Biên Bản hiện trường dùng để làm gì? Cách trình bày ra sao?

Mục lục

1. Biên bản hiện trường dùng để làm gì? Và sử dụng khi nào?

Biên bản hiện trường được dùng để phục vụ cho mục đích ghi lại tất cả các nội dung như thời gian, địa điểm, thành phần các bên tham gia trong quá trình kiểm tra hiện trường thi công xây dựng. Đây cũng chính là tài liệu được ghi lại và trình bày nhằm mục đích cung cấp các thông tin và làm bằng chứng cho bất kỳ sự việc nào xảy ra sau này. 

Biên bản hiện trường là mẫu biên bản được dùng chung nhưng có thể được dùng trong nhiều tình huống khác nhau. Mục đích chính khi lập ra biên bản hiện trường này đó là nhằm thống nhất được các ý kiến của các bên tham gia sau khi đã thực hiện quá trình kiểm tra hiện trường. 

Từ các khái niệm về biên bản hiện trường như trên có thể thấy vai trò của mẫu biên bản hiện trường sẽ làm cho quá trình thi công được đẩy nhanh tốc độ và diễn ra một cách thuận lợi hơn. 

2. Nội dung chính của biên bản hiện trường bao gồm những gì?

Về nội dung trong biên bản hiện trường được phân chia ra làm các mục nội dung cần trình bày như sau: Nội dung chính của biên bản hiện trường bao gồm 4 phần đó là: 

- Thông tin về thời gian và địa điểm thực hiện biên bản hiện trường

- Các thành phần tham gia trong quá trình kiểm tra hiện trường thi công xây dựng

- Nội dung chính được thực hiện trong quá trình cần được giải quyết sau quá trình kiểm tra hiện trường thi công xây dựng.

- Kết luận lại các nội dung được thống nhất và đồng ý giữa các bên tham gia(có chữ ký kèm theo - xác nhận thông tin)

3. Cách trình bày biên bản hiện trường chính xác và đầy đủ nhất

Để trình bày nội dung biên bản hiện trường một cách đầy đủ và chính xác nhất bạn có thể tham khảo về cách trình bày nội dung và hình thức trình bày cần đảm bảo các yếu tố lần lượt như sau:

3.1. Phần mở đầu trong biên bản hiện trường

Tương tự như tất cả các mẫu biên bản khác, mẫu biên bản hiện trường cũng có phần Quốc hiệu tiêu ngữ được được trình bày ở phần trên cùng, chính giữa, in hoa. Tiếp đến là phần thời gian được ghi phía bên tay phải, ngay dưới phần Quốc hiệu tiêu ngữ, ghi đầy đủ thứ, ngày, tháng, năm thực hiện biên bản hiện trường. 

Tên biên bản hiện trường được viết in hoa, căn giữa, và có ghi rõ số biên bản được thực hiện. Nội dung tiếp theo đó là các thông tin về ông trình bao gồm tên công trình và địa chỉ công trình. Tùy vào cách trình bày của mỗi người đối với phần nội dung về thời gian và địa điểm mà sẽ có một số sự khác nhau. 

Bạn có thể gộp phần nội dung ghi thời gian trình bày biên bản hiện trường, thông tin - tên và địa điểm công trình lại với nhau và trình bày sau phần tên biên bản hiện trường. Ví dụ cụ thể như sau: Hôm nay ngày….tháng ...năm, tại công trình…..(tên công trình), địa chỉ số…..(ghi địa chỉ công trình). Chúng tôi gồm có:....Phần nội dung tiếp theo đó là thành phần tham gia. 

3.2. Phần thông tin thành phần tham gia trong biên bản hiện trường

Đại diện tham gia trong biên bản hiện trường bao gồm người đại diện cho các bên liên quan bao gồm những ai? Và họ giữ những chức vụ gì? Tùy vào từng trường hợp mà trong mỗi biên bản kiểm tra hiện trường thi công xây dựng sẽ có các thành phần tham gia khác nhau. 

Thực tế cho thấy một công trình xây dựng được thực hiện không chỉ bởi sự thỏa thuận về mặt kinh doanh giữa các bên chủ đầu tư - chủ thầu và bên nhận thầu - bên thi công công trình xây dựng, mà còn cần đảm bảo về mặt pháp lý, phải đáp ứng được các yêu cầu về mặt luật pháp. 

Chính vì vậy các thành phần tham gia trong quá trình kiểm tra hiện trường công trình thi công xây dựng bao gồm các thành phần là thành phần kiểm tra trực tiếp công trình xây dựng và thành phần khách mời. 

Đối với thành phần trực tiếp kiểm tra hiện trường công trình xây dựng bao gồm các thành phần tham gia như sau: 

- Đại diện về mặt pháp lý có Cục quản lý công trình xây dựng tham gia bao gồm 2 cán bộ. 

- Đại diện ban quản lý dự án của chủ đầu tư công trình xây dựng bao gồm 2 cán bộ kỹ thuật. 

- Đại diện bên thiết kế công trình xây dựng bao gồm 2 cán bộ thiết kế.

- Đại diện bên tư vấn giám sát bao gồm 2 cán bộ kỹ thuật( bộ phận tư vấn giám sát thông thường là do bên chủ đầu tư - chủ thầu sẽ thuê bên tư vấn giám sát để thực hiện giám sát công trình xây dựng nhằm đảm bảo chất lượng công trình. 

- Đại diện nhà thầu thi công công trình xây dựng bao gồm 2 người giữ các chức vụ khác nhau đó là chỉ huy trưởng công trình thi công xây dựng và 1 cán bộ kỹ thuật. 

Đối với thành phần khách mời được chia ra làm hai thành phần chính đó là: 

- Đại diện cho bên sẽ khai thác và sử dụng công trình - khách hàng - đối tác của chủ đầu tư xây dựng bao gồm 2 người(ghi rõ tên và chức vụ của từng người)

- Đại diện bên đơn vị tổ chức hành chính tại địa phương như ủy ban nhân dân xã, phường cũng sẽ tham gia vào quá trình này. Bộ phận này sẽ bao gồm 3 người(ghi rõ tên và chức vụ của từng người tham gia)

Trong đó các thông tin về thành phần tham gia cần đảm bảo các thông tin như sau: Tên các công ty, bộ phận, cơ quan của từng bên tham gia. Mỗi bên tham gia sẽ có 2 đại diện tham gia vào quá trình kiểm tra hiện trường công trình thi công xây dựng. 

3.3. Phần nội dung được giải quyết và thống nhất trong biên bản hiện trường

Mỗi biên bản hiện trường được lập ra đều có một mục đích nhất định. Đây chính là phần để trình bày các mục nội dung được diễn ra trong quá trình kiểm tra công trình xây dựng. Các nội dung được trình bày một cách rõ ràng để các bên liên quan có thể nắm bắt được vấn đề một cách chính xác nhất, nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng, đưa ra các ý kiến và thống nhất các ý kiến đóng góp giữa các bên có liên quan. 

3.3.1. Thông tin căn cứ đánh giá - kiểm tra chất lượng thi công công trình xây dựng

Nội dung chính - kiểm tra chất lượng công trình xây dựng được đưa ra và thực hiện trong phần này bao gồm các mục nội dung chính được phân chia ra như sau: 

Các thông tin căn cứ cho việc thực hiện kiểm tra về chất lượng công trình xây dựng bao gồm các thông tin căn cứ như sau: 

- Căn cứ vào quyết định về việc phê duyệt dự án đầu tư( ghi rõ thông tin về quyết định phê duyệt đó)

-  Căn cứ vào hồ sơ và bản vẽ thi công công trình xây dựng đã được phê duyệt bởi chủ đầu tư(ghi rõ các thông tin về hồ sơ và bản vẽ thi công công trình xây dựng về số quyết định, tên và thời gian được phê duyệt)

- Căn cứ vào hồ sơ công trình xây dựng được thực hiện bởi đơn vị thi công công trình xây dựng(tên nhà thầu) và đã được giám sát về chất lượng và có ký xác nhận của đơn vị giám sát( ghi rõ ngày, tháng, năm hồ sơ công trình xây dựng được giám sát thực hiện)

- Căn cứ vào thông tin về quyết định cấp đất xây dựng( ghi rõ các thông tin về quyết định xây dựng số, thời gian)

Và căn cứ vào các nguồn thông tin có trong các văn bản liên quan về để có thể sử dụng làm căn cứ kiểm tra chất lượng công trình. Dựa vào các văn bản, hồ sơ, tài liệu như trên để có thể đánh giá được chất lượng công trình thi công xây dựng. 

3.3.2. Nội dung đánh giá - nhận xét về chất lượng công trình xây dựng

Sau quá trình kiểm tra hiện trường thi công xây dựng công trình thực tế và căn cứ vào các thông tin là các hợp đồng, hồ sơ, bản vẽ thiết kế đã được thống nhất giữa các bên liên quan trước đó để có thể so sánh đối chiếu các nguồn thông tin lại với nhau và đưa ra nhận xét chính xác nhất về chất lượng công trình xây dựng. 

3.3.3. Đánh giá việc sử dụng đất công trình xây dựng

Quá trình kiểm tra chất lượng công trình xây dựng được thực hiện một cách tổng quát. Trong đó có bao gồm việc đánh giá việc sử dụng đất của công trình xây dựng có đảm bảo được về mặt số lượng và chất lượng như trong hợp đồng thi công xây dựng và theo quyết định cấp đất hay không? 

Và phần cuối cùng trong phần nội dung về kiểm tra chất lượng công trình xây dựng này đó là phát hiện các vấn đề còn tồn đọng cụ thể là các lỗi sai trong quá trình thi công công trình, đề ra các phương án giải quyết cụ thể cho từng vấn đề, từng lỗi sai đó. 

3.4. Phần kết luận trong biên bản hiện trường công trình xây dựng

Sau khi đã nắm rõ được toàn bộ nội dung và các vấn đề trong  quá trình thi công xây dựng, ở phần kết luận này các bên tham gia sẽ đưa ra một quyết định cuối cùng nhằm thống nhất và đưa ra kết luận cuối cùng. Kết luận này phụ thuộc vào chính phần nội dung được trình bày trong phần trên.

Biên bản hiện trường sẽ được chia ra thành các bản và chia đều cho các bên tham gia. Để các thông tin trong biên bản như là một minh chứng cho quá trình kiểm tra hiện trạng công trình thì các bên tham gia sẽ thực hiện ký xác nhận, ký và ghi rõ họ và tên đầy đủ. 

4. Vai trò của biên bản hiện trường

Để giúp cho quá trình làm việc trở nên minh bạch, rõ ràng đối với các bên tham gia trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng thi công công trình xây dựng, cũng như việc kiểm tra chất lượng công trình xây dựng để đảm bảo công trình được thực hiện theo đúng như bản vẽ kỹ thuật mà bên chủ đầu tư và khách hàng yêu cầu thì việc thực hiện lập các biên bản hiện trường làm tài liệu căn cứ là điều vô cùng quan trọng. 

Biên bản hiện trường giúp cho việc giải quyết các vấn đề về giám sát thi công công trình xây dựng trở nên dễ dàng hơn. Giám sát công trình xây dựng chỉ cần dựa vào các thông tin trong biên bản được ghi lại tại các buổi kiểm tra hiện trường thi công công trình xây dựng trước đó để có thể xác định được những điểm cần sửa và những điểm cần tiếp tục triển khai. 

Biên bản hiện trường cũng chính là căn cứ xác thực nhất để các bên trực tiếp liên quan có thể nắm được tình hình và tiến độ thi công công trình. Việc làm này cũng giúp tránh được những hiểu lầm, mâu thuẫn trong quá trình thực hiện thi công công trình xây dựng. 

Đó là toàn bộ nội dung về biên bản hiện trường về cách trình bày và những thông tin xoay quanh chủ đề về biên bản hiện kiểm tra công trình xây dựng. Hy vọng các thông tin trong bài viết phần nào giúp bạn có thêm thông tin và tham khảo về cách trình bày biên bản hiện trường như thế nào? Nếu các bạn đang muốn tìm kiếm thêm các thông tin có liên quan đến các loại biên bản khác nhau thì timviec24h.vn là địa chỉ uy tín nhất mà các bạn có thể tham khảo đấy.

Bạn có thể tại các mẫu biên bản hiện trường tại đây!

mau-bien-ban-hien-truong-1.doc

mau-bien-ban-hien-truong-1.pdf

mau-bien-ban-hien-truong-1 (1).doc

 

Đăng ngày 20/11/2020, 62 lượt xem