Bạn hiểu Order Fulfillment là gì? Đóng vai trò gì trong Logistics?

Mục lục

1. Những điều bạn chưa biết về Order Fulfillment

Không phải là thuật ngữ quá xa lạ tuy nhiên sẽ không quen thuộc với những người không tìm hiểu hay liên quan đến lĩnh vực này. Hơn hết, khái niệm của Order Fulfillment cũng khá dễ gây hiểu lầm nên bạn cần có sự hiểu biết chắc chắn về thuật ngữ này.

1.1. Định nghĩa của Order Fulfillment?

Order Fulfillment nếu giải thích theo nghĩa của từng từ thì Order tức là đặt mua một sản phẩm, hàng hóa nào đó trên một trang web bất kỳ, còn Fulfillment là hoàn thành. Cho nên ta có thể hiểu là một quá trình bao gồm từ việc nhận, xử lý và vận chuyển đơn hàng tới tay người tiêu dùng cuối cùng chính là khách hàng.

Đây được gọi là một dịch vụ xử lý và vận chuyển hàng hóa. Fulfillment được coi là một dịch vụ của công ty thứ ba được ủy thác bởi một công ty, doanh nghiệp nào đó để thực hiện nhiệm vụ là nhận, xử lý đơn hàng và giao đơn hàng đó tới tay khách hàng cuối cùng.

Nói một cách đơn giản thì Order Fulfillment là toàn bộ quá trình bắt đầu từ lúc khách hàng đặt mua sản phẩm cho tới khi nhận được sản phẩm đó trên tay. Bao gồm các công việc như lấy hàng, tiếp nhận và nhập vào kho, đóng gói hàng hóa và vận chuyển tới người mua đúng thời gian đã hẹn.

1.2. Chức năng của Order Fulfillment

Với nhiều người, công việc này có vẻ khá đơn giản và nhàn hạ. Tuy nhiên, với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ thì các đơn hàng thương mại điện tử này có số lượng ngày càng lớn. Ví dụ như Amazon, nhân viên phải xử lý 35 đơn hàng của họ trên một giây. Có thể thấy số lượng các đơn hàng thương mại điện tử khủng cỡ nào. 

Bên cạnh đó, Order Fulfillment là một quá trình đòi hỏi cần được áp dụng các kiến thức chuyên môn và khoa học kỹ thuật cũng như công nghệ để có thể xử lý đơn hàng một cách nhanh nhất, giải quyết được nhiều số lượng đơn hàng nhất nhưng vẫn đảm bảo sự chính xác.

 Thêm vào đó, với nhiều người kinh doanh, họ cảm thấy quá trình Order Fulfillment khá tốn kém và mất thời gian, họ chỉ muốn tập trung vào việc kinh doanh, buôn bán. Chính vì lẽ đó mà có sự phát triển của công ty thứ ba - công ty chuyên cung cấp các dịch vụ Fulfillment.

Nhìn chung, có thể nói Order Fulfillment là quá trình quan trọng, không thể thiếu trong lĩnh vực kinh doanh đối với mỗi doanh nghiệp ngày nay.

2. Quy trình các bước thực hiện Order Fulfillment

Với một quy trình cơ bản của Order Fulfillment thì quá trình này sẽ bao gồm 4 bước chính. Đó là:

- Thu nhận hàng

- Kiểm kê kho hàng

- Xử lý đơn hàng

- Vận chuyển

Đây là 4 bước sẽ phải thực hiện đầy đủ đối với bất kỳ loại hàng hóa nào. Tuy nhiên ngoài những bước đó thì còn có một giai đoạn mà bạn cần phải lưu ý chính là việc Đổi trả hàng. Tuy không phải là quá nhiều và thường xuyên, nhưng bước này cần phải được chú ý và thực hiện nghiêm túc, cẩn thận.

2.1. Thu nhận hàng

Việc tiếp nhận hàng hóa từ nhà sản xuất theo yêu cầu của khách hàng cuối cùng là công việc đầu tiên trong quá trình Order Fulfillment. Điều này là bắt buộc cho dù bạn tự đảm nhận việc này hay thuê, kết hợp với một công ty thứ ba để làm dịch vụ Fulfillment. 

Trong bước đầu tiên này, sẽ bao gồm những công việc đặc trưng phải làm khi nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc các nhà sản xuất.

- Số lượng hàng hóa luôn luôn cần được kiểm tra một cách cẩn thận, kỹ càng. Điều này cần được đảm bảo chắc chắn rằng số lượng hàng hóa nhập vào bằng với số lượng hàng hóa đã đặt với nhà sản xuất/nhà cung cấp.

- Kiểm tra tình trạng, chất lượng của hàng hóa, đảm bảo rằng các sản phẩm đó không bị lỗi, hỏng hóc khi nhập kho.

- Bổ sung đơn vị lưu kho hay còn gọi là SKU vào phần mềm quản lý kho hàng. Như vậy sẽ giúp việc kiểm soát và kiểm tra số lượng hàng hóa bán ra mỗi ngày.

- Sử dụng, áp dụng đơn vị lưu hoặc là nhãn mã vạch nếu người bán hoặc người phụ trách việc xử lý đơn hàng các sản phẩm này chưa có chúng.

Mặc dù được coi là những công việc phổ biến trong việc thu nhận hàng hóa, nhưng những công việc này sẽ không phù hợp với sản phẩm, hàng hóa được đóng gói theo bộ.

2.2. Kiểm kê kho hàng

Đây là công đoạn được thực hiện sau khi hàng hóa, sản phẩm đã được nhập vào kho. Trước khi xếp những sản phẩm này lên kệ thì chúng sẽ phải được kiểm tra về số lượng, chất lượng, thêm nhãn dán phù hợp và được bổ sung vào phần mềm quản lý hàng hóa, sản phẩm.

Việc lưu trữ hàng hóa trong kho đúng cách là một trong những khía cạnh giúp cho việc tối ưu hóa quản lý sản phẩm và tốc độ hoạt động rhuwjc hiện đon hàng của bạn.

Thông thường, một đơn vị lưu trữ kho thường được chỉ định lưu trữ trong một thùng hàng riêng để tạo điều kiện lưu trữ, bảo quản và việc thực hiện xử lý đơn hàng được nhanh hơn, hiệu quả hơn. Theo như bình thường, hầu hết sẽ chỉ có một phần hàng được lưu trữ trong các thùng, số còn lại sẽ được sắp xếp, để ở các vị trí riêng trong kho.

Vị trí gần với các trạm đóng gói sẽ được ưu tiên để các hàng hóa, sản phẩm hot và được bán ra thường xuyên. Việc sắp xếp này có thể tạo ra những thay đổi, khiến việc sắp xếp lại một số thùng hàng có thể xảy ra, tuy nhiên, đôi khi sẽ được hỗ trợ bởi các phần mềm, ứng dụng.

2.3. Xử lý đơn hàng

Sau khi hàng hóa của bạn đã được đặt an toàn trên kệ và trong kho, lưu trữ đầy đủ thông tin thì công việc tiếp theo chính là xử lý các đơn đặt hàng của khách hàng cuối cùng.

Bước đầu tiên của công việc này chính là nhận đơn hàng từ khách hàng đã đặt sản phẩm. Để biết được đúng mặt hàng và số lượng thì hầu hết, các trang thương mại điện tử sẽ tích hợp ứng dụng cho phép người bán/người xử lý đơn hàng có thể nhận được thông tin về đơn hàng đã được đặt mua bởi khách hàng. Điều đó giúp cho quá trình nhận đơn được chính xác hơn và nhanh hơn.

Sau khi đã nắm rõ đơn hàng thì việc tiếp theo cần phải làm chính là việc lấy đầy đủ các sản phẩm riêng lẻ mà khách hàng đã đặt theo đúng như đơn hàng, rồi vận chuyển chúng tới trạm đóng gói.Khi đến tạm đóng gói, ở đây, hàng hóa sẽ được kiểm tra về chất lượng, xác định nguyên liệu đóng gói tốt nhất. Tiếp đến là quét các mặt hàng rồi niêm phong hộp và chuyển chúng đến bên vận chuyển.

Hiện nay có rất nhiều cách và phương pháp để xử lý, đóng gói đơn hàng. Tuy nhiên không phải cách nào cũng phù hợp với tất cả những người bán hàng. Vì thế, họ thường có nhu cầu sử dụng các dịch vụ Fulfillment từ các công ty thứ ba vì những người bán trên các trang thương mại điện tử không có kinh nghiệm cũng như phần mềm, ứng dụng giúp cho việc tối ưu hóa công đoạn xử lý đơn đặt hàng nhanh nhất và chính xác nhất.

2.4. Vận chuyển

Đây được coi là bước gần như cuối cùng trong dịch vụ Fulfillment. Sau khi hàng hóa đã được đóng gói niêm phong đầy đủ thì nó sẽ được vận chuyển và giao tới khách hàng cuối cùng như thời gian đã hẹn trước.

Bên vận chuyển sẽ có nhiệm vụ xác định khối lượng gói hàng và phương thức giao hàng phù hợp với từng sản phẩm. Tuy nhiên, ngày nay người bán hàng thường đưa ra những sự lựa chọn về phương thức giao hàng khá đa dạng về đơn vị vận chuyển để phù hợp với vợi trí của người mua, tính chất, giá trị của đơn hàng. Điều này nhằm đa dạng hóa phương thức giao hàng cũng như các đơn vị giao hàng nhằm phục vụ mục đích khác nhau của khách hàng, cả quốc tế và trong nước.Vì có quá nhiều sự lựa chọn nên việc giao hàng thường khó nắm bắt và kiểm soát.

Ngoài ra, bên vận chuyển đơn hàng cũng như giao hàng cần cập nhật tình trạng đơn hàng cho cả người bán và người mua để họ dễ dàng theo dõi đơn hàng của mình đã đi đến đâu. 

2.5. Đổi trả hàng

Có thể nói, mua hàng trực tuyến giống như một ván bài vậy. Yếu tố may mắn luôn là điều cần thiết. Bởi không được nhìn và xem trực tiếp sản phẩm nên có rất nhiều trường hợp khách hàng khi nhận được hàng đã “ngã ngửa” vì độ “giống” trong ảnh mà người bán đăng lên. Vì thế, việc đổi trả hàng là công việc đáng được lưu ý đối với mỗi đơn vị dịch vụ Fulfillment.

Việc có chế độ đổi trả hàng hợp lý sẽ quyết định đến phần nào việc có mua sản phẩm này ở trang của bạn hay không? Khả năng về việc xử lý hiệu quả các vấn đề liên quan đến việc đổi trả hàng cho khách sẽ rất quan trọng trong việc hoàn tất đơn hàng của người bán cũng như các doanh nghiệp.

Vì thế, yêu cầu đặt ra với những người bán hàng trực tuyến hay các doanh nghiệp chính là việc thiết lập chế độ đổi trả hàng. Điều này cần được thông báo nội bộ và cả ra bên ngoài. Tức là, chính sách đổi trả hàng phải được nói rõ và đăng trên trang thương mại điện tử bán hàng của bạn. Giải thích cho khách hàng hiểu như thế nào sẽ được đổi trả và cách để đổi trả hàng như thế nào. Bên cạnh đó, cũng phải phổ cập điều này với các nhân viên nội bộ của mình và công ty mà mình đã hợp tác, liên kết để được cung cấp và sử dụng dịch vụ Fulfillment về cách đổi trả lại hàng hóa.

Trên đây chính là năm bước đơn giản trong quá trình Fulfillment. Tuy nhiên, trong mỗi công đoạn sẽ có những khó khăn riêng.Vì vậy, cần có sự điều chỉnh kịp thời để phù hợp với từng loại đơn hàng cũng như người bán hàng khác nhau.

3. Các doanh nghiệp cung cấp Order Fulfillment hiện nay?

Ngày nay, việc sử dụng các dịch vụ như Order Fulfillment là điều rất phổ biến. Có rất nhiều công ty đã gia nhập lĩnh vực này và cung cấp các dịch vụ Fulfillment để giúp những người bán hàng qua các trang thương mại điện tử hay các công ty, doanh nghiệp sản xuất hàng hóa được thuận lợi hơn trong việc mang sản phẩm đến tay người tiêu dùng.

Một số trang web, công ty mà các bạn có thể liên kết để sử dụng dịch vụ này có thể kể đến như: Printub, Logistics4vn, Công ty Phúc Gia, ShiphangUSA.com,.... Đây là một vài đơn vị lớn và chuyên nghiệp, tạo được sự tin tưởng của đối tác trong việc cung cấp dịch vụ Fulfillment của mình. 

 

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu về các thông tin tuyển dụng việc làm liên quan đến dịch vụ Order Fulfillment thì Timviec365.vn là một gợi ý hoàn hảo cho bạn.

 

Ngoài việc cung cấp các thông tin tuyển dụng nhanh chóng, đầy đủ và chính xác thì Timviec365.vn còn có hàng ngàn mẫu CV dành cho bạn. Điều này giúp bạn tạo được một bản CV chuyên nghiệp và dễ dàng thực hiện cho mình. Biết đâu bạn có thể rinh ngay về cho mình một công việc phù hợp với Timviec365.vn thì sao!

Bài viết này không quá dài, tuy vậy, mong rằng nó đã đem đến cho các bạn độc giả những thông tin cần thiết để hiểu rõ hơn về Order Fulfillment. Qua đó, các bạn có thể trả lời được câu hỏi Order Fulfillment là gì và Quy trình của dịch vụ này diễn ra như thế nào. Thêm vào đó, thông qua bài viết các bạn cũng có thể hiểu biết thêm về quá trình trong Logistics và có thêm được những sự lựa chọn, định hướng công việc tương lai cho mình.

Đăng ngày 20/11/2020, 76 lượt xem