1. Khái niệm HR Department là gì và tầm quan trọng của HR Department
1.1. Bạn đã biết HR Department là gì?
HR Department – phòng nhân sự là một bộ phận quan trọng trong các công ty và doanh nghiệp, là người có nhiệm vụ đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty. Nhiệm vụ của bộ phòng nhân sự giúp nhân viên trong công ty tăng năng suất làm việc và giúp ổn định nội bộ của công ty, đảm bảo không có phát sinh nào xảy ra.
Bên cạnh đó, HR Department còn đóng vai trò trong việc tuyển dụng, sa thải, bồi thường và quản lý các quyền lợi của nhân viên trong công ty.
1.2. Tầm quan trọng của HR Department trong công ty
Phòng nhân sự đóng vai trò và nhiệm vụ quan trọng trong ngành nhân sự. Họ sẽ là người chịu trách nhiệm về những hồ sơ, giấy tờ, tất cả các thủ tục liên quan đến nhân viên và tài sản ở trong công ty như các bằng khen, chứng nhận, hợp đồng lao động, kiểm kê tài sản,...
1.2.1. Tầm quan trọng của vị trí tiền lương và phúc lợi
HR Department cũng tương tự như ngành HR nói chung, đều có các vị trí như: Trợ lý nhân sự, giám đốc nhân sự, HR Manager, HR Director,... và có các bộ phận như: Tiền lương và phúc lợi, tuyển dụng, quản trị hành chính, quản lý hợp đồng, bảo hiểm, đào tạo,... Trong đó, công việc mà HR Department ưu ái nhất là nhân viên về lương thưởng và phúc lợi. Bởi vì họ là người quyền lực và nắm giữ những lương, thưởng của các bộ phận trong công ty. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm về lương, thưởng, quyền lợi, đãi ngộ, phúc lợi và chính sách đãi ngộ của từng thành viên.
1.2.2. Tầm quan trọng của nhân viên tuyển dụng
Bên cạnh đó, nhân viên tuyển dụng trong HR Department là người có trách nhiệm tìm kiếm nguồn nhân lực, những ứng viên tiềm năng cho công ty, phù hợp với vị trí công việc theo yêu cầu mà công ty đề ra. Họ cũng là người trao đổi với những người quản lý, cấp trên về các công việc và yêu cầu về nguồn nhân lực mà công ty đang cần tuyển dụng. Qua đó chọn những ứng viên phù hợp với công việc nhất.
Công việc này nghe thì đơn giản nhưng rất áp lực thì họ cần tìm kiếm và tuyển chọn những ứng viên phù hợp nhất cho công ty. Trong trường hợp họ tuyển dụng người không có thực lực và khả năng làm việc thì sẽ phải chịu trách nhiệm với lãnh đạo trong công ty.
1.2.3. Tầm quan trọng của HR Headhunter
Ở trong bộ phận tuyển dụng có một vị trí quan trọng là HR Headhunter. Họ sẽ là người đóng vai trò trong việc quản lý nhân viên và tìm kiếm những vị trí cấp cao trong công ty có đủ năng lực làm việc như CEO, giám đốc nhân sự, quản lý,...
Không giống như bộ phận tuyển dụng, bộ phận này sẽ dò xét trực tiếp trên thị trường, tìm ra những ứng viên thực sự có năng lực. Sau đó, họ sẽ tiếp cận và trao đổi với ứng viên đó, nếu thấy thực sự phù hợp, họ sẽ mời ứng viên đó tham gia phỏng vấn tại công ty.
2. HR Department hoạt động ra sao và làm những công việc gì?
Như đã nói ở trên, bộ phận HR Department đảm bảo cho công ty được hoạt động vững chắc bằng một danh sách nhân viên vững vàng và ổn định trong công ty. Các bộ phận trong phòng nhân sự cung cấp thủ tục, chính sách, hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên trong công ty đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Bên cạnh đó, bộ phận HR Department đảm bảo tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị trong công ty được hoạt động thuận lợi và hiệu quả. Họ cũng có thể sử dụng phần mềm nhân sự online để quản lý nhân sự hiệu quả. HR Department gồm có những công việc chính dưới đây.
2.1. Thực hiện công tác tuyển dụng
Bộ phận phòng nhân sự cần xác định vị trí công việc và tìm kiếm, tuyển dụng những ứng viên có khả năng và triển vọng. Thông thường, bộ phận này sẽ dựa vào mục tiêu chung của công ty để có những yêu cầu phù hợp trong quá trình tuyển dụng.
Trước khi tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng sẽ đánh giá trình độ và kiến thức chuyên môn của công việc mà họ tìm kiếm ứng viên để có thể viết mô tả công việc phù hợp. Sau khi tìm kiếm, họ phỏng vấn và hoàn thiện hồ sơ cho ứng viên.
2.2. Thuê mướn và quản lý nhân viên
HR Department là những người mở rộng việc chào hàng cho những ứng viên đủ tiêu chuẩn, thương lượng trả lương và phúc lợi. Bộ phận này rất quan trọng vì đóng vai trò quyết định đến nguồn nhân lực trong công ty. Bên cạnh đó, việc tuyển dụng rất quan trọng trong việc kinh doanh và sự phát triển của công ty. Do vậy, họ sẽ cần kiểm tra kỹ năng lực của ứng viên và cả sơ yếu lý lịch khi cần.
Sau khi vào làm việc ở công ty, nhân viên đó sẽ làm việc với bộ phận nhân sự, bao gồm cả lịch trình làm việc và hoàn thiện thủ tục cần thiết.
2.3. Chịu trách nhiệm đền bù và quản lý lương thưởng
HR Department cũng là người chịu trách nhiệm giám sát những khoản bồi thường, tiền lương và tiền công của nhân viên và các phúc lợi như ngày lễ được trả lương hoặc tham gia vào bảo hiểm y tế. Họ là người đảm bảo bồi thường và lương thưởng đảm bảo cho nhân viên hài lòng.
Ngoài ra, bộ phận nhân sự cũng là người giải đáp những thắc mắc của nhân viên về lương thưởng, đền bù, thời gian nghỉ phép, khấu trừ thuế, các câu hỏi liên quan đến sức khỏe,...
2.4. Đào tạo và phát triển nhân viên trong công ty
Thông thường HR Department sẽ là người theo sát quá trình đào tạo của nhân viên, tối ưu hiệu suất làm việc của các nhân viên. Họ cũng là người đảm bảo các nhân viên được đào tạo, các chứng chỉ có thể nâng cao thêm và là người chi trả cho nhân viên học lên cao hoặc chi trả những phí đào tạo.
Bên cạnh đó, phòng nhân sự cũng sẽ giúp nhân viên kế thừa truyền thống của công ty, tập trung hết khả năng để giúp công ty ngày một phát triển. Họ cũng là người lên kế hoạch cho nhân viên thăng chức và nâng cao vai trò của một nhân viên nhân sự.
2.5. Thực hiện xử lý sai phạm và thủ tục đuổi việc nhân viên
Nếu nhân viên của công ty làm việc không hiệu quả, HR Department sẽ là người chịu sự quản lý những sai phạm của nhân viên đó. Họ sẽ là người làm thủ tục nghỉ việc cho nhân viên và thực hiện trả lương lần cuối cùng cho nhân viên.
3. Để trở thành HR Department cần có những yếu tố nào?
Nếu bạn muốn trở thành HR Department, bạn cần có những kiến thức và kỹ năng liên quan đến công việc của mình.
3.1. Kiến thức chuyên môn liên quan đến quản trị nhân sự
HR Department chắc chắn không thế thiếu kiến thức về chuyên môn liên quan đến quản trị nhân sự. Họ cần tốt nghiệp các trường Đại học các ngành như quản trị kinh doanh, kinh tế, quản trị nhân lực,... và có đầy đủ chuyên môn để có thể quản lý được nhân sự.
Ngoài ra, nếu họ có kinh nghiệm làm việc trong ngành quản trị nhân sự sẽ là một lợi thế lớn.
3.2. Kỹ năng giao tiếp là không thể thiếu trong quản trị nhân sự
HR Department cần giao tiếp với nhân viên của toàn công ty và tham gia công tác tuyển dụng nên cần có kỹ năng giao tiếp. Họ cũng là người “kết nối” giữa nhân viên và công ty với nhau, vừa là người đại diện cho công ty, vừa là người làm việc cho người lao động nên kỹ năng giao tiếp là bắt buộc đối với HR Department.
3.3. Chủ động trong công việc
Tính chủ động trong công việc là một yếu tố cần thiết trong HR Department. Họ có thể trau dồi tính chủ động trong quá trình làm việc của mình theo thời gian.
Chủ động giúp bộ phận nhân sự phát hiện ra những vấn đề còn tồn tại của nhân viên và công ty, tìm ra các vấn đề còn tiềm ẩn và ngăn chặn, xử lý chúng kịp thời.
3.4. Biết cách tư vấn và huấn luyện nhân viên
Tư vấn cũng là một kỹ năng cần có đối với HR Department. Họ cần là người có khả năng tư vấn các điều khoản về lương thưởng, đãi ngộ của công ty cho nhân viên. Bên cạnh đó, họ cũng cần nói chuyện và đàm phán với lãnh đạo các công việc liên quan đến nhân sự.
Khả năng huấn luyện cũng là một yếu tố quan trọng, giúp nhân viên trong công ty ngày càng phát triển hơn và làm việc năng suất, có hiệu quả. Ngoài ra, giải quyết các tranh chấp xảy ra và thực hiện hỗ trợ các nhà lãnh đạo giải quyết những vấn đề liên quan đến con người cùng là một khả năng cần có của HR Department.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết HR Department là gì và tầm quan trọng của HR Department trong công ty. Bên cạnh đó, nếu bạn đang có ý định trở thành HR Department thì nên trau dồi những kiến thức và kỹ năng kể trên để có thể trở thành một chuyên gia trong ngành nhân sự. Hãy theo dõi timviec24h.vn thường xuyên để đọc được nhiều bài viết bổ ích cho bản thân hơn nữa nhé!
