Bật mí bạn mẫu đơn xin việc gửi qua mail chuyên nghiệp nhất!

Mục lục

1. Khái niệm Email xin việc và cách phân biệt đơn xin việc qua mail với thư xin việc (cover letter)

1.1. Email xin việc là gì?

Email xin việc là phần nội dung mà bạn viết trực tiếp trên hộp email khi gửi hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng. Thông thường, trong một email xin việc, bạn cần phải nêu rõ ràng, ngắn gọn về thông tin của bản thân (về họ tên, trình độ học vấn và một số kinh nghiệm cá nhân khác) và nguyện vọng của mình đối với nghề nghiệp lựa chọn. 

Bởi tất cả thông tin đã được phản ánh trong đơn xin việc (cover letter) và CV nên bạn không cần quá dài dòng trong mục Email xin việc này. Nhà tuyển dụng chỉ cần xác nhận bạn gửi mail và chứng thực bạn đang ứng tuyển cho vị trí nào trong cơ quan họ mà thôi

1.2. Thư xin việc là gì?

Thông thường, có rất nhiều người nhầm lẫn giữa hai khái niệm: email xin việc và đơn xin việc (cover letter), thậm chí, có người cho rằng nếu đã có đơn xin việc qua mail thì cần gì thư xin việc nữa và ngược lại. Chính vì vậy email được gửi đi vô cùng thiếu chuyên nghiệp. Vậy sự khác nhau nằm ở đâu?

Về mặt hình thức, đơn xin việc qua mail là nội dung bạn nhắn ngay trong phần gửi tin nhắn tới nhà tuyển dụng, tức là khi thấy mail của bạn nhà tuyển dụng sẽ nhìn ra ngay bạn đang nhắn nhủ gì. Còn để mở đơn xin việc, họ cần làm thêm một thao tác nữa, đó là mở file đính kèm “đơn xin việc” bên dưới ra để đọc nội dung bên trong

Về nội dung, cũng không sai khi nói đơn xin việc qua mail là phiên bản thu nhỏ và sơ sài hơn thư xin việc. Bởi bạn chỉ nêu rất ngắn gọn các nội dung về bản thân mình, các phần như quốc hiệu tiêu ngữ không cần thiết trong đây. 

Sự có mặt của một mẫu đơn xin việc qua mail cũng giống như lời chào hỏi trước khi bạn bước vào cuộc phỏng vấn với nhà tuyển dụng. Người ta biết thông tin rồi, nhưng vẫn cần bạn tự giới thiệu mình trước đó thôi.

2. Tầm quan trọng của một lá đơn xin việc gửi qua mail

Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã tạo điều kiện giúp con người cải tiến cuộc sống của mình bằng cách thực hiện mọi thứ theo cách đơn giản nhất. Trao đổi công việc qua hòm thư điện tử là một trong những bước tiến lớn của con người, bởi chúng ta không cần phải gặp mặt cũng có thể truyền đạt thông tin cho đối phương một cách chi tiết nhất. 

Cũng với công cụ này, hiện nay, các nhà tuyển dụng thường yêu cầu các ứng cử viên nếu có nhu cầu về công việc có thể gửi thẳng CV và đơn xin việc qua mail để ứng tuyển thay vì chạy xe hàng chục cây số giữa tiết trời nắng chang chang của Hà Nội hoặc không khí ẩm ước, mưa phùn của Hồ Chí Minh để trao tận tay hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng. Và như thế, những người làm việc ở thành phố này cũng có thể ứng tuyển vị trí online tại một địa phương khác. Thao tác này đã đơn giản hóa quá trình xin việc bao nhiêu! 

Tuy nhiên, khi tất cả mọi người đều có cơ hội kết nối với nhà tuyển dụng một cách dễ dàng, thì những nhà tuyển dụng đã bắt đầu học cách phân loại các ứng cử viên thông qua công cụ - đó chính là hình thức trình bày một email gửi đơn xin việc. Bất cứ công việc nào cũng là một nghệ thuật, khi gửi đơn xin việc, chúng ta không chỉ đơn thuần là ghi email nhà tuyển dụng trong hộp vào đúng vị trí và ném thẳng vào mặt họ bộ hồ sơ của mình với câu trả lời cộc lốc. Như thế là bất lịch sự. 

Chính vì vậy, bạn không chỉ xây dựng một bản word đơn xin việc mà ngay trong hộp tin nhắn email gửi cho nhà tuyển dụng, bạn đã cần phải thể hiện hình thức của đơn xin việc này. Bởi vậy, nếu như bạn còn đang chưa chắc chắn về cách viết lá đơn này, mẫu đơn xin việc gửi qua mail mà timviec24h.vn cung cấp dưới đây sẽ giúp đỡ bạn ngay bây giờ!

3.  Một lá đơn xin việc qua mail cần chứa các tài liệu gì?

Dù công việc bạn ứng tuyển là gì đi chăng nữa, một lá đơn xin việc qua mail đầy đủ cần phải cung cấp những tài liệu sau đây:

3.1. Đơn xin việc (Cover Letter)

Đây là loại giấy tờ phản ánh rõ nhất nguyện vọng, mong muốn của bạn đối với nhà tuyển dụng và là nơi bạn chứng minh cho họ thấy bạn có kinh nghiệm và tiềm năng ra sao đối với công việc mà công ty đang tuyển dụng. Vì đơn xin việc hướng đến các đối tượng khác nhau và nội dung xây dựng cũng có nhiều khác biệt nên bạn không thể sử dụng một loại đơn cho nhiều nhà tuyển dụng. 

3.2. CV xin việc (Curriculum Vitae)

CV xin việc là một trong những vũ khí “ác liệt” nhất để chiếm lấy trái tim nhà tuyển dụng. Trong một CV xin việc, bạn cần trình bày đầy đủ các thông tin về họ tên, mục tiêu nghề nghiệp, kinh nghiệm việc làm, trình độ học vấn, hoạt động ngoại khóa, sở thích, giải thưởng, kỹ năng phẩm chất và mục liên hệ (những người liên quan đến bạn). 

Nếu như đơn xin việc chỉ nhặt nhạnh một số ít kinh nghiệm làm việc và tài lẻ của bạn để thuyết phục nhà tuyển dụng thì CV chính là “bách khoa toàn thư” cá nhân liệt kê đầy đủ thông tin về con đường sự nghiệp của bạn. Một CV được trau chuốt sẽ tăng giá trị của bạn trong mắt nhà tuyển dụng

3.3. Các chứng chỉ, bằng cấp, giấy tờ có dấu công chứng

Nhiều nhà tuyển dụng còn đòi hỏi ứng cử viên phải nộp thêm các tài liệu khác để chứng thực thông tin về bản thân, một trong số đó là sổ hộ khẩu, giấy đăng ký tạm trú (nếu có), học bạ, căn cước công dân/chứng minh thư nhân dân. Về chứng chỉ, tùy theo chuyên ngành bạn lựa chọn mà nhà tuyển dụng có thể yêu cầu về chứng chỉ tiếng Anh, thiết kế, các khóa học ngắn hạn,...

Để tránh nội dung email quá rườm rà và để sót mất nội dung, hãy cho tất cả tài liệu thuộc nhóm này vào một file duy nhất trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.

4. Tìm hiểu mẫu đơn xin việc gửi qua mail chi tiết và đầy đủ nhất hiện nay!

Để xây dựng một mẫu đơn xin việc chuẩn không cần chỉnh, bạn cần tuân theo những quy tắc sau.

4.1. Về cách xây dựng phần chủ đề cho đơn xin việc

Phần tiêu đề cần nêu rõ ràng, đầy đủ lựa chọn của mình đối với vị trí ứng tuyển, đi kèm theo đó là tên của bạn. Bạn không nên chỉ ghi mỗi dòng chữ “xin chào quý công ty” hay “Ứng tuyển vị trí…” mà công thức được áp dụng cho mọi công việc có thể tuân theo hai quy tắc sau đây:

  • Mẫu đơn giản: Vị trí ứng tuyển + Họ tên

  • Mẫu phức tạp: Vị trí ứng tuyển + Họ tên + Số năm kinh nghiệm làm việc + Trình độ học vấn.

Thông thường, các nhà tuyển dụng hay tuân theo cách đầu tiên, tuy nhiên nếu như họ không yêu cầu, bạn có thể làm theo mẫu thứ hai để tăng thêm sự chuyên nghiệp cho email.

4.2. Viết phần nội dung mail

Bắt đầu từ phần mở đầu mail, các nội dung bạn viết sẽ nằm ở hộp trống to nhất trong mục “soạn tin nhắn”. Tốt nhất trong phần này, bạn nên có sự thưa gửi ban tuyển dụng công ty, giới thiệu qua về họ tên và vị trí ứng tuyển. Cùng với đó là thông báo với nhà tuyển dụng bạn đã xem công việc này ở đâu hoặc ai là người đã giới thiệu bạn tới đây. 

Tiếp theo, ở phần nội dung, lời khuyên lớn nhất dành cho bạn là không bao giờ để trống phần này. Thay vào đó, hãy bày tỏ sự mong chờ, đón nhận của bạn đối với công việc này, đồng thời bật mí kinh nghiệm làm việc và kỹ năng của bạn phù hợp với công việc thế nào.

Bạn cần nêu khái quát điểm mạnh của bản thân và lý do nhà tuyển dụng nên chú ý tới bạn. Bởi đây là phiên bản thu nhỏ của thư xin việc nên những phần kinh nghiệm và kỹ năng này bạn được phép gạch đầu dòng rõ ràng, trong khoảng tầm 4 -5 dòng. Hãy đọc kỹ mô tả công việc để nội dung viết ra không lạc đề bạn nhé. 

Đặc biệt, để nhà tuyển dụng tiện liên lạc với bạn, bạn có thể cung cấp thêm số điện thoại ngay từ đầu cùng với phần giới thiệu họ tên. 

4.3. Thực hiện với file đính kèm

Về cách đặt tên, bạn cần phải chú ý tuân thủ theo yêu cầu của công ty. Hoặc nếu họ không đưa ra yêu cầu nào thì cũng hãy thể hiện mình là con người chuyên nghiệp bằng cách để tên file là tên của bạn kèm theo vị trí ứng tuyển. 

Ví dụ như: ĐẶNG PHƯƠNG LINH _ CV.pdf, HOÀNG HÀ THU _ ĐƠN XIN VIỆC.doc… 

Bên cạnh đó, bạn nên gửi bản PDF và không nên gửi link drive bởi điều này sẽ đảm bảo lá đơn bạn gửi đi không bị thay đổi. 

4.4. Liên hệ với nhà tuyển dụng sau khi gửi mail

Đừng nghĩ rằng việc gửi đơn xin việc qua mail sẽ dừng lại ngay từ thời điểm bạn nhấn nút “gửi”. Bởi không phải lúc nào email cũng là cách thức đáng tin cậy. Có nhiều người sẽ tưởng thư của bạn là thư rác hoặc vì trục trặc nào đó, họ không nhận được tin nhắn đó.

Để chắc chắn nhất, bạn hãy liên hệ với họ, vừa để xác nhận email cũng như tạo khởi đầu ấn tượng với các nhà tuyển dụng. Bạn cũng sẽ không phải chịu cảm giác lo lắng, hồi hộp rằng tại sao nhà tuyển dụng không gửi lại. Sau khi bạn liên hệ, kể cả họ có loại bạn đi nữa thì bạn vẫn sẽ chắc chắn là thông điệp của mình đã gửi về hòm thư nhà tuyển dụng.

Để chắc chắn hơn, nếu sau một tuần không nhận được thông báo, hãy xác nhận lại bằng cách gửi một email khác hoặc liên lạc để trực tiếp nghe phản hồi từ phía nhà tuyển dụng bạn nhé.

5. Tránh các lỗi sai cơ bản khi viết đơn xin việc gửi qua mail

Trên thực tế, tính cạnh tranh khốc liệt của ngành nghề chưa thể hiện ở cách bạn có nhiều kinh nghiệm thế nào so với đối thủ. Cuộc chiến này đã nổ phát súng đầu tiên khi bạn gửi đi chiếc đơn xin việc qua mail. Để trót lọt vượt qua vòng phân loại này, hãy cẩn thận, chỉn chu ngay từ cách viết mail. Hãy cùng tham khảo một số lỗi sai dưới đây để rút kinh nghiệm cho mình, bạn nhé!

5.1. Viết sai chính tả thư xin việc

Đây là lỗi sai phổ biến nhất nhưng cũng đáng trách nhất đối với người viết đơn xin việc. Nhà tuyển dụng sẽ vô cùng mất thiện cảm chỉ với một lỗi sai nhỏ bé, chứ đừng nói đến hàng loạt sai phạm nghiêm trọng, bởi họ cho rằng bạn đang không thực sự nghiêm túc với công việc của mình. Lời khuyên cho bạn là hãy kiểm tra chính tả thật kỹ trước khi gửi đến những con người quyền lực này. 

5.2. Ghi sai tên nhà tuyển dụng

Có lẽ bạn sẽ bật cười khi nghĩ rằng “Chỉ có người bị ngốc mới có thể sai một lỗi vớ vẩn đến thế”. Vậy mà có đấy bạn ơi, không những sai tên mà còn sai giới tính của nhân viên tuyển dụng! Khi bạn quyết định gửi đơn đến nhiều nơi thì nội dung đơn xin việc qua mail cũng phải sửa lại tương đương số nơi bạn gửi. Vì thế, nhiều người sinh ra tâm lý chán nản dẫn đến sai lầm không đáng có.

Vậy mà nhà tuyển dụng có hiểu đâu. Vì có đến 70% nhà tuyển dụng chia sẻ họ sẽ loại ngay ứng cử viên viết sai tên, giới tính của mình hoặc tên công ty. Vậy nên hãy đảm bảo bạn viết đúng phần này nhé. 

5.3. Viết lan man nhưng lại không đúng trọng tâm.

Xin đừng viết quá nhiều về bản thân mình trong phần đơn xin việc qua mail này, vì đó là không cần thiết khi bạn đã có lá đơn xin việc đi kèm để nhà tuyển dụng tìm hiểu. Khủng khiếp hơn nữa là khi những gì bạn khoe khoang không đúng yêu cầu trong mô tả công việc mà họ đề ra. Bởi vậy, tốt nhất hãy chỉ đề cập tới những khía cạnh đó thôi và hãy cho họ biết nhà tuyển dụng sẽ có lợi thế gì khi tuyển bạn vào làm. 

5.4. Tên email ứng tuyển thiếu chuyên nghiệp

Tên email của bạn là thứ nhà tuyển dụng nhìn vào đầu tiên trước cả khi họ biết tới họ tên của bạn. Khi có rất nhiều email quảng cáo, spam được gửi tới thì họ sẽ dựa trên những cái tên này để phân biệt đâu là tên ứng cử viên. Nếu như bạn đặt một cái tên không chuyên nghiệp thì họ sẽ tự động loại bỏ email đó đi. 

Một email chuyên nghiệp sẽ phải có họ tên của bạn kèm theo vị trí công tác hoặc ngày tháng năm sinh. Ví dụ như: dangphuonglinh15092000@gmail.com, đơn giản nhưng lại là dấu hiệu dễ dàng nhất để nhà tuyển dụng nhận biết. Hơn thế nữa, một email tiêu chuẩn như vậy mới phù hợp với môi trường làm việc nghiêm túc và thể hiện bạn là người trưởng thành.

5.5. Quên đính kèm các tài liệu đã được chỉ định sẵn

Điều này có thể xảy ra với bất cứ ai, ngay cả những người cẩn thận, nhất là khi nhà tuyển dụng yêu cầu quá nhiều loại hồ sơ. Thậm chí, nếu bạn nhận ra mình quên gửi hồ sơ và sửa chữa lỗi lầm bằng cách gửi đi một email thứ hai và xin lỗi thì vô hình chung, bạn vẫn sẽ là người thiếu chuyên nghiệp trong mắt họ. 

Bởi vậy, hãy thực sự cẩn thận trong mỗi bước đi của mình. Kiểm tra thông tin thật kỹ trước khi gửi. Vì tương lai của mình thì mệt nhọc chút có sao đâu!

Tuy nhiên, có một tin vui cho bạn là Gmail ngày nay đã được cải tiến với tính năng “Thu hồi Email” (Undo Email) để giải vây cho bạn. Tuy nhiên, thay vì lạm dụng tính năng này, hãy rèn luyện cho mình đức tính cẩn thận khi làm bất cứ điều gì.

Trên đây là hướng dẫn viết mẫu đơn xin việc qua mail cụ thể nhất, kèm theo đó là các tips để xây dựng chiếc mail chuyên nghiệp và đầy đủ dành cho bạn. Hy vọng bài viết này sẽ trở thành công cụ hỗ trợ, đồng hành cùng bạn trên con đường sự nghiệp phia trước. Hiện nay, bạn có thể tìm thấy mẫu đơn xin việc qua mail ở bất cứ đâu, nhưng để thực sự tin tưởng, hãy ghé qua timviec24h.vn để tham khảo các mẫu đơn ngay trên trang web nhé. Ngoài ra, các cơ hội ngành nghề, bản mô tả công việc cũng được tiết lộ ở website này, rất đáng để khám phá đấy. Chúc bạn sẽ có những trải nghiệm tuyệt vời khi ghé thăm ngôi nhà timviec24h.vn của chúng mình.

Đăng ngày 20/11/2020, 19 lượt xem