Các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả

Mục lục

Để giúp cho doanh nghiệp của bạn hoạt động có thể kiểm soát tốt nội bộ với nhân lực và toàn bộ các vấn đề ở bên trong doanh nghiệp thì người phụ trách sẽ phải đưa ra một kế hoạch chi tiết cho vấn đề xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ. Nhờ quy trình này mà doanh nghiệp sẽ đi theo đúng định hướng phát triển theo mục tiêu chung đã được xác định từ ban đầu. 

Nếu như bạn là người phụ trách nhiệm vụ này, hoặc bạn chính là người điều hành doanh nghiệp thì hoàn toàn có thể học hỏi ngay 5 bước quan trọng dưới đây để phục vụ xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp phù hợp và hiệu quả nhất. 

1. Bước 1 - Xác định hướng đi cho doanh nghiệp và các rủi ro tiềm ẩn

Đặt vào vị trí Bước 1 thì chắc chắn nhiệm vụ xác định con đường đi và định ra các rủi ro tiềm ẩn là việc quan trọng hàng đầu cần phải thực hiện trong việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ trong các công ty. Công việc này có nghĩa là đòi hỏi người thực hiện phải đưa ra được hướng đi sao cho phù hợp và tốt nhất cho đơn vị. 

Không có một hệ thống cố định nào cho việc kiểm soát nội bộ, Mỗi doanh nghiệp với những chính sách hoạt động khác nhau và quy mô, tình hình hoạt động khác nhau để xây dựng nên hệ thống kiểm soát khác. Trong quá trình tiến hành bước đầu tiên này thì đơn vị của bạn có thể xây dựng theo hình thức sơ đồ tổ chức để dễ dàng quan sát và hình dung hệ thống một cách nhanh chóng. 

Tiếp đến là đặt ra các quy chế, nội quy hay quy định cần thực hiện, được cho là phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Một khi đã xây dựng và chốt thì chắc chắn toàn bộ nhân sự trong công ty đều phải tuân thủ theo một cách nghiêm chỉnh. 

2. Bước 2 - Đưa ra các chính sách quản lý và phát triển

Chính sách được đưa ra ở bước 2 cụ thể là chính sách quản lý đối với lực lượng lao động và chính sách phát triển chung của doanh nghiệp. Đi từ bước đầu tiên, sau khi đã nhìn nhận được các rủi ro tiềm ẩn mà doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt khi thực hiện quy trình kiểm soát nội bộ thì các chính sách trên sẽ là cứu tinh tuyệt vời để doanh nghiệp tránh được những nguy cơ đó.

Thông thường, các rủi ro thường gặp sẽ là rủi ro  về mặt tài chính hoặc thậm chí chúng là rủi ro về hoạt động của tổ chức, rủi ro chiến lược. Mức độ nghiệm trọng của chúng rất cao ảnh hưởng lớn đến sự phát triển chung của doanh nghiệp. Bởi vậy cho nên ngay ở bước thứ 2, người phụ trách xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ đã phải tìm ngay ra các giải pháp phòng tránh rủi ro hiệu quả. 

Đối với các chính sách phát triển nhân lực trong doanh nghiệp, hệ thống kiểm soát cần phải được thực hiện kỹ lưỡng vì doanh nghiệp thường có tổ chức với nhiều bộ phận, phòng ban. Trong mỗi phòng ban lại có nhiều chức vị khác nhau. Toàn bộ kết hợp lại sẽ tạo nên một hệ thống khá phức tạp. Nếu như không xây dựng được một quy trình hệ thống logic để phục vụ cho việc quản lý nội bộ nhân viên thì chắc chắn người đứng đầu sẽ không thể sát sao với nhiệm vụ của từng phòng ban được. Điều này vô cùng tai hại kéo theo sự bất lợi trong mọi vấn đề khác của doanh nghiệp.

3. Bước 3 - Xây dựng các mô hình hóa và tiến hành phân tích chi tiết mô hình

Đến được bước thứ 3 này cũng là thời điểm bạn đã có được hướng cụ thể hơn trong việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ. Chính vì thế bạn đã có thể vẽ được hình ảnh cụ thể nhất mô hình về hệ thống. 

Công việc tiếp theo của bạn là phải phân tích được trong mô hình hệ thống đó cần có sự xuất hiện của những yếu tố nào, mức độ quan trọng của chúng ra sao. Việc làm này sẽ giúp cho mỗi cá nhân, nhân sự của doanh nghiệp dễ dàng hiểu được nhiệm vụ mà bản thân họ cần thực hiện là gì để cùng tham gia xây dựng hệ thống phát triển hơn. 

Nói chung, sự hiệu quả của hệ thống quy trình kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào việc người thực hiện mô hình hóa, phân tích hệ thống như thế nào. 

4. Bước 4 - Tiến hành đối chiếu các quy tắc trọng công tác quản lý

Đến với bước 4 là lúc bạn đã xây dựng được hệ thống quy định, quy tắc ở bên trong quy trình kiểm soát nội bộ, vậy bạn cần tiến hành nhiệm vụ đối chiếu đối với nguyên tắc quản lý mà doanh nghiệp đã xây dựng ngay từ trước để so sánh về mức độ phù hợp, khả năng đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp. 

Khi đã so sánh, đối chiếu mà nhận ra các yếu tố không phù hợp hay quy trình của bạn xây dựng nên hoàn toàn đi ngược với nguyên tắc, quy tắc quản lý trong nội quy doanh nghiệp thì chắc chắn bạn cần loại bỏ hoặc điều chỉnh lại về đúng hướng quản lý ban đầu. Thay vì đi ngược lại thì chỉ nên bổ sung thêm và phát triển mở rộng nguyên tắc đã có ban đầu mà thôi.

5. Bước 5 - Hoàn thiện quy trình chuẩn, hướng dẫn cách áp dụng

Khi bạn đã đi được 4 bước thì đến với bước số 5 cũng là bước quy trình có thể đi vào nhiệm vụ hoàn tất. Gắn kèm theo sự hoàn tất này là việc bạn sẽ phải lập bản hướng dẫn chi tiết việc thực hiện quy trình do chính bạn xây dựng để những người khác dễ dàng hiểu được hệ thống. 

Đồng thời bạn cũng cần phải lưu ý việc truyền thông quy trình này hoàn toàn có hiệu quả, đảm bảo bất cứ ai trong doanh nghiệp đều phải hiểu rõ cách thức thực hiện của quy trình kiểm soát nội bộ mà bạn xây dựng nên. Bởi lẽ, chỉ cần để sơ suất có một lỗ hổng nào đó được tạo ra thôi cũng sẽ khiến cho quá trình thực thi quy trình bị bất thành.

Khi quy trình kiểm soát nội bộ chuẩn được hoàn thành thì chưa thể đánh giá được sự phù hợp của nó trong thực tế. Sự chuẩn mực theo tiêu chí mà bạn đưa ra vẫn hoàn toàn dựa trên sự chủ quan của người lập. Vậy cho nên để đảm bảo nó có tác dụng tốt và mang đến hiệu quả cho doanh nghiệp thì bạn cần đưa nó vào thực tế mà trước hết phải trải qua sự trải nghiệm. Đó là lý do vì sao chúng ta cần tìm hiểu bước thứ 6 của quy trình kiểm soát nội bộ.

6. Bước 6 - Đưa quy trình kiểm soát nội bộ đi vào thử nghiệm và tiến hành đánh giá

Thử nghiệm là bước quan trọng để chắc chắn rằng sản phẩm của bạn đã có thể áp dụng rộng rãi hơn và chính thức đi vào thực hiện được hay chưa. Khi xây dựng xong quy trình kiểm soát nội bộ, bạn cũng cần phải có bước thử nghiệm về tính khả thi của nó. 

Có nhiều hướng để thử nghiệm, tuy nhiên, quy trình này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sự phát triển của doanh nghiệp cho nên bạn không nên áp dụng ở phạm vi rộng lớn. Với mục đích luôn kiểm soát được rủi ro, không tạo ra sai lầm lớn cho doanh nghiệp với một sản phẩm mới ở bước thử nghiệm thì tốt hơn hết quy trinh quản kiểm soát nội bộ của bạn chỉ nên đưa vào trong một phạm vi nhỏ như một bộ phận nhỏ nào đó ở trong doanh nghiệp mà thôi. 

Sau sự thử nghiệm này bạn hãy đánh giá quy trình một cách cẩn thận. Nếu có khả thi thì có thể áp dụng, còn nếu vướng mắc thì tìm ra điểm bất hợp lý và điều chỉnh sản phẩm trí tuệ của bạn sao cho phù hợp với tính chất hoạt động và quy mô của doanh nghiệp nhé.

Rõ ràng, qua 6 bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ trên có thể thấy dù cho hệ thống quy định, quy chế của đơn vị doanh nghiệp chúng ta có tốt đến đâu đi chăng nữa, có phù hợp như thế nào nhưng lại thiếu đi sự quyết đoán và khẳng định quyết liệt thì cũng không thể giúp doanh nghiệp đạt được những kết quả mong đợi. 

Như vậy, thông qua bài viết này, bạn đã có được những kiến thức quan trọng để xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Để có thể hiểu thật cẩn thận, cặn kỹ quy trình kiểm soát các vấn đề về nội bộ trong doanh nghiệp thì bạn có thể đọc tham khảo các bài viết liên quan tại website timviec24h.vn nhé.

Đăng ngày 20/11/2020, 30 lượt xem