8 Kỹ năng tổ chức công việc giúp bạn đạt hiệu quả tối đa nhất!

Mục lục

1. Sắp xếp lại tài bàn làm việc

Bạn có biết không gian xung quanh có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công việc? Nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ sẽ là tiền đề giúp bạn thư thái hơn, thoải mái hơn và nghĩ ra ý tưởng hay. Trong khi một bàn làm việc chứa chồng chất các loại tài liệu khác nhau, đồ đạc để lộn xộn thì bạn sẽ phải dành quỹ thời gian lớn để tìm chúng mỗi lần có nhu cầu vậy thì hiệu quả còn đâu nữa.

Bàn làm việc cũng như bộ mặt của bạn vậy, nhìn vào đó đồng nghiệp hay cấp trên sẽ thấy được bạn là người có tính gọn gàng hay không, bạn có ngăn nắp hay không, có sắp xếp một cách khoa học các dụng cụ thiết yếu để dễ dàng lấy chúng mỗi khi cần hay không? Tất cả những yếu tố đó cũng đủ để chứng minh mức độ chuyên nghiệp, làm việc chuyên tâm của bạn đến đâu rồi.

Nếu không muốn người khác đánh giá thấp về bản thân mình, không muốn làm mất đi hình ảnh đẹp đẽ trong mắt đồng nghiệp cũng như trong mắt cấp trên vậy thì hãy sắp xếp lại bàn làm việc của mình một cách ngay ngắn lại nhé.

2. Tài liệu trong máy tính cần sắp xếp khoa học

Ngày nay, hầu hết mọi trao đổi, tài liệu hay thông tin đều được quản lý thông qua hệ thống máy tính, bạn có thể thấy rằng máy tính của bạn sẽ chứa rất nhiều dữ liệu khác nhau, vậy phải làm sao để lục lại chúng một cách nhanh nhất mỗi khi cần?

Rất đơn giản nếu như bạn biết cách sắp xếp gọn gàng lại chúng, có thể sắp xếp chúng hoặc đặt tên theo tiêu chí nào đó mà bạn quy định ra để mỗi khi cần, bạn chỉ cần gõ một chữ nó sẽ hiện ra cho bạn trông thấy.

Việc sắp xếp khoa học các dữ liệu cũng là cách giúp bạn hạn chế sai sót trong công việc. Đối với những loại giấy tờ khác nhau rất dễ lưu nhầm chúng hoặc bỏ chung vào 1 mục, trong khi vội bạn không có thời gian sẽ dẫn đến việc in nhầm chẳng hạn, nhất là những bản hợp đồng hay dữ liệu quan trọng với đối tác,...

3. Sắp xếp đầu công việc theo thứ tự ưu tiên

Đây là cách được nhiều người thường xuyên sử dụng nhất là đối với những nhân viên mới khi mà họ chưa quen với phần công việc của mình. Quá nhiều đầu việc lạ hoắc cộng thêm sự bỡ ngỡ khiến các bạn chưa quen và chưa ghi nhớ được hết những đầu việc đó vì vậy họ cần phải áp dụng giải pháp sắp xếp và ghi chép theo thứ tự ưu tiên. 

Bạn có thể theo dõi những cách phân thứ tự sau đây:

Thứ nhất, đánh số theo thứ tự bắt đầu từ số 1, những việc bình thường có thể đánh số 2 và việc không quan trọng đánh số 3.

Thứ hai, bạn có thể đánh dấu bằng cách dùng bút khác màu để ghi nhớ. Những công việc cấp bách cần giải quyết ngay có thể đánh dấu bằng mực đỏ, những việc không quá gấp sẽ dùng bút màu xanh còn lại những đầu việc có thể làm sau thì đánh dấu màu đen. Những màu này có thể do bạn tự sắp xếp theo sự ghi nhớ của bạn, miễn là các màu khác nhau để nhìn vào đó bạn hiểu mình sẽ phải làm công việc nào trước.

Thứ ba, bạn có thể phân loại bằng cách dựa vào các màu của kẹp tài liệu. Giống như trên, các kẹp tài liệu cũng có màu khác nhau, hãy sắp xếp chúng theo cách mà bạn dễ dàng nhận biết nhé.

Nếu như có những lúc bạn quá bận với công việc của mình mà không kịp sắp xếp lại những tệp tài liệu lộn xộn ở trên bàn làm việc thì hãy dành một buổi cố định hàng tuần, dung vài phút sau đó sắp xếp lại chúng nhé. Hãy tạo cho mình có thói quen để bất kể sếp hỏi đến khi nào bạn cũng có thẻ nhanh chóng lấy cho họ.

Việc sắp xếp tài liệu này rất quan trọng, nó giúp bạn chủ động hơn trong công việc nhưng ngược lại nó cũng có thể làm cho bạn ở thế bị động đấy nhé. Nhiều khi không phải bất cứ giấy tờ nào bạn cũng cần phải giữ lại để lưu trữ và quản lý, thực tế có rất nhiều loại tài liệu chúng ta chỉ sử dụng một lần sau đó bạn có thể bỏ sọt rác khi nó không còn giá trị sử dụng nữa nhé.

Phân loại những giấy tờ quan trọng với những giấy tờ không quan trọng giúp bạn thanh lọc tập chứa tài liệu, giảm thiểu diện tích chứa tài liệu giúp cho bàn làm việc của bạn trở nên gọn gàng hơn.

4. Cần hoàn thành công việc mỗi ngày dứt điểm

Hàng ngày, bạn sẽ phải xử lý và hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định tùy theo năng lực và công việc mà bạn đang đảm nhiệm. 

Là nhân viên mới có thể bạn sẽ cảm thấy bị áp lực với điều này bởi vì bạn chưa mấy quen và chưa thê thao tác nhanh để làm kịp giờ hành chính. Công việc thì vẫn phải hoàn thành nhưng không thể để sang ngày hôm sau nếu không bạn sẽ bị dồn việc và lượng việc của bạn trong ngày càng nhiều lên gây ra tâm lý căng thẳng và mệt mỏi. 

Bởi vậy giải pháp hữu hiệu nhất dành cho bạn chính là tăng ca để làm hết việc trong ngày. Là một nhân viên mới, bạn cần phải có sự chăm chỉ và học hỏi từ những người đồng nghiệp bên cạnh, có như vậy thì mới nhanh chóng tìm được hướng đi đúng đắn nhất để phát triển bản thân. 

Tăng ca để hoàn thành nhiệm vụ là một giải pháp tối ưu dành cho bạn, bạn vừa có thể giải quyết công việc, mặt khác lại vừa có thời gian nghiên cứu đương nhiên chất lượng sẽ tốt hơn.

5. Rèn luyện óc tổ chức

Nghe có vẻ lạ lẫm đúng không nào tuy nhiên kỹ năng rèn luyện óc tổ chức lại là một trong số bí quyết thành công của những người thành đạt đấy. Nhờ sở hữu kỹ năng này mà họ có thể tự tạo ra cho mình những suy nghĩ trong tương lai, họ đã có kế hoạch sẵn ở tương lai để từ đó có những cách thực hiện chuẩn xác.

Kỹ năng này không tự dưng mà có, bạn đừng vội khen ngợi những người đang sở hữu nó bởi vì có được nó là do mọi người rèn luyện cả. Vậy nên bạn cũng có thể tự mình rèn luyện và sở hữu kỹ năng quan trọng này.

Việc rèn luyện để nhanh chóng thu nạp và ghi nhớ lâu tốt nhất hãy đồng hành cùng cây bút và viết ra những gì bạn nghĩ, sau đó hãy thực hiện theo đúng những điều mà bạn vừa ghi chép đấy nhé.

Nếu được thực hiện thường xuyên và liên tục chắc chắn bạn sẽ nhanh chóng tìm được cách sắp xếp và tổ chức công việc với một phương pháp khoa học nhất do chính bạn nghĩ ra, làm nâng cao hiệu quả công việc.

6. Từ chối khéo léo với những lợi đề nghị thêm việc của cấp trên

Dù bạn là người có năng lực xuất sắc đến cỡ nào thì bạn cũng vẫn là một con người và đương nhiên bạn không thể thay thế một chiếc máy để làm việc không ngừng nghỉ. 

Trong công việc, có thể bạn thực hiện và hoàn thành chúng một cách nhanh chóng và xuất sắc nên quản lý của bạn muốn giao thêm việc để bạn tiếp tục cống hiến. Vậy bạn sẽ nhận lời ngay hay là sẽ từ chối đây? 

Thật là một tình huống khó xử đúng không nào, tuy nhiên đừng vội vàng gì mà đồng ý với tất cả lời đề nghị từ sếp nếu không bạn sẽ biến mình thành cỗ máy hoạt động xuyên thời gian của công ty mất.

Khi cấp trên có đưa thêm yêu cầu, tất nhiên bạn sẽ không thể từ chối thẳng thừng rằng bạn không làm hay là không làm được, cần phải có một cách từ chối khéo léo để vẹn toàn cả đôi đường chứ. Bạn có thể nói khéo với sếp rằng bạn đang bận nghiên cứu cho một dự án nào đó có thể là chưa xong ngay để tiếp nhận nhiệm vụ mới, hoặc là bạn đang phải thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng nào đó nếu được đầu tư thời gian và tâm trí thì sẽ thu về kết quả tốt hơn,... Có vô vàn cách từ chối khéo léo khác mà bạn có thể khai thác từ chính những công việc cụ thể của mình, vậy thì hãy biết nâng cao giá trị của bản thân mình khi có thể thể, điều này còn được đánh giá cao hơn so với việc bạn lao đầu vào làm như một công cụ.

7. Hãy cảnh giác với những phương tiện công nghệ hiện đại

Internet là công cụ không thể thiếu đối với xã hội ngày nay nhất là với mỗi doanh nghiệp. Tác dụng là không thể chối cãi tuy nhiên ngược lại nó cũng chính là những cám dỗ thời gian.

Bạn sẽ không thể nào hoàn thành nhiệm vụ trong khi dành quá nhiều thời gian và công sức để tâm vào nó cụ thể là bạn sẽ chẳng làm được gì nếu cứ chăm chăm để ý vào thông báo từ Facebook hay là đọc báo.

Những phương tiện internet chỉ nên sử dụng khi bạn thực sự rảnh rỗi không vướng bận bất cứ công việc quan trọng nào khác nếu không bạn sẽ dễ dàng bị phân tâm nhất là trong khi làm việc không nên sử dụng cùng lúc nhé, hậu quả của việc không chú tâm vào công việc có thể rất lớn mà bạn chưa lường trước được đâu.

8. Cần xác định đâu là nhiệm vụ quan trọng?

Ở phần trên, tôi có chia sẻ cho bạn một kỹ năng đó là đánh dấu việc quan trọng để thực hiện trước, vậy thì bạn đã biết cách phân biệt đâu là những việc quan trọng hay chưa?

Nếu chưa, thì hãy bắt tay vào học ngay nhé. Xác định những nhiệm vụ mang tính cần thiết và cấp bách, biết được mức độ quan trọng của chúng bạn sẽ đi trước được thời cục đấy. 

Những công việc quan trọng sẽ được chú ý nhiều hơn, có thể sếp sẽ hỏi bạn thường xuyên về nó. Vậy nếu như bạn hoàn thành chúng trước khi cấp trên của mình hỏi thì đương nhiên bạn sẽ tạo ấn tượng tốt trong mắt sếp rồi.

Kỹ năng tổ chức công việc rất quan trọng, nếu bạn là người đã đi làm và muốn phấn đấu cho tương lai của mình thì hãy bổ sung và rèn luyện để biết cách sắp xếp công việc theo ý mình muốn. Biết cách tổ chức công việc cũng là yếu tố giúp bạn luôn chủ động trước mọi tình huống. Để tìm hiểu thêm nhiều kỹ năng khác bạn có thể truy cập thêm website timviec24h.vn, tại đây mọi thông tin bạn cần chúng tôi đều có thẻ cung cấp và đồng hành cùng bạn trong mọi thời điểm. Chúc bạn sớm thăng tiến và thành công trong công việc của mình!

Đăng ngày 20/11/2020, 41 lượt xem