[Bật mí] Những kinh nghiệm làm kế toán công nợ hiệu quả nhất

Mục lục

1. Hiểu được trách nhiệm của một kế toán công nợ

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp quy định rằng trách nhiệm của một người kế toán công nợ chính là liên hệ, gặp gỡ trực tiếp khách hàng và trao đổi về các vấn đề liên quan đến các khoản nợ cần thanh toán. Tuy nhiên, đây lại là một quan điểm hoàn toàn sai lầm bởi trên thực tế, trách nhiệm của một kế toán công nợ chỉ là theo dõi và quản lý các khoản công nợ của doanh nghiệp như: các khoản phải thu, các khoản phải chi, tính toán quỹ tiền mặt, tiền lãi ngân hàng,… và hỗ trợ cho việc thu hồi nợ, đảm bảo các khoản nợ sẽ phải được trả đúng thời hạn theo quy định.

Kế toán công nợ sẽ có trách nhiệm là đầu mối quan trọng để phối hợp cùng với bộ phận thu hồi công nợ giải quyết toàn bộ các vấn đề về khoản phải thu, đồng thời có sự hỗ trợ của bộ phận bán hàng hay các bộ phận dịch vụ khách khách hàng khác, thậm chí cũng có thể là ban giám đốc của doanh nghiệp.

Trong một doanh nghiệp công việc của kế toán công nợ rất quan trọng bởi nó có ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản tiền phải thu và phải chi của doanh nghiệp đó. Nếu công việc quản lý công nợ không được chú trọng thực hiện tốt thì sẽ gây ra nguy cơ nợ xấu, nợ thiếu, không đòi được nợ gây thất thoát ngân sách của doanh nghiệp. Chính vì vậy, để việc làm kế toán công nợ đạt được hiệu quả cao thì điều đầu tiên các nhân viên kế toán cần nắm được chính là trách nhiệm của mình trong công việc như thế nào, đồng thời áp dụng một cách chính xác nhất.

2. Thường xuyên cải thiện quy trình kế toán

Kinh nghiệm thứ 2 dành cho nhân viên kế toán công nợ để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình đó chính là nắm bắt tình hình doanh nghiệp một cách sát sao, hiểu được các vấn đề trong quy trình thực hiện, từ đó phát hiện ra những điều chưa thỏa đáng và đưa ra các chính sách, phương án cải thiện các quy trình kế toán.

Cụ thể, có một số vấn đề trong quy trình làm kế toán công nợ mà các kế toán viên cần hết sức lưu ý và thường xuyên cần phải cải thiện đó là:

- Trong công tác chuyển tiền: Các nhân viên kế toán công nợ thay vì thực hiện theo phương pháp thủ công thì cần phải có sự cải tiến, áp dụng các phần mềm công nghệ thông tin, tự động hóa các quy trình. Đây là cách rất hiệu quả giúp cho các doanh nghiệp có thể giảm bớt được khá nhiều thời gian cho việc chờ ban giám đốc, kế toán trưởng xác nhận hóa đơn và xác nhận thanh toán từ các khách hàng. Do đó, làm một nhân viên kế toán công nợ thì cần phải thường xuyên nắm bắt nhanh chóng sự tiến bộ công nghệ và áp dụng phù hợp vào công việc của mình.

- Vấn đề thứ 2 mà kế toán viên lưu ý trong quy trình làm kế toán công nợ đó chính là quản trị về tín dụng khách hàng. Điều đầu tiên để công việc có thể thành công là cần phải có chính sách tín dụng thật rõ ràng và có sự phân chia cho từng nhóm khách hàng. Cụ thể đó là cần thường xuyên cập nhật, theo dõi lịch sử hoạt động của khách hàng để có thể giảm bớt được việc trì hoãn thanh toán. 

Theo đó, một số doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống cho điểm tín dụng, phân loại các khách hàng theo các mức độ và sự rủi ro khác nhau, quyết định là có nên cho khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ tín dụng của mình hay không. Đây cũng là một kinh nghiệm xương máu dành cho các kế toán công nợ và doanh nghiệp để đảm bảo có thể mang lại hiệu quả tốt nhất, thu hồi được các khoản nợ theo đúng thời hạn đã quy định.

- Điều quan trọng nữa chính là quá trình thu tiền từ khách hàng. Đây luôn là công việc được cho là khá nhàm chán và gặp rất nhiều vấn đề trong quá trình thực hiện. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp thường đưa ra các quy định về lương, thưởng xứng đáng dành cho nhân viên làm việc hiệu quả. Thêm vào đó, nếu như hoạt động thu tiền công nợ trong nội bộ được thực hiện quá tốn kém hay thường xuyên phải tiếp xúc với những khách hàng khó chịu, không hợp tác thì một số doanh nghiệp sẽ cần phải thuê thêm các dịch vụ thu tiền chuyên nghiệp để quá trình thu tiền đảm bảo hiệu quả.

3. Cần phải đo lường hiệu quả của các khoản phải thu

Rất nhiều kế toán công nợ hay thậm chí là cả doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thu tiền nợ từ khách hàng như bỏ qua việc đo lường hiệu quả của từng giai đoạn, thời kỳ. Điều này không bắt buộc, tuy nhiên sẽ góp phần giúp cho việc làm kế toán công nợ trở nên tốt hơn.

Bởi thực tế cho thấy kinh nghiệm từ những doanh nghiệp phát triển, thành công trong công tác thu hồi công nợ của khách hàng đó chính là thường xuyên đo lường kết quả mỗi khi hoàn thành công việc của mình. Theo đó, các nhân viên kế toán công nợ sẽ cần thiết lập ra các chỉ số đo hiệu quả của các hoạt động nhằm biết được một số thông tin cần thiết liên quan đến quá trình thực hiện như là thời gian thu tiền trong các đợt là bao nhiêu, số lượng khách hàng trả đúng thời hạn, số lượng khách hàng không hợp tác và khất nợ, những khó khăn gặp phải khi làm việc,…

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng các công cụ để đánh giá, đo lường hiệu quả công việc thu hồi công nợ như là đánh giá khoản thu tốt – xấu, kiểm soát các vấn đề liên quan:

- Đánh giá, đo lường về các vòng xoay của khoản phải thu: các doanh nghiệp sẽ sử dụng công cụ, phần mềm để đo lường về thời gian trung bình mà doanh nghiệp có thể thu hồi được công nợ từ khách hàng. Nhiều nơi sẽ đưa ra số lượng ngày cụ thể để đánh giá về các khoản thu đó và nhận định là tốt hay xấu. Ví dụ như thời gian dưới 30 ngày là tốt và có khả năng kiểm soát được các công nợ, còn nếu sau 30 ngày thì sẽ khó mà theo dõi được các vấn đề công nợ của khách hàng.

- Đo lường về tỷ lệ của các khoản phải thu trên tổng số doanh thu là bao nhiêu. Đây là hoạt động đánh giá về xu hướng hiệu quả của các khoản phải thu cho doanh nghiệp. Nếu như tỷ lệ này đưa ra càng cao thì doanh nghiệp sẽ càng bị chiếm dụng nguồn vốn lớn. Còn nếu tỷ lệ này vượt quá mức đã quy định trong doanh nghiệp thì ban giám đốc sẽ càng cần phải có các biện pháp theo dõi, kiểm soát một cách sát sao, siết chặt hơn nữa các quy định, tránh để xảy ra việc thiếu vốn lưu động của doanh nghiệp.

- Vấn đề cuối cùng mà kế toán công nợ cần phải thực hiện đo lường, đánh giá đó chính là tuổi nợ. Thông qua việc phân tích tuổi nợ này thì doanh nghiệp có thể xác định được một cách sớm nhất những khoản phải thu và phát hiện ra các vấn đề, đồng thời đưa ra các biện pháp, hành động phù hợp nhất nhằm bảo vệ tối đa các nguồn doanh thu của doanh nghiệp mình.

4. Biết cách duy trì mối quan hệ hợp tác với khách hàng

Một kinh nghiệm không thể thiếu giúp cho các kế toán công nợ hay doanh nghiệp mang lại được hiệu quả tốt trong quá trình làm việc đó chính là những nhân viên kế toán đó cần phải duy trì, có mối liên kết với các khách hàng. Mặc dù trách nhiệm của họ không phải là thường xuyên gặp gỡ hay trực tiếp làm việc với các khách hàng đó để thu hồi công nợ nhưng vẫn cần phải đảm bảo được việc nắm rõ những vấn đề liên quan đến khách hàng.

Cụ thể, doanh nghiệp cần có thêm nhiều chính sách về việc khuyến khích các khách hàng thanh toán sớm và đúng thời hạn hoặc là hợp tác với các khách hàng trong vấn đề giải quyết các khoản cần phải thu cho doanh nghiệp. Theo đó, một số doanh nghiệp đưa ra chương trình chiết khấu tiền mặt nhằm khuyến khích cho khách hàng tiến hành thanh toán các khoản nợ trước khi đến hạn.

Theo nghiên cứu cho thấy, một số tổ chức hoạt động trong lĩnh vực tín dụng tại Mỹ đã thực hiện các quy trình khảo sát với hơn 300 doanh nghiệp trong các ngành về thực phẩm và đồ uống, ngành hóa chất, sản phẩm tiêu dùng,… và cho thấy kết quả như sau:

- Khoảng 58% doanh nghiệp đang thực hiện việc chiết khấu tiền mặt cho khách hàng khi thanh toán nợ, 51% doanh nghiệp sử dụng chương trình chiết khấu tiền mặt cho khoảng 75% khách hàng của mình để khuyến khích việc họ thanh toán sớm hơn và có đến 68% doanh nghiệp cho rằng việc sử dụng chiết khấu tiền mặt sẽ mang lại hiệu quả tốt, cải thiện được chỉ tiêu về thời gian và thu hồi được số tiền nợ còn tồn đọng từ khách hàng.

- Các chỉ tiêu này được tính bằng số ngày trung bình để một doanh nghiệp có thể thu hồi công nợ từ khách hàng sau khi đã bán hàng và có đến 53% số doanh nghiệp tin rằng chiết khấu bằng tiền mặt sẽ giúp giảm bớt nguồn doanh thu tồn đọng từ 1 – 5 ngày.

Bên cạnh đó thì kinh nghiệm cho các doanh nghiệp đó chính là nên chủ động có sự liên hệ với khách hàng càng sớm càng tốt để có thể làm việc với họ về các công nợ, các khoản tiền phải thu thay vì chờ đến ngày hạn cuối cùng mới hối thúc họ. Điều này không chỉ giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý được tối đa các khoản thu mà còn góp phần duy trì được các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng tiềm năng.

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ về kinh nghiệm làm kế toán công nợ một cách hiệu quả nhất dành cho kế toán viên cũng như các doanh nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và giúp các bạn có thể áp dụng vào công việc một cách tốt nhất.

Đăng ngày 20/11/2020, 23 lượt xem