Bản mô tả công việc trợ lý dự án và cơ hội việc làm hấp dẫn

Mục lục

Hãy theo ngòi bút của Phượng với những chia sẻ trong bài viết này, đảm bảo bạn sẽ nhận được thông tin hữu ích nhất phục vụ các dự định nghề nghiệp sắp tới của mình.

1. Thông tin nhanh về nghề trợ lý dự án

Nhắc đến trợ lý dự án là chúng ta đang nhắc về một công việc phụ trách công tác hỗ trợ dự án. Họ đóng vai trò là người phụ tá để giúp việc cho các trưởng dự án, quản lý dự án trong công tác điều phối công việc hay các nhiệm vụ hành chính của bất kể dự án nào đó. Đồng thời trong nghiệp vụ của họ cũng có cả phần công việc theo dõi quá trình diễn ra dự án và báo cáo lại tiến độ thực hiện dự án của các nhóm, các đơn vị phụ trách cho trưởng dự án.

Công việc của một trợ lý không bao giờ nhàn hạ, dù được biết đến với vai trò trách nhiệm là người hỗ trợ thế nhưng cũng chính vì vậy mà họ không chủ động trong công việc của mình hoàn toàn, họ sẽ được giao rất nhiều nhiệm vụ không cố định trong quá trình thực hiện công việc. Bởi thế mà khi xem bản mô tả công việc trợ lý dự án, chúng ta thấy đó là một bản mô tả dài.

Nếu như bạn đang quan tâm đến vị trí này và sắp tới bạn sẽ chinh phục nó tại đơn vị sự nghiệp nào đó thì hãy đọc ngay bài viết này, Phượng sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung các đầu việc mà mình đảm nhận hơn so vói việc bạn nhìn vào một danh sách nhiệm vụ dài được liên kê trong mô tả công việc ở các tin tuyển dụng.

2. Những mô tả công việc trợ lý dự án đầy đủ và chi tiết nhất

2.1. Nhiệm vụ trợ lý, hỗ trợ của người trợ lý dự án

Về bản chất trợ lý dự án hiểu đúng thì họ sẽ làm trợ lý giúp việc cho các quản lý dự án. Nhiệm vụ hỗ trợ của họ thiên chủ yếu về hai mảng đó là quản lý dự án và quản lý nhóm. Mặc dù không phụ trách cụ thể tài liệu công việc như các dự thảo, kế hoạch dự án, hợp đồng dự án nhưng đắng sau sự chỉn chu của các giấy tờ, văn bản đó lại chính là nhờ tới sự hỗ trợ chuẩn bị của quản lý dự án. Khi cần tài liệu để giải quyết công việc liên quan đến dự án, người quản lý dự án sẽ đưa yêu cầu hỗ trợ cho người trợ lý dự án và họ sẽ tham gia vào quá trình chuẩn bị này để soạn thảo ra những bản thảo tốt nhất để phục vụ công việc hiệu quả nhất.

Ngoài ra, trợ lý dự án sẽ đảm nhận cả vai trò thư ký cuộc họp. Mọi vấn đề được nêu ra trong cuộc họp đều do người trợ lý ghi chép lại một cách đầy đủ và chính xác, tóm tắt, chắt lọc nội dung vấn đề  có liên quan đến phạm vi dự án và đưa vào Biên bản cuộc hợp để trình lên người quản lý dự án. Việc này rất quan trọng vì nó sẽ giúp người quản lý nắm bát được các vấn đề nổi cộm có liên quan tới dự án, từ đó đưa ra những phương hướng tiếp tục phát triển dự án hoặc khắc phục hạn chế còn tồn tại.

2.2. Trợ lý dự án và nhiệm vụ quản lý thông tin, tài liệu

Đây là nhiệm vụ của bất cứ người trợ lý nào không riêng gì người trợ lý dự án mới thực hiện. Trong quá trình làm việc, trợ lý dựu án sẽ thay mặt người quản lý của mình để nắm bắt và ghi nhớ mọi thông tin có liên quan trực tiếp đến dự án, trong đó bao gồm cả những thông tin về thiết kế, các tài liệu của dự án để kịp thời tổng hợp và cung cấp đến cho những đơn vị liên quan.

Chẳng những thế, liên quan đến nhiệm vụ này, trợ lý dự án còn trợ thành một đầu mối liên lạc đắc lực của quản lý dự án bởi vì họ sẽ thay mặt quản lý gặp gỡ và trao đổi  mọi luồn thông tin liên quan đến dự án hợp tác đối với các đối tác nước ngoài, các đối tác này có thể là hãng sản xuất, đơn vị tư vấn hay các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho dự án chẳng hạn.

Cùng trong phạm vi chức nawg nhiệm vụ quản lý thông tin tài liệu, người trợ lý dự án sẽ trực tiếp quản lý các văn bản, hồ sơ đi và đến liên quan tới dự án, bao gồm toàn bộ hồ sơ, văn bản trong nước lẫn nước ngoài. Thậm chí trong thẩm quyền được giao của họ còn có cả nhiệm vụ quản lý văn phòng điều phối thay mặt cho người quản lý dự án.

2.3. Nhiệm vụ Biên – phiên dịch tài liệu

Một trong những nhiệm vụ cơ bản của trợ lý dự án không thể không nhắc tới đó là công việc biên – phiên dịch. Với nhiệm vụ này, dự án không cần phải thuê riêng một biên dịch viên hay một phiên dịch viên về làm việc  cho dự án mà có thể giao xuống cho trợ lý dự án thực hiện với điều kiện tuyển dụng ứng viên phải có trình độ ngoại ngữ tốt, có khả năng làm biên dịch tài liệu phục vụ cho dự án và phiên dịch trong các cuộc họp bàn về dự án khi được yêu cầu. Đến đây chắc hẳn bạn đã có thể đánh giá nghề trợ lý dự án cũng đa di năng không kém so với các vị trí thư ký – trợ lý khác đúng không nào dù cho nó chỉ khoanh vùng trong một dự án công việc nhất định thì khối lượng công việc vẫn chất chồng như núi. Tuy nhiên, sẽ còn có những nhiệm vụ mà người trợ lý dự án được giao thực hiện khiến bạn phải bất ngờ đấy nhé. Theo dõi tiếp để biết Phượng mang tới cho bản mô tả công việc trợ lý dự án nhiệm vụ gì?

2.4. Công tác nhân sự trong nghiệp vụ của quản lý dự án

Đừng quá ngạc nhiên khi họ lại phải làm công tác của bộ phận nhân sự. Nếu như bạn hiểu mô hình của một dự án thì bạn sẽ biết lý do vì sao.

Một dự án có một vòng đời nhất định. Toàn bộ các yếu tố thuộc bên trong đó giống như một thế giới thu nhỏ mà tất cả mọi thứ được giải quyết trong một  phạm vi đó, bởi thế, người trợ lý sẽ phải đảm trách các công tác có liên quan tới nhân sự đang phục vụ dự án là điều đương nhiên cho đến khi dự án kết thúc. Vậy trợ lý sẽ làm gì với công tác này? Một cách cụ thể, người quản lý dự án sẽ tổ chức các công tác đi lại, ăn ở, cho các chuyên gia trong và ngoài nước. Cùng với đó họ còn xây dựng kế hoạch và lên chương trình cho các cuộc hội thảo bàn về dự án. Mọi công tác hậu cần đều được người trợ lý dự án lo toan, gánh vác,

2.5.. Công tác theo dõi sát sao dự án

Là hình ảnh đại diện cho người Quản lý dự án, trợ lý dự án có thể đứng ra đánh giá và phân tích các yếu tố liên quan đến dự án như chất lượng và tiến độ thực hiện. Từ đó báo cáo lại kết quả phân tích được cho QUản lý của mình. Để có đủ năng lực, kỹ năng thay mặt cho Quản lý thì trợ lý của dự án sẽ còn phải tham gia nhiều vào các khóa đào tạo quy trình Công ty cũng như đào tạo nghiệp vụ quản lý.

Rõ ràng, nhiệm vụ trợ lý dự án rất tất bật. Họ phải thay mặt người Quản lý của mình thực hiện nhiều nhiệm vụ. Muốn làm tốt công việc buộc họ phải đáp ứng được các yêu cầu căn bản nhất. Dựa vào bảng mô tả công việc của vị trí này cũng như bám theo các nhu cầu cụ thể chi tiết của dự án mà các nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những yêu cầu cụ thể dành cho ứng viên khi ứng tuyển vị trí này. Những yêu cầu đó là gì chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu thật kỹ trong nội dung Phượng sẽ cung cấp phía bên dưới nhé.

3. Yêu cầu trong mô tả công việc trợ lý dự án

Một trợ lý dự án cũng coi như “dưới một người, trên nhiều người” cho nên buộc họ phải có được khả năng, trình độ “hơn người”. Cái hơn ở đây có nghĩa là có một lý lịch đẹp để không thua kém nhân viên cấp dưới, vì thế, trợ lý dự án cũng phải đáp ứng được yêu cầu tối thiểu đó là tốt nghiệp từ cấp bậc đại học trở lên, đã có kinh nghiệm việc làm ở vị trí tương đương trong khoảng thời gian từ 1 đến 2 năm để đủ có kỹ năng đảm dương công việc một cách tốt nhất.

Ngoài ra, nhiều nhà tuyển dụng còn đòi hỏi cao hơn ở một người trợ lý dự án về kiến thức chuyên môn như có kiến thức chuyên sâu về các mảng ngành mà dự án đang thực hiện, ví dụ như Dự án Tài chính đòi hỏi bạn phải bước ra từ chuyên ngành Tài chính.  

Điều kiện tuyển dụng ưu tiên sẽ tạo lợi thế cho người trợ lý dự án bao gồm có kinh nghiệm hỗ trợ dự án, có khả năng giải quyết công việc và các vấn đề phát sinh liên quan đến dự án, luôn linh hoạt đối với các mối quan hệ, năng động và nhiệt tình,… Hãy cho nhà tuyển dụng thấy khả năng đáp ứng các yêu cầu trên của bạn thì cơ hội trúng tuyển vào vị trí này sẽ cao hơn.

4. Mức lương của quản lý dự án là bao nhiêu

Dựa trên các tin tức tuyển dụng tại timviec24h.vn, Phượng thấy rằng, trợ lý dự án là một nghề đáng mơ ước không chỉ vì cơ hội thăng tiến cao mà còn vì vị trí này có một mức lương vô cùng hấp dẫn. Nếu để so sánh, có lẽ mức lương của trợ lý dự án chỉ kém người quản lý thông thường một chút mà thôi, các công ty thường trả cho họ một con số dao động từ 8 đến 4 triệu đồng. Đó cũng là sự đền đáp xứng đáng cho công sức, sự cống hiến nhiệt tình của họ cho dự án.

Như vậy, trợ lý dự án là một nghề vừa có cơ hội phát triển tốt lại vừa mang đến cho bạn một nền tảng kinh tế ổn định. Bởi thế mà chẳng có lý do gì để bạn từ chối công việc này nếu như bạn có khả năng. Hãy tìm kiếm những bản mô tả công việc trợ lý dự án phong phú tại timviec24h.vn để có thể tìm ra một tin tuyển dụng phù hợp nhất với mình và chinh phục chúng thông qua các tiện ích ngay tại website hàng đầu trong giới tuyển dụng và tìm việc – timviec24h.vn nhé.

Bạn có thể tham khảo ngay một mẫu Mô tả công việc trợ lý dự án điển hình dưới đây:

BIỂU MẪU MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRỢ LÝ DỰ ÁN.docx

Đăng ngày 20/11/2020, 105 lượt xem