn đề hậu mãi luôn cần được quan tâm

Có thể thấy rằng, trong quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ thì đôi khi khách hàng sẽ gặp phải những vấn đề hay sự cố hỏng hóc phát sinh. Lúc này, họ tìm đến dịch vụ chăm sóc khách hàng. Và với những trường hợp như vậy thì bạn cần biết rằng điều khách hàng muốn chính là sản phẩm của mình cần được sửa chữa kịp thời chứ không phải là những câu hỏi xem ai là người chịu trách nhiệm cho vấn đề này hay những câu xin lỗi thông thường. 

Việc xảy ra các vấn đề phát sinh là hết sức bình thường, tuy nhiên, với khách hàng, họ sẽ có tâm lý rằng việc đánh giá về công ty, doanh nghiệp hay thương hiệu của bạn có thực sự tốt hay không thông qua việc hậu mãi sau bán hàng. Thậm chí, họ sẽ sẵn sàng bỏ qua những lỗi phát sinh, không truy cứu vấn đề khi nhận được sự hậu mãi tốt. 

Nếu gặp những trường hợp như vậy thì đừng lo lắng, bởi nhờ những tình huống như thế thì khách hàng mới có thể nhận thấy rằng dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty, doanh nghiệp bạn tốt đến mức nào. 

Đây là một vài cách chăm sóc khách hàng khá hiệu quả mà bạn có thể áp dụng trong công việc chăm sóc khách hàng của mình. mặc dù, sẽ có những trường hợp áp dụng nhưng không hiệu quả tức thì đó là bởi bạn cần có thêm nhiều kỹ năng hơn để vận dụng một cách thành thạo các cách chăm sóc khách hàng này. 

3. Sự quan trọng và cần thiết của cách chăm sóc khách hàng hiện nay

Chăm sóc khách hàng nếu chỉ đơn giản là lắng nghe và hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh về sản phẩm, dịch vụ của khách hàng thì đôi khi lại quá tầm thường để thực hiện.

Có thể thấy, việc chăm sóc khách hàng không chỉ đơn giản là giúp họ hay hỗ trợ họ giải quyết vấn đề, thắc mắc mà hơn thế đây là công việc đem lại những khách hàng tiềm năng và khách hàng trung thành với thương hiệu, công ty và doanh nghiệp.

Việc nắm bắt tâm lý, nhu cầu và mong muốn của khách hàng luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc chăm sóc khách hàng. Bạn cần biết được điều khách hàng của mình thực sự muốn là gì thì bạn mới có thể nghĩ ra cách để thỏa mãn và đáp ứng được những mong muốn, nhu cầu đó. Và khi ấy, việc chăm sóc khách hàng của bạn mới được thực hiện một cách chuyên nghiệp, chu đáo nhất.

Thông thường, các khách hàng sẽ được chia thành 2 nhu cầu tâm lý cơ bản. Thứ nhất đó là nhu cầu về việc nhận được những giá trị cốt lõi từ việc kinh doanh của công ty, doanh nghiệp bạn. Ví dụ bạn mua một chiếc khăn để quàng vào mùa đông, tất nhiên là nó phải ấm, sau đó mới đến việc hợp thời trang. Hay bạn sử dụng dịch vụ sửa ống nước, thì điều bạn muốn nhận được là ống nước của bạn sẽ không bị rò rỉ nữa. Nhìn chung, khách hàng thường sẽ có tâm lý họ bỏ một số tiền để mua và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn thì giá trị cốt lõi họ nhận được phải tương xứng với những gì đã bỏ ra. 

Tuy nhiên, việc nhận được giá trị cốt lõi là nhu cầu và yêu cầu cơ bản mà hầu như khách hàng nào cũng muốn nhận được và họ coi đó là điều đương nhiên. Việc thỏa mãn được nhu cầu này sẽ không thể giúp bạn có thể có được sự trung thành của khách hàng hay khiến họ phải giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty bạn tới những người khác xung quanh họ.

Còn đối với nhóm thứ hai chính là thỏa mãn những nhu cầu mà khách hàng thực sự - thực sự muốn. Thỏa mãn được nhu cầu này thì khách hàng sẽ luôn tin tưởng và trung thành với thương hiệu cũng như công ty, doanh nghiệp bạn. Và chắc chắn những thông điệp tuyệt vời nhất về sản phẩm, dịch vụ của công ty bạn sẽ được họ truyền tải một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. 

Và để làm được điều này thì cách chăm sóc khách hàng đóng vai trò rất quan trọng. Do đó, việc nắm bắt và tìm hiểu cách chăm sóc khách hàng hiệu quả chưa bao giờ là thiếu cần thiết với những nhân viên chăm sóc khách hàng hiện nay.

Trên đây là những thông tin cũng như các cách chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả nhất gửi tới các bạn. Hy vọng rằng, qua bài viết này các bạn đã có thêm những thông tin hữu ích và vận dụng được những cách chăm sóc khách hàng trong công việc của mình. Và nếu bạn muốn ứng tuyển hay tìm các công việc chăm sóc khách hàng thì bạn có thể sử dụng Timviec365.vn nhé, một gợi ý sẽ không khiến bạn thất vọng đâu.

Đăng ngày 20/11/2020, 68 lượt xem