10 phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Mục lục

1. Tại sao cần xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban?

Quy trình làm việc có thể hiểu đơn giản chính là một bộ tiêu chuẩn, là hướng dẫn, quy định mà doanh nghiệp đưa ra để thực hiện nhằm đạt được mục đích nhất định trong công việc. Hiện nay, mỗi bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp đều hoạt động độc lập và thực hiện các nhiệm vụ riêng được giao. Vậy tại sao cần xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban với nhau?

Thực tế, mục đích của quy trình làm việc chính là đảm bảo về tiến độ, chất lượng cũng như sự hiệu quả trong công việc. Hơn nữa, tuân thủ theo những quy định, quy trình nghiêm ngặt còn là cơ sở để doanh nghiệp có thể dự báo được chính xác năng suất làm việc của các bộ phận, từ đó đưa ra các phương pháp để đổi mới cách làm việc sao cho hiệu quả.

Cụ thể, việc xây dựng nên quy trình làm việc giữa các phòng ban với nhau sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như là:

- Nâng cao được hiệu suất, hiệu quả làm việc trong nội bộ của doanh nghiệp.

- Giúp tối ưu nguồn lực, cắt giảm bớt các chi phí vì năng suất tăng, đồng thời tối ưu, cải tiến được những hoạt động về vận hành, đảm bảo được tính trơn tru, hiệu quả khi thực hiện các công việc.

- Việc xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban còn giúp cải tiến, nâng cao về năng suất làm việc và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm soát, đánh giá các hiệu quả, hiệu suất công việc của các phòng ban, bộ phận.

- Góp phần nâng cao vị thế cạnh tranh giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp nhờ tạo ra những đột phá trong công việc mới.

- Quy trình làm việc giữa các phòng ban hiệu quả cũng giúp giảm thiểu những rủi ro trong quá trình vận hành nhờ các đầu việc đã được chuẩn hóa theo thứ tự.

- Ngoài ra, quy trình làm việc giữa các phòng ban mới mẻ, hiệu quả cũng giúp mang lại cho khách hàng những trải nghiệm nhất quán.

Như vậy, có thể thấy quy trình làm việc giữa các phòng ban đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với quá trình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở giúp doanh nghiệp có thể phát triển vững mạnh.

2. Phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

2.1. Tạo ra hoàn cảnh, mục tiêu chung

Trong doanh nghiệp, những thành viên trong cùng 1 nhóm khó có thể tiếp cận hay làm việc chung với nhau nếu như họ chưa thực sự hiểu về công việc, mục tiêu của các bộ phận. Đối với nhà quản lý trong doanh nghiệp thì cần cung cấp cái nhìn tổng thể liên quan đến mục tiêu chung của công việc. Đó có thể là thông qua các cuộc họp, thảo luận các nhóm giữa các bộ phận với nhau trước khi tiến hành dự án. Điều này cũng là cơ sở giúp tăng cường tính đoàn kết, giúp cho nhân viên và các phòng ban có thể liên kết, thấu hiểu nhau hơn.

Hiện nay, một trong những phương pháp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả giữa các phòng ban được áp dụng nhiều nhất chính là tạo ra vòng phản hồi cho nhân viên.

2.2. Tăng cường sự cảm thông trong công việc giữa các phòng ban

Có thể thấy, công việc đối với mỗi phòng ban sẽ có sự khác nhau, mang tính đặc thù. Có những bộ phận làm rất ít việc nhưng có những bộ phận lại rất bận rộn. Trên thực tế, bất kỳ phòng ban nào đều mang một vai trò nhất định, sự bận rộn hay vất vả không thể nhìn bằng mắt thường. Do đó, các phòng ban cần có sự liên kết, thấu hiểu và cảm thông lẫn nhau, sẵn sàng hỗ trợ, hợp tác với nhau để công việc được suôn sẻ, hiệu quả.

Cụ thể, nhân viên ở phòng ban này cần hiểu rõ về những khó khăn, vất vả mà đồng nghiệp của mình ở phòng ban khác đang phải gánh các. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải điều chỉnh, thực hiện một nền văn hóa doanh nghiệp thân thiện, hòa đồng, tạo sự gắn kết giữa đồng nghiệp của các phòng ban với nhau.

2.3. Thực hiện giao tiếp bằng ngôn ngữ thông thường

Hầu hết các phòng ban trong doanh nghiệp sẽ trao đổi, nói chuyện với nhau dựa trên mối quan hệ đồng nghiệp và sử dụng các ngôn ngữ chuyên ngành riêng để thuận tiện cho công việc. Tuy nhiên, chính điều đó đã khiến cho các phòng ban trở nên xa cách nhau hơn và vấn đề cần điều chỉnh ở đây chính là nhân viên các phòng ban cần sử dụng ngôn ngữ chung, đời thường để mọi người đều có thể hiểu được.

Hơn nữa, việc quá lạm dụng vào những thuật ngữ, từ ngữ chuyên ngành cũng sẽ gây ra sự khó chịu, khó hiểu, thậm chí có thể dẫn đến sai lầm trong công việc. Do đó, phương pháp để có thể mang lại hiệu quả công việc đó chính là thay đổi về cách giao tiếp giữa các phòng ban với nhau.

2.4. Tham gia vào quy trình làm việc của các phòng ban khác

Một trong những phương pháp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả giữa các phòng ban đó chính là tăng cường sự tương tác, liên kết trong công việc giữa các phòng. Cụ thể, đối với các dự án lớn thì các doanh nghiệp sẽ cần đội ngũ nhân sự lớn để thực hiện và nhiều bộ phận sẽ cần cùng tham gia, làm việc chung với nhau. Điều này đồng nghĩa với việc muốn mang lại hiệu quả tốt, các bộ phận, phòng ban cần phải có sự tương tác, hỗ trợ, hiểu được nhiệm vụ và quy trình làm việc của nhau như thế nào.

Theo đó, các nhà quản lý sẽ cần phải thường xuyên tổ chức các buổi họp, thảo luận để nhân viên các phòng ban có thể trao đổi và hiểu rõ về quy trình làm việc của các phòng ban khác. Thêm vào đó, việc xây dựng nên quy trình làm việc hợp lý, khoa học giữa các phòng ban sẽ tránh việc đổ lỗi hay đùn đẩy trách nhiệm cho nhau khi có vấn đề xảy ra.

2.5. Chia sẻ, cập nhật thông tin nhanh chóng giữa các phòng ban

Thời kỳ công nghệ phát triển hiện đại, môi trường làm việc năng động cho phép các bộ phận, phòng ban có thể chia sẻ cũng như cập nhật các thông tin nhanh chóng ở mọi lúc, mọi nơi. Do đó, doanh nghiệp để xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban hiệu quả thì cần tạo dựng nên những phần mềm phù hợp, làm sao để nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ mọi thông tin, ý kiến, đóng góp và đưa ra các quan điểm của mình cho quy trình làm việc của các phòng ban.

Các phần mềm này có thể lưu trữ được hầu hết các thông tin về dự án, các thành viên hay bộ phận mới tham gia vào dự án để mọi người đều có thể dễ dàng nắm bắt. Ngoài ra, các ứng dụng, phần mềm này cũng cho phép nhà quản lý chia sẻ thông tin đến các thành viên phù hợp.

2.6. Tạo sự liên kết giữa lãnh đạo của các phòng ban

Trong doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các lãnh đạo của bộ phận, phòng ban đóng vai trò rất quan trọng và nó có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, hiệu quả công việc. Do đó, xây dựng quy trình làm việc hiệu quả giữa các phòng ban chắc chắn không thể thiếu việc xây dựng văn hóa hợp tác, điển hình là trưởng nhóm, trưởng phòng các bộ phận. Thông qua đây, sự liên kết, tinh thần tập thể, sức mạnh đoàn kết của đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp cũng sẽ tăng cao.

2.7. Tổ chức ăn mừng sau mỗi dự án

Rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua điều này trong việc xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban bởi họ nghĩ đây là hoạt động vui chơi bên ngoài, không liên quan đến công việc. Tuy nhiên, việc tổ chức ăn mừng sau khi hoàn thành các dự án, biểu dương vai trò của các nhân sự đối với dự án hay đánh dấu cột mốc quan trọng của doanh nghiệp lại mang đến lợi ích vô cùng lớn đối với mối quan hệ giữa các phòng ban. Chính điều này sẽ giúp nuôi dưỡng sự tôn trọng giữa các thành viên trong nhóm và các phòng ban với nhau.

Không chỉ vậy, việc đặt ra mục tiêu và ăn mừng sau khi giành chiến thắng sẽ tạo được cột mốc và duy trì động lực để các phòng ban có thể phá vỡ rào cản, ngày càng nhiệt huyết, hăng say làm việc. Các buổi ăn mừng này có thể không cần quá lớn, đơn giản, nhanh gọn nhưng cũng sẽ rất ý nghĩa.

2.8. Tạo dựng môi trường làm việc năng động, thoải mái

Điều quan trọng nhất tạo nên sự hiệu quả trong công việc giữa các phòng ban chính là môi trường làm việc có được thoải mái hay không, các nhân viên có cơ hội để phát huy năng lực, sở trường của mình hay không? Bởi tâm lý là yếu tố có ảnh hưởng rất nhiều đến sự sáng tạo, hiệu suất làm việc của mỗi người, nhất là các bộ phận làm văn phòng. Do đó, các phòng ban làm việc, hợp tác hay hỗ trợ lẫn nhau cũng cần phải đảm bảo về sự thoải mái, đoàn kết, cởi mở. Từ đó mới có thể giúp gia tăng năng suất làm việc.

2.9. Xây dựng niềm tin giữa các phòng ban

Vấn đề về cạnh tranh, thiếu tin tưởng giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp là điều tránh khỏi hiện nay. Thực tế, nếu doanh nghiệp không có quy trình làm việc rõ ràng, không gắn kết được nhân viên giữa các phòng ban với nhau thì chắc chắn sự tin tưởng giữa họ sẽ không nhiều và khó có thể hợp tác, giao công việc cho nhau.

Do đó, trong kế hoạch xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban, nhà quản lý sẽ phải làm sao để đội ngũ nhân viên có thể làm việc dựa trên sự cạnh tranh lành mạnh, hòa đồng, tin tưởng lẫn nhau, không có sự hơn thua, đố kỵ, ganh ghét lẫn nhau. Hơn bất cứ điều gì, niềm tin chính là yếu tố giúp chúng ta gắn kết và làm việc đạt hiệu quả tốt nhất.

2.10. Tăng cường sự liên kết qua các hoạt động ngoại khóa

Trong doanh nghiệp, chủ yếu các phòng ban đều có nhiệm vụ riêng, thậm chí có những người sẽ không biết mặt nhau vì chưa có cơ hội làm việc, hợp tác chung. Điều này sẽ rất bất lợi nếu bất ngờ có dự án yêu cầu cần hợp tác giữa các nhân viên này. Do đó, doanh nghiệp cũng cần tăng cường về sự liên kết thông qua các hoạt động ngoại khóa cho nhân viên các phòng ban. Thay vì chỉ gặp nhau qua các buổi họp thì họ có thể thoải mái trò chuyện, tham gia vào các hoạt động vui chơi, teambuilding, du lịch, tiệc tùng,… để gắn kết mối quan hệ.

Việc xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban thông qua phương pháp này sẽ khá hiệu quả, tăng sự đoàn kết, sức mạnh nhân sự của doanh nghiệp, đồng thời có thể tăng hiệu quả xử lý, giải quyết công việc.

Hy vọng với 10 phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban trên đây, các doanh nghiệp có thể áp dụng hiệu quả và đạt được những thành công lớn trong quá trình phát triển của mình nhé!

Đăng ngày 07/01/2021, 124 lượt xem