Bản mô tả công việc project manager - thông tin từ A đến Z

Mục lục

1. Sơ lược về công việc project manager bạn nên biết

Công việc project manager được hiểu là những người quản lý dự án hay nhà quản lý dự án. Là một nhà quản lý dự án của công việc của bạn sẽ là điều phối mọi người và các quy trình để được giao và tiến hành đúng theo những yêu cầu đưa ra. Cùng với đó, nhà quản lý dự án sẽ là người trực tiếp cho mọi thứ liên quan đến tổ chức và tiến trình của dự án.

Về cơ bản trách nhiệm của nhà quản lý dự án sẽ bao gồm các công việc: phát triển các kế hoạch dự án chi tiết, đảm bảo nguồn lực sẵn có và phân bổ cũng như thực hiện mọi dự án đúng thời hạn trong phạm vi và ngân sách.

Người quản lý dự án nên có nền tảng về kỹ năng kinh doanh, quản lý, lập ngân sách và phân tích. Bạn phải là một người có khả năng giao tiếp xuất sắc và chịu được áp lực công việc khi quản lý nhiều nhiệm vụ. Đồng thời, bạn cũng cần phải là một người có khả năng giải quyết vấn đề từ những vấn đề đơn giản nhất hay phức tạp nhất, thêm nữa bạn cũng vừa có thể làm việc nhóm và cũng có thể giải quyết tốt công việc khi làm việc độc lập.

Vậy cụ thể, mô tả công việc của những nhà quản lý dự án như thế nào?

2. Trọn bộ thông tin mô tả công việc project manager

Một nhà quản lý dự án sẽ thực hiện các công việc, vai trò và nhiệm vụ cụ thể như sau:

2.1. Project manager theo dõi và đảm bảo tiến trình dự án

Một nhà quản lý dự án sẽ theo dõi và đảm bảo quá tiến trình hoạt động, tiến hành một dự án mà họ đã nhận. Cụ thể khi thực hiện công việc này họ sẽ tiến hành các nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Phối hợp các nguồn lực nội bộ và các bên thứ ba / nhà cung cấp để thực hiện các dự án một cách hoàn hảo.

-  Đảm bảo sự sẵn có và phân bổ nguồn nhân lực

- Xây dựng kế hoạch dự án chi tiết để theo dõi tiến độ.

- Sử dụng các kỹ thuật xác minh phù hợp để quản lý các thay đổi trong phạm vi, lịch trình và chi phí của dự án.

- Đo lường hiệu suất dự án bằng cách sử dụng các hệ thống, công cụ và kỹ thuật thích hợp.

- Báo cáo tiến trình tiến hành của dự án, thực trạng của dự án vào thời điểm quy định hoặc khi quản lý cấp trên hỏi đến.

- Quản lý mối quan hệ với khách hàng và tất cả các bên liên quan.

- Thực hiện quản lý rủi ro để giảm thiểu rủi ro dự án.

-  Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các bên thứ ba hay chính là nhà cung cấp. Họ cũng lưu trữ tài liệu liên quan đến dự án, các dự án mà mình quản lý.

2.2. Nhà quản lý dự án thực hiện công việc của một nhà lãnh đạo

Một nhà quản lý dự án chính là một nhà lãnh đạo chung của dự án đó cũng như nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Bởi vậy, song song với công việc giám sát, họ còn thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động lãnh đạo, quản lý dự án doanh nghiệp. Cụ thể những công việc đó như sau:

- Lãnh đạo việc phát triển và thực hiện một loạt các kế hoạch và chương trình phối hợp để đáp ứng các mục tiêu và ưu tiên của bộ phận.

- Trau dồi liên hệ với các nhà lập kế hoạch hoặc nhà phát triển dựa trên những yêu cầu của nhà cung cấp - để có được thông tin về sự phát triển của nhà cung cấp trong tương lai trong khu vực chức năng và cố gắng tác động đến những phát triển đó theo những cách có lợi cho doanh nghiệp.

- Tham gia các hoạt động chuyên môn bên ngoài để duy trì kiến ​​thức về các phát triển trong lĩnh vực này. Thiết lập mối quan hệ, những liên lạc với các trường đại học lớn nhỏ để xây dựng nguồn nhân lực, tìm kiếm nguồn nhân tài cho doanh nghiệp trong tương lai.

- Liên tục cải tiến các bộ công cụ và phương pháp quản lý dự án được sử dụng trong IS&T.  Cung cấp kiến ​​thức chuyên môn và tư vấn cho các nhà quản lý dự án trong quá trình quản lý dự án và trong chương trình nhẹ nhàng hơn.

- Tập trung vào việc đáp ứng các cam kết của dự án, bao gồm thông tin liên lạc với các nhà tài trợ, các bên liên quan, ...

- Theo phân công, chủ trì hoặc hỗ trợ lập kế hoạch, thực hiện và giới thiệu các dự án về hệ thống và công nghệ mới.

- Chịu trách nhiệm về các dự án quan trọng của toàn Viện, thường có ngân sách lớn và đội ngũ nhân viên đông đảo, tập trung vào việc đáp ứng các cam kết của dự án, bao gồm cả thông tin liên lạc với các nhà tài trợ, các bên liên quan, v.v.;  sẽ không nhất thiết phải có trách nhiệm chiến lược hoặc hoạt động. Dành phần lớn thời gian cho trách nhiệm quản lý dự án.

- Chủ trì thiết kế, thử nghiệm, lập kế hoạch và thực hiện các dự án phức tạp cho các hệ thống thường ảnh hưởng đến nhiều người dùng.

- Chủ trì lập kế hoạch hoặc thực hiện các dự án. Có thể tham gia vào giai đoạn thiết kế hoặc thử nghiệm.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định các sứ mệnh, mục tiêu, nhiệm vụ và các yêu cầu về nguồn lực của dự án;  giải quyết hoặc hỗ trợ giải quyết các xung đột trong và giữa các dự án hoặc khu vực chức năng;  phát triển các phương pháp giám sát tiến độ dự án hoặc khu vực;  và cung cấp giám sát khắc phục nếu cần thiết.

- Trách nhiệm tập hợp nhân viên dự án;  để phát triển kỹ thuật hoặc chức năng, hiệu suất, hoặc kết thúc trong dự án hoặc các dự án.

 - Quản lý ngân sách dự án và phân bổ nguồn lực. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định các cấp độ dịch vụ và các yêu cầu của khách hàng. Tương tác thường xuyên với khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng để xác định nhu cầu của họ và phát triển kế hoạch cải thiện việc phân phối. Thay mặt khách hàng tư vấn và trình bày các nhu cầu của khách hàng khi phù hợp với quản lý cấp cao. Làm việc theo chức năng chéo để giải quyết vấn đề và thực hiện các thay đổi.

- Thực hiện theo một quản lý dự án đã xác định, đã thống nhất

- Dẫn dắt các khía cạnh của sự thay đổi tổ chức.

- Xác định các cơ hội cải tiến quy trình kinh doanh trong phạm vi dự án.

- Thúc đẩy thay đổi tổ chức có tính đến đầy đủ các trở ngại, sự phản đối và các ưu tiên khác nhau của các bên liên quan.

- Hiểu khách hàng là ai và nhu cầu của khách hàng là gì từ đó cung cấp những kỳ vọng thực tế thiết lập các tiêu chuẩn cụ thể về sự hài lòng của khách hàng và tích cực theo dõi sự hài lòng của khách hàng.

2.3. Nhà quản lý dự án, giám sát sự phát triển của dự án

Họ trực tiếp chỉ đạo và quản lý việc phát triển dự án từ đầu đến cuối, với những công việc cụ thể là: 

- Xác định phạm vi dự án và các sản phẩm hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh phối hợp với quản lý điều hành; Xây dựng kế hoạch và tiến độ dự án.

- Truyền đạt hiệu quả các kỳ vọng của dự án cho các thành viên trong nhóm một cách kịp thời và rõ ràng.

- Thiết lập và liên tục quản lý các kỳ vọng của dự án với các thành viên trong nhóm và khách hàng.

 - Soạn thảo và đệ trình các đề xuất ngân sách, và đề xuất những thay đổi ngân sách tiếp theo nếu cần thiết.

- Xác định và quản lý sự phụ thuộc của dự án và đường dẫn quan trọng.

- Lập kế hoạch và lên lịch trình và các mốc thời gian của dự án bằng cách sử dụng các công cụ thích hợp.

- Theo dõi các mốc quan trọng của dự án và việc bàn giao.

- Xây dựng và cung cấp các báo cáo tiến độ, đề xuất, tài liệu yêu cầu và thuyết trình;

- Đưa ra các báo cáo tình trạng cho nhóm dự án, phân tích kết quả và khắc phục các khu vực có vấn đề.

- Chủ động quản lý các thay đổi trong phạm vi dự án, xác định các cuộc khủng hoảng tiềm ẩn và đưa ra các phương án dự phòng.

- Xác định các tiêu chí thành công của dự án và phổ biến chúng cho các bên liên quan trong suốt vòng đời của dự án.

- Hướng dẫn, cố vấn, động viên và giám sát các thành viên trong nhóm dự án và các nhà thầu phụ, đồng thời tác động để họ thực hiện hành động tích cực và trách nhiệm giải trình đối với công việc được giao.

- Xây dựng, phát triển và phát triển các mối quan hệ kinh doanh quan trọng đối với sự thành công của dự án.

- Tiến hành các cuộc họp “bài học kinh nghiệm” của dự án và tạo một báo cáo khuyến nghị để xác định thành công và yếu tố dự án không thành công.

- Phát triển các phương pháp và công cụ tốt nhất để thực hiện và quản lý dự án.

3. Kỹ năng, kinh nghiệm cần có đối với nhà quản lý dự án

Để làm tốt công việc của mình, một nhà quản lý dự án sẽ cần trang bị cho mình rất nhiều kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng nghiệp vụ nhất nhất định. Tiêu biểu trong số đó ta phải kể đến như:

- Kiến thức về phương pháp tổ chức và điều hành dự án, giám sát tiến độ phát triển của dự án đó. .

- Những kiến thức sâu sắc về các nguyên tắc, thực hành và lý thuyết trong lĩnh vực chuyên môn của riêng mình.

- Thành tích nổi bật về thành công quản lý dự án, cả về kết quả đạt được và việc sử dụng phương pháp luận chuyên nghiệp. Chủ động trong việc phát triển và thực hiện các chiến lược giảm thiểu rủi ro đáng kể.

- Nền tảng giáo dục tốt, ưu tiên trong lĩnh vực khoa học máy tính hoặc kỹ thuật cho các nhà quản lý dự án kỹ thuật. Nền tảng kỹ thuật vững chắc, có hiểu biết hoặc kinh nghiệm thực hành về phát triển phần mềm và công nghệ web.

- Kinh nghiệm làm việc đã được chứng minh với tư cách là quản trị viên dự án trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

- Kỹ năng giao tiếp và khả năng thuyết phục khách hàng xuất sắc. 

- Khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm không chuyên lẫn chuyên dụng của tin học văn phòng. 

- Chứng nhận PMP / PRINCE II là một điểm cộng cho bạn. 

Một nhà quản lý dự án hiện có mức lương trung bình vô cùng hấp dẫn. Tuy nhiên, đi kèm theo đó cũng sẽ là yêu cầu công việc tương đối khắt khe. Cụ thể hóa những công việc này bạn có thể tìm hiểu trên timviec24h.vn để tìm kiếm cũng như chọn lựa công việc phù hợp cho mình.

Tải ngay bản mô tả công việc tại đây: MÔ TẢ CÔNG VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN.doc

Nhà quản lý dự án - project manager là một công việc vô cùng hấp dẫn, một vị trí đáng mơ ước đối với nhiều người. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này bạn đã hiểu và nắm rõ về mô tả công việc project manager cho mình cùng những thông tin liên quan đi kèm theo đó.

Đăng ngày 21/11/2020, 77 lượt xem