1. Tìm hiểu về Archive trong Gmail
Khi nói đến việc giữ hộp thư đến cho bạn sạch sẽ và có tổ chức thì bạn cũng nên có một số tùy chọn. Gmail sẽ cung cấp cho bạn một số những tính năng thú vị để có thẻ sắp xếp thư của bạn thành các danh mục thư chính như là quảng cáo, mạng xã hội và một số vấn đề khác nữa. Tính năng này rất hữu ích vì nó có tác dụng là ngăn các thông báo quảng cáo tràn lan và thông báo truyền thông xã hội khó chịu mà bạn không bao giờ để ý tới ra khỏi hộp thư gmail của bạn.
Nếu bạn là con người ngăn nắp và ưa thích những sự gọn gàng thì tính năng này rất phù hợp với bạn. Ngay cả khi nó được bật, hộp thư đến của bạn vẫn sẽ có thể đầy khá nhanh và các thư trong Gmail của bạn bắt đầu trông hơi hỗn loạn. Trong trường hợp này, chức năng xóa và Lưu trữ (archive) sẽ là một giải pháp hữu hiệu dành cho bạn để có thể di chuyển và sắp xếp các email bạn không quan tâm ra khỏi hộp thư đến của mình.
Bằng tính năng lưu trữ email, bạn vẫn có thẻ giữ một bản sao của email khác cho mình, nhưng nó cũng không được hiển thị trên giao diện chính hộp thư đến của bạn nữa. Email này hoàn toàn có thể được tìm thấy được nếu bạn cần lại. Ngoài ra, khi có người nào đó gửi cho bạn một email khác trên cùng một chuỗi mà bạn đã lưu trữ, mail sẽ vẫn xuất hiện trong hộp thư đến của bạn như bình thường. Vì vậy, bạn cũng sẽ không phải lo lắng rằng mình đã bỏ lỡ điều gì đó hoặc phải theo dõi nhiều tài khoản khác nhau hoặc tìm kiếm những thư mục để tìm hoạt động.
2. Một số vấn đề liên quan tới việc lưu trữ email
2.1. Lưu trữ email có khác so với xóa email
Có một sự khác biệt không hề nhỏ liên quan tới việc giữa lưu trữ email và xóa chúng. Sự khác biệt rõ rệt này đến từ việc bạn sẽ có những email có thể bị xóa, trong khi một số email nhất định bạn muốn giữ lại vì chúng có thể chứa thông tin mà bạn có thể cần sau này tuy hiện tại bây giờ bạn không cần nữa
Nếu bạn quyết định xóa một email, email đó sẽ ngay lập được chuyển vào thư mục thùng rác của bạn.Thời gian mặc định của email ở trong thùng rác đó là 30 ngày, sau đó, nó sẽ bị xóa vĩnh viễn. Bạn có thể xóa những tin nhắn rác và email bạn không quan tâm mà không cần suy nghĩ kỹ như cái cách bạn xóa hình ảnh người yêu cũ của bạn trong đầu vậy. Không giống như xóa email được chuyển vào thùng rác, lưu trữ email có nhiệm vụ tách nó khỏi hộp thư đến đến một vùng lưu trữ an toàn. Với cách này, bạn cũng có thể khôi phục nó bất cứ lúc nào. Những email cũng sẽ được lưu trữ vô thời hạn trừ khi bạn chuyển nó sang một thư mục khác hoặc chuyển nó quay trở lại hộp thư đến của mình.
2.2. Có nên xóa các email đã lưu trữ trong Gmail
Bạn nên lưu ý là dung lượng tối đa của một Gmail lưu trữ là 15GB. Nên nếu bạn cảm thấy email đó mình đã đọc rồi và nó thật sự không cần thiết phải lưu lại thì bạn có thể xóa các email mà bạn lưu trữ. Bằng cách này bạn sẽ giải phóng một số dung lượng mà email đã lưu trữ mà bạn không cần thiết phải dùng đến nữa. Nếu bạn cảm thấy những email quá cũ thực sự không cần thiết, bạn có thể xóa chúng đi để có thể lưu trữ các email khác mới hơn, cần thiết hơn. Tuy nhiên có lẽ không phải ai cũng làm điều này một cách thường xuyên. Do vậy đôi khi vào phần lưu trữ trong Gmail, bạn cũng cần chú ý đến phần dung lượng và xóa vợi chúng đi vì ít ai có thể tham khảo 2 - 3 lần lại một email.
2.3. Tại sao bạn nên lưu trữ email
Mặc dù số lượng người lưu trữ email rất ít , nhưng sẽ có một vài lý do tuyệt vời tại sao bạn nên bắt đầu sử dụng tính năng lưu trữ email vào tài khoản Gmail của mình. Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc đọc và trả lời email chiếm 28% thời gian một ngày làm việc của một nhân viên có sử dụng Gmail trong quá trình làm việc. Với con số thống kê biết nói như vậy, ta thấy được sự cần thiết trong việc lưu trữ email trong Gmail mang lại giúp cho con người đạt một số hiệu quả nhất định trong công việc. Những lợi ích trong việc sử dụng khả năng lưu trữ trong Gmail có thể kể đến như sau:
- Nó giúp cho một hộp thư trông gọn gàng hơn, đẹp mắt hơn, dễ dàng quản lý hơn
- Nó đảm bảo rằng không có thông tin bạn cho là quan trọng và cần thiết bị mất đi
- Nó giúp doanh nghiệp của bạn không bị kiện tụng vì đây là yêu cầu pháp lý để có thể lưu trữ và bảo mật an toàn thông tin kỹ thuật số trong suốt thời gian dài
Như bạn thấy đấy , cũng có rất nhiều lý do cá nhân và nghề nghiệp cần đến tính năng lưu trữ do Gmail cung cấp. Cách sử dụng tính năng này cũng khá là đơn giản đối với nhiều người, và có thể bạn sẽ ngạc nhiên là tại sao mình không phát hiện ra tính năng này một cách sớm hơn.
3. Làm thế nào để có thể tìm email lưu trữ trong Gmail?
Sẽ không có ích gì cho việc lưu trữ email nếu bạn không thể tìm thấy chúng một cách dễ dàng khi cần thiết. Mà chẳng ai thiết kế phần mềm lưu trữ mà lại giấu kĩ email của bạn cả. Google cũng đã đưa ra rất nhiều tính năng để bạn có thể sử dụng kho lưu trữ trong Gmail một cách thoải mái. Vậy kho lưu trữ trong Gmail nằm đâu và làm sao để có thể tìm ? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này nhé:
3.1. Trên PC, Laptop
3.1.1. Chuyển qua các phần Tất cả Thư
Các email sẽ được lưu trữ trong tài khoản Google ẩn theo mặc định. Đây là lý do tại sao bạn sẽ không thấy sự xuất hiện của chúng trong hộp thư đến của mình. Tuy nhiên, khi bạn click vào thư mục Tất cả Thư, chúng sẽ hiển thị trở lại với màn hình của bạn.
Khi ở trong tranh chính hộp thư đến của Gmail, bạn di chuột qua phía bên trái để có thể mở rộng menu bên. Sau đó, bạn cuộn xuống và click vào mục Tất cả Thư. Bằng cách này, bạn sẽ có thể mở vào thư mục chứa tất cả các email của mình, bao gồm tất cả những email đã lưu trữ.
3.1.2. Sử dụng thanh tìm kiếm
Phương pháp này sẽ giúp đỡ người dùng thuận tiện hơn nhiều. Đặc biệt hơn nếu công việc của bạn yêu cầu bạn lưu trữ nhiều email. Sử dụng thanh tìm kiếm giúp bạn nhanh chóng tìm ra một email, hay một chủ đề nào đó. Đây có thể coi là một phần mềm tìm kiếm tự động, nó sẽ sẽ giúp bạn tìm kiếm tất cả các email mà bạn đang cần. Điều này cũng sẽ bao gồm tất cả các email đã gửi và lưu trữ của bạn. Điều đáng chú ý là bạn có thể tìm kiếm một chủ đề nào đó thông qua thanh tìm kiếm, hệ thống sẽ tự động phân ra những email liên quan tới chủ đề đó.
3.2. Trên các thiết bị di động
3.2.1. Trên các thiết bị Android
Tìm những email đã lưu trữ của bạn trên ứng dụng Gmail dành cho thiết bị Android cũng khá là đơn giản và không có điều gì để nói. Tất cả những gì bạn cần phải làm là mở ứng dụng Gmail trên thiết bị di động Android của mình. Tiếp theo, bạn có thể nhấn vào biểu tượng ba đường ngang trong menu này để có thể chọn sử dụng phần Tất cả thư để có thể được liệt kê hay tùy chọn thanh tìm kiếm.
3.2.2. Trên các thiết bị IOS
Gmail có lẽ không phải là ứng dụng ưa thích của những thiết bị hệ điều hành iPhone. Ứng dụng Gmail vẫn có sẵn trên App Store và bạn cũng có thể tải dễ dàng ứng dụng này. Nếu như bạn có sử dụng ứng dụng Gmail trên thiết bị iOS của mình, bạn nên truy cập các email lưu trữ của mình bằng cách nhấn vào biểu tượng menu và chọn mục Tất cả thư hoặc sử dụng thanh tìm kiếm như những vấn đề chúng tôi đã đề cập tới ở trên.
Như vậy qua bài viết này, hy vọng là bạn đã hiểu được vấn đề Archive trong Gmail là gì hay còn gọi là lưu trữ email để giúp cho hộp thư đến của các bạn luôn được gọn gàng và ngăn nắp.Nó cũng phần nào phản ánh được người dùng tính năng này là một người cẩn thận, gọn gàng, có trách nhiệm cao trong công việc. Đây có lẽ là một tính năng mà mọi người dùng Gmail phải biết đến để có thể lưu trữ và dễ dàng mở email khi cần.
